新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考

2015-12-07刘晶

黑龙江史志 2015年13期

关键词：文书事业单位档案管理

刘晶

（吉林省机电研究设计院吉林长春 130012）

新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考

刘晶

（吉林省机电研究设计院吉林长春 130012）

目前，在社会发展的要求下，如何做好事业单位文书档案管理工作已成为当今社会人们普遍关注的重要课题之一。本文首先重点强调了事业单位做好文书档案管理工作的重要性和必要性，其次进一步分析了目前事业单位文书档案管理工作的发展现状及存在的主要问题，最后针对这些问题提出了几点建设性的应对措施。仅供参考。

事业单位；文书档案；档案管理工作；发展现状；应对措施

一、前言

近些年来，随着生产力水平的不断提高，我国国民经济发展速度始终保持着稳中求进的良好态势。在此前提下，为进一步促进社会的进步和发展，各领域事业单位的发展状况是不容忽视的。其中，最为重要的就是文书档案管理工作，科学高效的文书档案管理工作不仅能使人事单位做出合理正确的决策，同时还能提高人事单位的管理水平，是促进人事单位进步和发展的有效举措。众所周知，文书档案管理工作一般对专业性要求较高，因此我们必须给予其高度重视，不断提高文书档案管理工作水平。值得注意的是，在新形势下，随着计算机技术和网络信息技术的迅猛发展，使事业单位的档案信息量越来越大，而且信息内容繁琐，这为事业单位的文书管理工作带来了更大的挑战。为不断使事业单位做好文书档案管理工作，为不断满足现代化发展的需求，努力提高事业单位文书档案管理工作水平是势在必行的。一般来说，档案是指对员工个人信息和单位工作信息的记录，因此具有很强的专业性和机密性。具体来说，一方面对于事业单位的文书档案管理工作一定要让专业人员进行管理，科学收集、分类、整理，防止出现误差，影响单位决策；另一方面要注重文书档案信息的机密性，即要对档案信息进行保密，不能随意泄露，否则将会严重影响到个人信息安全和事业单位的发展。

二、事业单位做好文书档案管理工作的重要性和必要性

文书档案是事业单位的一种重要信息资源，直接影响到事业单位的重要决策，因此我们应给予其高度重视。首先，文书档案是一种重要的信息凭证。我们知道一般文献内容具有主观性，而文书档案不同于一般文献，它是对员工个人信息和事业单位工作的真实记载，具有强烈的客观性，法律作用十分明显。其次，文书档案弥补了国家档案的不足。事业单位的文书档案是国家档案的重要组成部分，由于一些国家档案信息并不详细，此时事业单位的文书档案信息便很好的弥补了这一缺陷。最后，为社会提供信息服务。事业单位的文书档案信息较全面地记载了事业单位的各方面信息，能够较好的为我国社会主义市场经济的发展提供信息服务。

三、当前文书档案管理工作中存在的问题

1.对文书管理工作不够重视，收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩，因此使单位领导不大愿意投入更多和关注，“重技术、轻档案”的比较突出，仅要求保管好文件，需要时可以提供参考即可。这些想法造成各科室也不重视文书档案工作，在收集文件资料时往往不太配合和协作，一些科室觉得自己留档方便工作，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的开展。

2.文书档案管理不够规范。主要表现为档号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。

3.文书档案管理人员专业能力偏低。目前，单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

四、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施

1.加强文书档案管理人员专业素质的提高

文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，让他们参加各种培训学习，特别是电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，学习新技术，学习档案管理的新方法，更新观念，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况尤为必要，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。

2.文书规范管理是做好档案管理工作的基础

公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接,做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。

3.进一步完善文书档案管理制度

档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度是医院开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要，对已经过时的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度。

4.加快推进文书档案管理信息化和现代化建设

应用计算机技术，加快文书档案管理的现代化、信息化进程。将计算机技术、网络技术充分运用档案信息资源的处置、保存和管理活动中，提高档案管理的信息化、网络化水平。要从以下三个方面进行工作：①要重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作，确保数字档案格式统一、数据规范、安全可靠、长期管用；②要在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理，提高自动化水平；③要加快医院信息网络平台建设，将各类档案信息纳人其中，构建医院信息中心。