事业单位档案管理信息化建设的途径

2015-12-07田军涛

黑龙江史志 2015年3期

田军涛

（碾子山区安全生产执法大队黑龙江齐齐哈尔 161000）

现在，我国的社会体制在不断朝着完善的阶段迈进，作为国家发展的重要组成部分，事业单位一直是国家重点关注对象。而在事业单位的日常工作中，档案管理是至关重要的一部分，其关系着事业单位未来的发展方向以及单位领导层的决策。现如今，信息技术高速发达，传统的档案管理模式已经不能适应时代的发展需要，如何找出当前档案管理中的问题，提出合理的解决方案，完善档案管理信息化的建设已然成为事业单位的工作重点。

一、实现事业单位档案管理工作信息化的必要性

近年来，我国的经济实力不断提高，事业单位在促进我国经济增长，社会和谐发展中起到不可替代的作用。其是为社会公众提供服务的一个平台，对我国居民生活水平的提高有着重要意义。事业单位的档案记录着该单位的历史进程，记载的信息都是科学、客观的，这些真实的数据除了是事业单位的历史见证者外，对事业单位未来发展也有着重要的指导作用。当然，档案管理本身就是事业单位重要的工作组成，良好的档案管理有利于事业单位的发展，为单位领导做决策提供科学、客观的依据，因此，做好事业单位的档案管理至关重要。当下，互联网技术高速发展，其已经广泛运用到各个领域中，对提高各行业的工作效率、促进行业发展起着重要的作用。现在，为了适应这一新形势的发展需要，把事业单位的档案管理与高速发展的信息技术结合起来势必是未来的发展趋势，甚至可以说是档案管理的必经之路，只有加快事业单位档案管理信息化的建设步伐，才能使得档案管理更好地为公众服务。当然，就目前的情况来看，我国事业单位对档案管理信息化的建设还普遍还不够重视，大多数事业单位的档案管理还在使用传统的管理方式。有的地方甚至还在采用落后的纸质管理方案对档案进行管理，在查询、管理档案信息上有很大的难度，且存在档案信息容易丢失的安全危险。因此，要加快事业单位档案管理信息化的建设步伐，实现档案管理智能化，方便公众对档案信息进行查询。同时，数字化的管理对减轻档案工作者的工作负担，提高事业单位的工作效率起着重要作用。

二、我国事业单位档案管理目前存在的问题

（一）没有合理开发档案信息资源

就目前的情况来看，我国事业单位在开发利用档案资源信息这一块还处在比较落后的阶段。长期以来，我国档案管理主要是以收集、储存信息的模式为主，还没有相对完善的体系能对档案资源进行合理开发利用。当然，这与档案信息涵盖内容多，重复加工难度大有很大关系，但是，事业单位的档案资源有很大一部分记录着重要的信息，包括事业单位的发展历史以及一些重要的文献资料，其对事业单位乃至整个城市的未来发展都有着重要意义，因此，相关的事业单位应该尽早把开发利用档案资源的工作落到实处，做到档案资源的合理开发利用，真正实现档案信息存在的价值。

（二）缺乏必要的档案信息内容安全的措施

作为事业单位的档案资料，很多记录着单位比较重要的信息，有的甚至关系到国家的机密，一旦泄露将造成严重的不良后果，为国家、人民带来严重的损。而事业单位往往忽视这方面的工作，主要表现在公开的档案信息审查不严格、工作人员的保密工作做得不到位等方面。事业单位目前正在加快档案信息管理信息化的建设步伐，但利用计算机进行档案管理，档案信息泄露的风险也相应增加，时有黑客攻击档案管理网站、窃取私密文件的事件。

（三）档案管理工作人员素质低下

在事业单位管理档案的工作人员，有很大一部分是早期聘用的，文化水平普遍不是很高，再加上事业单位对招聘档案管理人员的资质审查不严格等情况，在事业单位往往存在着工作人员素质低下的现象。他们对工作往往没有一颗认真负责的心，工作效率很低，对公众的服务态度也不好，很大程度上影响了档案资源的合理开发利用。

三、事业单位档案管理工作信息化建设的途径

（一）合理规划事业单位档案管理的信息化

在事业单位档案管理信息化的未来建设中，事业单位一定要提高把档案信息进行合理利用的意识，在信息化的建设中把合理利用资源作为一个主要的考虑因素，包括实现档案信息资源共享，提高公众查询档案信息的便捷度等方面，档案，在进行信息化的建设之前，要进行合理的规划，做好调研工作，有计划、有条理地推进档案管理信息化的建设进程。

（二）完善对事业单位的档案信息化的监督制度

当然，做好档案信息的安全管理也是事业单位档案管理工作中至关重要的一环，在进行档案管理信息化的建设时，要做好相关的安全管理设置，可以通过开发程序软件的形式对重要的档案信息进行管理。事业单位还要制定相关的监督制度，包括对档案管理信息化建设以及工作人员两方面的监督，确保档案管理信息化的建设顺利进行。同时，事业单位要提高工作人员的素质，可以采用培训单位培训。单位内部做好思想工作的形式，使得工作人员更好地位档案管理信息化建设服务。