现代人事档案规范化管理特征与途径

姜 薇

（黑龙江省云山农场社会保险事业管理局 黑龙江 虎林 158420）

现代人事档案规范化管理特征与途径

姜 薇

（黑龙江省云山农场社会保险事业管理局 黑龙江 虎林 158420）

人事档案管理规范化是实现人事档案管理现代化的重要前提。要实现其现代化，首先要统一输入格式，统一项目，统一代码符号，统一代码转换规则。标准化是分层次的，有国家标准、部颁标准和企业标准，应尽量在高层次上制订，以利人事档案信息更广泛地交流和共享。

人事档案；管理特征；途径

一、现代人事档案规范化管理的含义和特征

人事档案规范化管理(这里所指的管理为宏观方面)，是指依据组织、人事、劳动等部门的现实要求，科学地、系统地管理人事档案，使人参档案发挥更大效能，更好地为社会主义

现代化建设服务。

人事档案系统管理，就是按照人事档案的类别、形式、性质和特点进行分类和整合，保持人事档案内容和形式之间的内在联系，做到层次分明，项目清楚，结构合理，体系完整。人事档案动态管理，就是果用电子计算机等高新技术和手段，形成人事档案的网络体系，积极开发人事档案信息资源，实现人事档案信息资源的共享。

由此可见，科学性、系统性、动态性是人事档案规范化管理的显著特征。

二、现代人事档案规范化管理的目标

（一）收集完整

人事档案材料的来源具有多维性、广泛性和分散性的特点，只有完整、全面地收集人事档案材料，才能使人事档案浓缩一个人的全貌，做到“档即其人”，才能为各级组织、人事、劳动等部门了解人、选拔人和使用人提供重要依据。因此，完整地收集人事档案材料，必须做到：明确收集归档的范围；制定收集工作制度；采用先进科学的收集方法，如整理前收集和整理后收集、内部收集和外部收集、纵向和横向收集、经常和突击收集等。

（二）鉴别准确

鉴别是保证人事档案真实、完整、精炼、实用四者有机统一的重要手段，只有内容真实、准确和完整的人事档案，才能正确反映人员的经历和德才表现，才能为组织人事劳动等部门提供正确可靠的依据，保证党的组织人事路线方针政策的贯彻执行。为此，鉴别工作必须始终坚持去伪存真、取之有据、舍之有理，具体问题具体分析的原则，采用“看”（归档材料是否准确）、“辨”（辨别材料是否真实）、“查”（材料是否完整）、“筛”（保持材料精炼）、“审”（手续是否完备）等方法，使归档的材料能客观、准确地反映人员的情况。

（三）整理有序

整理是对收集并经过鉴别的人事档案材料以个人为单位加工成卷的过程。其目的是使人事档案材料系统化、条理化、规范化。

（四）保管安全

人事档案的保管工作，就是根据党和国家有关档案工作、保密工作的法规和制度，按照人事档案管理和利用的要求，对人事档案所实施的安全、保密、保炉和科学存放的活动。安全、保密、有效保护是人事档案保管工作的核心和宗旨。因此，人事档案的保管工作必须做到：（1）坚持集中统一、分级管理的原则；（2）实行科学保管、确保工作质量；（3）坚持“六防”、“十不准“，加强安全保密工作；（4）改善保管条件，做好基础工作。

三、现代人事档案规范化管理的有效途径

（一）积极开展人事档案工作目标管理活动

人事档案工作目标管理，是指根据党的组织路线、人事档案工作政策和国家档案工作的方针、政策、法规及规定的要求，以及人事档案事业发展现状和近期发展规划，设计出人事档案工作的基本内容和等级标准，按照规定的办法和程序进行考评，认定等级。它是人事档案实行规范化、科学化、现代化管理的有效措施。目前，我国文书档案、城建档案、机关档案等管理部门相继开展了目标管理工作。实践证明，它对加强档案的规范化管理，提高服务质量，发挥档案的作用意义重大。因此，人事档案管理应借鉴其经验，积极开展目标管理活动，使我国人事档案管理尽快走上规范化、科学化、现代化的发展轨道。

人事档案工作目标管理应在其他部门档案目标管理基础上突出自身的特点，做到有针对性和可操作性。人事档案目标管理的指导思想是：以邓小平理论和党的基本路线为指导，以人事档案的法律、法规为依据，立足收集整理、狠抓基础建设、提高管理水平，确保提供利用，把人事档案管理工作提高到—个新的水平，更好地为两个文明建设服务。

人事档案目标管理的上要内容有：①组织领导；?管理体制范围；?队伍建设；④档案收集与鉴别；⑤档案归档与整理；⑥保管与保护；⑦利用和传递；⑧制度建设和宏观业务指导等。每一项内容细分为各个条款，每个条款都有明确具体的目标要求和量化指标，通过目标要求和量化指标对照检查人事档案部门的具体工作，然后给予准确的评分，根据总的评分认定其等级。

可见，开展人事档案目标管理活动，可以指导、监督、促进和规范人事档案部门的各项工作，极大地调动人事档案部门的工作积极性．提高人事档案部门的工作质量，使其更好地为组织人事劳动部门提供决策和依据，更好地为社会主义现代化建设服务。

（二）加强人事档案部门的干部队伍建设

人事档案要实现规范化管理的目标，需要建立一支政治素质高、业务能力强、知识面宽、德才兼备的干部队伍。加强人事档案的干部队伍建设，是人事档案规范化管理在新的历史条件下的客观要求和重要保证。为此，我们必须做到：①加强对人事档案工作人员的培训和继续教育，包括政治强化和业务学习，努力提高其政治和业务水平；②积极充实人事档案干部队伍，争取把一些政治素质好、有档案专业知识和组织人事工作经验的同志充实到人事档案工作岗位上，也可从高校档案专业、综合性档案馆等招录一些高素质的人员从事人事档案工作；③要保持人事档案干部队伍的连续性和稳定性。现在许多人事档案部门的工作人员多为兼职，有的地方频繁换人，有的地方人员走了没有及时补充，这样既不利于保密，也不利于人事档案工作的管理和干部队伍建设，更不利于人事档案事业的发展。因此，人事档案干部队伍应保持连续性和相对稳定险，做到“先配后调”，重在培养和建设，这是做好人事档案工作和进行规范化管理的关键和长远大计。

[1]彭丹.人事档案管理的标准化、规范化和现代化[J].广西轻工业，2008（10）.

[2]钱芳青.新时期人事档案管理的特点与对策[J].华南师范大学学报(社会科学版)，2004（04）.