建立与完善困难学生资助档案相关问题分析

徐春侠

（黑龙江省泰来县学生资助管理中心 黑龙江 泰来 162400）

建立与完善困难学生资助档案相关问题分析

徐春侠

（黑龙江省泰来县学生资助管理中心 黑龙江 泰来 162400）

困难学生档案对评定贫困学生具有重要的参考意义。其也是助学贷款、困难学生补助等学生困难对象确立的重要依据。因此，要重视对困难学生资助档案的建立和完善。随着我国各院校的不断增多，求学的学生人数也在不断增加，其中困难学生的人数也相应的在增加，就如今的状况来说，如何建立和完善困难学生资助档案，是目前档案管理者急需解决的问题。本文就建立与完善困难学生资助档案的相关问题进行了简要的分析，仅供参考。

建立；完善；困难学生资助档案；问题分析

困难学生档案是学校评定学生是否有资格拥有助学金、助学贷款以及困难补助的重要参考依据。在困难学生资助档案中，主要包括困难学生的家庭收入情况、申请资料以及班级班主任的困难申请报告等资料，这些资料就是对学生困难程度评定的最主要依据。而就目前我国学校困难学生逐年增多的状况下，如何建立和完善困难学生资助档案，是现今档案管理工作者急需探讨的问题。

一、困难学生资助档案的内容分析

（一）困难学生的个人情况

在困难学生资助档案中，包括对困难学生个人情况的介绍，在对困难学生个人情况的介绍中，主要针对学生的基本信息进行了记录，其中包括对困难学生的家庭困难程度、困难学生家庭收入情况、身体状况以及家庭成员的劳动能力等。这些资料都是证明学生是否困难以及困难程度的重要证明资料。

（二）申请审批资料

在申请审批资料中，对困难学生的家庭经济情况进行了详细的描述，在这些资料中，主要的资料为困难证明材料、公示情况以及民主评议材料等。

（三）困难学生获资助情况

一般而言，困难学生资助档案管理人员要定期对困难学生的资助材料进行有效的收集，这样可以确保困难学生档案资料的全面性，方便日后对困难学生的评定，值得注意的是，在进行档案资料的收集时，一定要全面、及时、有效的收集困难学生的资料，避免出现遗漏或者是错漏的现象。对于所收集的困难学生资助材料要做到全面的了解，并按照困难学生获得资助的情况对档案资料进行分类保管，这样方便利用。而根据所和收集到的困难学生资助情况来对资助资金进行合理的分配，这样能够有效避免出现资助资金重复、错漏或者是空白的问题。

（四）困难学生个人的成长经历

在困难学生资助档案中，还包含有困难学生个人的成长经历，一般而言，在困难学生的成长经历中主要对学生的学习状况以及成绩优异度进行了记录，同时也记录了学生的参赛证书以及在社会中参加的实践活动证明，这些资料是对苦难学生进行资助资金发放多少的重要凭证，以及困难学生是否有资格获取资助资金的依据。

二、困难学生资助档案建立与完善策略

（一）弃伪存真，明确困难学生资助档案材料的应用价值

在对困难学生资格进行审核的过程中，要注意对困难学生证明材料的真实性进行有效的辨认，尽可能的保证学生困难证明材料的真实和有效。如果在检验的过程中，发现困难学生证明材料有伪造的成分，就需要对这些材料进行驳回处理，如果这些失真的证明材料进入到困难学生资助档案中，将会严重影响到资助资金发放的公平性和公正性，使得很多的真正困难学生无法获取到应有的资金资助，这样就会给困难学生资助档案管理工作带来极其严重的负面影响。要及时、有效的对困难学生的家庭情况资料、困难学生的个人情况资料以及各种证明材料进行全面的收集，对困难学生的家庭变动情况也要做到充分的了解，对困难学生资助档案进行随时补充和更新，从而保障困难学生资助评定工作的公正性和公平性。

（二）遵循信息化原则，实现文本档案与电子档案同步

如今的社会已经进入到电子的时代，随着计算机的应用以及网络的普及，档案管理工作中逐渐将数字化信息技术引用到档案管理中，而信息化的应用使得困难学生档案的载体出现了转变，与现代社会的发展要求相适应。随着信息化的不断发展，电子档案作为一种新型的载体在档案管理工作中得到了广泛的应用。电子档案是一种较为灵活的载体，其在使用和管理中能够发挥出自身的优势，其在应用中最大的特点就是能够考虑到学生档案信息变动处理的特殊性，对学生信息的更改变动处理灵活方便，对学生各种情况调用简单快捷，所以经济困难学生档案管理应利用现代信息技术，建立网络登记、实时更改、信息发布等功能集于一体的信息网络系统，实现文本档案与电子档案的同步发展。

（三）及时整理和分析困难学生资助档案信息资料

在家庭经济困难学生档案管理的过程中，要及时对档案信息进行分类管理。比如，家庭经济困难学生档案系统保存了大量的学生家庭信息材料，在管理过程中，对这些证明材料进行分类。

（四）遵循保障性原则，提高管理人员素质

学生资助档案工作者要加强理论学习，倾心钻研业务，努力提高自身的业务水平，将家庭经济困难学生档案做到系统、规范，使家庭经济困难学生档案为开展好学生资助工作提供捷径，管理者根据学生的家庭经济困难学生档案，可以对学生的家庭经济困难情况有一个全方面、相对真实的了解和认识，有针对性地管理好、用好各级各类学生资助资金，使有限资助资金真正用在最需要获助的学生身上。一方面，应配备具有档案管理知识及认真负责态度的专门人员进行档案收集和整理，而另一方面，应形成良好的制度环境，保证相应的设备和资金，促进经济困难学生档案管理工作有序而良性发展。

三、结语

总而言之，困难学生档案工作是资助中心档案工作中的一个重要组成部分，而家庭经济困难学生档案又是资助中心开展家庭经济困难学生资助工作的重要依据。基于此，做好资助中心困难学生资助档案管理工作是关系到国家资助政策是否能有效贯彻落实的头等重要工作，同时也是关系着国家、社会和谐与安定的大事。

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