浅谈高职院校档案意识的培养

裴忠庆 夏 帅

（枣庄职业学院档案馆 山东 枣庄 277800）

浅谈高职院校档案意识的培养

裴忠庆 夏 帅

（枣庄职业学院档案馆 山东 枣庄 277800）

档案管理是一项基础工作，是学校管理工作的重要组成部分。本文重点阐述了在高职院校档案意识培养的重要性，病就如何加强档案意识培养进行了探讨。

浅谈档案；意识培养

档案作为一种社会财富，一种重要的信息资源，近年来随着档案部门管理水平和宣传力度的不断加强，正日益为广大民众所认知，并在社会传播过程中受到越来越多的关注和使用。大众对档案的认知水平有所提高，但对档案价值的认识和利用还远远不够，这虽然与档案工作的硬件建设有关，但更与大众的档案意识直接关联。

一、档案意识淡薄是高职院校当前普遍存在的问题

笔者通过对高职院校档案工作的了解和研究发现，高职院校师生不同程度地存在档案意识淡薄、档案管理工作质量不高的现象，而且档案意识淡薄是我国高职院校当前普遍存在的问题，在一定程度上制约着高职院校的整体发展，需要进一步从教育发展、人才培养的高度去看待档案意识的培养问题，并采取切实措施，为增强档案意识、提高档案工作效益做出积极努力。

二、当前高职院校档案意识淡薄的主要表现

作为社会档案意识反映的一个缩影，高职院校档案意识淡薄有其历史原因和现实的客观原因，主要表现在以下方面：

第一，历史的原因造成了许多档案馆（室）工作与公众的距离，让人们有一种敬而远之的心理，不关心档案的作用和价值，也不会产生利用档案的念头。这种状况，正是直接导致学校师生的档案意识淡薄的主因。

第二，学校各级领导对档案工作重视不够。不少高职院校领导并没有从根本上认识到档案工作的重要性，在潜意识中存在重建设、轻档案的思想。领导对档案工作的认知观念无形中影响着干部职工对档案工作的态度，在很大程度上制约了高职院校档案工作的有效发展和师生对档案工作的认识水平。

第三，档案工作人员职业意识不强，对档案的作用和意义认识不足。当前，我国有相当一部分高职院校是合并组建院校，档案分散，档案管理人员变动大，加之合并重建档案的难度大，部分档案工作者对档案工作的重要性认识不到位，导致很多高职院校档案工作效率较低，未能从封闭走向开放、主动融入社会，为社会和学校的发展服务。

第四，高职院校许多基层部门没有充分认识到档案管理工作在整个教学、科研和管理中的重要作用，归档意识不强，不能很好地配合学校档案馆（室）做好档案的归档、管理工作。

三、多方面多形式加强档案意识培养工作

要解决当前我国高职院校师生档案意识缺失，应从以下方面入手：

（一）强化高职院校各层次领导的档案意识

“工作好不好，关键看领导”，只有领导充分认识到档案工作对学校教学、管理等工作的重要性，才会将档案管理工作列入议事日程，认真开展档案工作的研究、规划、布置、考核和检查指导，帮助解决学校档案工作中存在的问题和困难，才能对教职工增强档案意识起到积极的推动和影响作用。同时，档案工作者也要抓住有利时机，把党和国家有关档案工作的法规、方针政策和工作要求等多向领导汇报，使领导更加了解和认识档案工作。同时在工作中要勤于向领导请示汇报，善于利用档案工作中正反两方面的经验教训，加强领导对档案工作的感性认识，帮助解决工作中的实际问题。

（二）不断提高档案管理人员的业务素质和档案意识，尤其要强化档案服务意识

档案人员的思想政治素质及业务能力充分反映在档案管理的质量和水平上，而且与档案人员的档案意识息息相关，因此，建设一支高素质档案工作人员队伍，是做好档案工作的基础。

注重档案管理人员的培养。帮助档案管理人员在工作中解放思想，不断学习调整知识结构和能力结构，定期组织他们参加有关培训或外出参观学习，更新业务知识和技术水平。

要强化档案服务意识，提高档案的利用效率。档案管理人员必须牢固树立“服务第一”的思想。要深入基层及时了解学校师生对档案信息的需求，开发好档案信息资源，更好地发挥档案工作在学校发展建设中的作用，以自身的工作实效改变人们对档案的消极看法，不断提高人们对档案的重视程度。

要重视和加强兼职档案人员队伍建设。兼职档案队伍对贯彻档案法律法规和落实学校档案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部门不够重视，兼职档案员档案意识薄弱，加之兼职档案管理人员流动性大，工作责任不明确，许多兼职档案人员存在应付思想，导致档案材料收集难、保管难、归档难。因此，对兼职档案人员的教育和培养不容忽视，高职院校应进一步稳定兼职档案人员队伍，强化其责任心，提高业务能力，使兼职档案员能够真正成为高职院校基层档案工作的骨干力量。

（三）积极开展多种形式的学习宣传活动

要结合实际组织学习和广泛宣传，使学校师生能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案工作的良好氛围。可以通过校报、黑板报、橱窗、书籍、智能办公系统和校园网等，宣传国家档案法规及相关管理制度，让广大师生学习档案基本知识，分清文书、教学、科研档案及人事档案等的区别，学会利用档案的基本方法，充分认识档案资料的价值和作用，增强档案意识，从而更加重视和支持档案工作。

（四）建立健全档案管理制度，使档案工作制度化、规范化、科学化

高职院校应根据实际情况，建立科学规范的档案管理制度，在实际工作中做到有法可依，有章可循。

（五）加强高职院校档案管理的信息化建设

档案管理人员要不断提升档案信息开发利用能力，提高档案的现代化管理水平，创新档案管理方法，实施档案信息化，充分利用网络信息管理优势，建立健全档案工作网络体系，实现学校档案信息的资源共享和档案利用价值的最大化，充分发挥档案的功能和作用，提高档案服务质量，随时主动为学校的中心工作和建设大局提供优质服务，让师生员工真切感受到档案工作在学校发展建设中的重要作用，深入体会到档案的价值，进而促进广大师生档案意识的提高。