现阶段政府单位档案管理存在的问题及对策

余 阳

（广东省生产许可证审查服务中心 广东 广州 510620）

一、政府档案管理工作概述

政府单位档案涉及范围广、种类多、信息量广，包含设备、科研、基建、人力资源、财务、运作等多方面内容。单位档案是指单位在运营过程中保留下来供以查询的历史文件。此外，档案管理工作的制度化，规范化，以及档案材料完善，利于单位内部人员对材料的使用以及对政府单位总结档案中的经验有长远帮助。

二、政府单位档案管理的现状分析

（一）政府单位对档案管理工作重视程度不足

政府单位档案管理工作与该政府职能完整性挂钩，当今社会是体制社会，档案工作的改革随之变化，但档案管理工作慢慢追不上时代的步伐，多处在被动的状态下，缺乏新鲜的血液与活力。政府主管部门对档案方面重视不够，档案管理系统不够健全。有些政府单位仅重视经职能行使，注重与自己职能相关事务，而忽略了档案管理的辅助对政府单位的，甚至发生资料流失的现象，失去了档案的利用价值。

（二）档案管理人员的素质不高

档案管理具有专业的系统理论知识和档案管理基础，是政策性、专业性、规范性极强的工作，无论政府单位、机关单位还是企业单位，档案管理对司职人员的业务素质及政治素养要求都很高，工作强度大。但有些政府单位档案管理人员没达到档案管理相关的专业知识水准，缺乏具有与所在档案管理有关的工程技术，不能能科学地做好档案的分类、编目、组卷、排列及入案等工作，档案管理中主观能动性不强；有些档案管理人员没有参加过专业的档案管理培训，业务水平和条理能力具有局限性，文化素质、工作经验、管理准则、业务水平，难以符合现代化政府单位档案管理工作的条件。再者有些政府单位档案人员更换频繁也是制约其档案管理工作发展的因素之一。

（三）档案管理观念更新缓慢

随着信息化时代的深入，计算机信息技术日新月异，档案管理的观念也日益革新。然而，目前很多政府单位的档案管理观念更新不够及时，难以跟上时代的步伐，致使档案管理观念相对陈旧。不少政府单位的档案管理工作仍以传统的手工管理为主，在档案的收集、摘录、分类、整理、编目、检索等方面涉及到现代化手段不多，人工操作进程缓慢，查找效率不高，且人工管理出现疏漏在所难免。大部分政府单位档案管理信息化的软硬件设施方面投入不足，政府档案信息数据库的创建不完善，导致多数政府单位的档案管理信息化范围不广。

（四）档案管理服务存在脱节，利用率偏低

档案的利用存在“重保轻管少利用”的现象。许多政府单位在档案收集归档后，档案的再利用率普遍不高，一些可为政府发挥战略性的职能作用未能充分利用。除此之外，档案借阅制度不明确，造成借阅，回收工作未能得到有效执行，导致一些重要资料丢失或毁坏，造成损失未能及时补救。有些政府单位的档案管理的保密工作做得不够到位，一些机密档案未加密或密码泄露的现象依然；又有些档案责任人员未能严肃、严格地整理好单份档案材料，导致一些档案错漏百出。使政府管理者在查阅、审批等工作遇到困扰，导致档案利用率降低到不如意的位置。

三、完善政府单位档案管理的对策

（一）加强档案管理规范化

伴随着现代化政府单位多样制度的更新，政府单位对档案管理的工作要求要变得更加科学规范。首先，政府单位应将档案管理看待成一项政府单位行使职能的基础性工作，尽可能建立专职档案管理部门，落实“检查、分析、研究”三个定期工作，做好内外的管理要务。其次，做好档案管理一体化，注重档案工作的专职化，促进档案管理的规范化和标准化构建。此外，档案行政部门要仿照法律法规履行档案监督管理，建立相关规章制度，加强规范性管理力度。再者，现阶段政府制度归根到底是科学的管理制度，政府档案管理属于基础管理的内容之一，这就意味着档案管理要顺应现阶段政府制度的建立而进行规范化。

（二）提高政府档案管理人员职业素养

提高档案管理人员的整体素质是提升档案管理质量的重中之重。首先，引进一些具备专业才能的人才充实档案管理队伍。其次，推广档案人员的档案管理和职称评定的管理体系，实行档案管理人员继续教育政策，增强人员培训力度，持续提高档案管理人员专业能力和职业技能。除此之外，档案兼职人员参加档案序列的职称评定工作，也是也是解决问题路径之一。

（三）构建信息化、智能化、网络化的档案管理系统

档案管理包括接收、整理、编目、检索、统计、利用等各环节，计算机可协助管理庞杂的档案资料，快速高效地处理各个环节。编写档案管理的自动化检索程序，实现应用计算机入库排架及档案的借阅等档案出入功能，同时提高计算机系统对已收集、积累的大量原始档案数据进行多层次、多角度的综合分析运算，直观地显示档案管理各项工作的规律及相互之间的内在关系，从而为档案的理论研究提供直观、科学的论据资料。

（四）全面提升档案资源利用率

政府单位档案信息资源是政府在职能行使、思维方式和创造性行为及其产物的客观记录，是政府单位职能行使过程中产生特殊的凝聚物之一。政府单位档案管理部门是汇聚、储存、加工整理这些凝聚物基地。建立科学、规范的检索制度，逐步从手工检索向计算机检索过度，实现查全、查准双重结合。同时，加强档案管理重要性的宣传，扩大档案管理技术人员的职业交流，改革档案利用方式，提高档案信息全面传递，实现信息共享。编写各种档案参考资料、比对条例、扩大政府档案管理的影响，以适应社会需要。

[1]张国红.关于如何做好档案管理工作的探讨[J].经营管理者，2013.10

[2]王晴.公共图书馆参与公共文化服务体系构建的SWOT分析及对策研究[J]天津商务职业学院学报.