浅谈建筑工程档案电子信息化的管理

付红艳

（大庆建筑安装集团有限责任公司 黑龙江 大庆 163000）

浅谈建筑工程档案电子信息化的管理

付红艳

（大庆建筑安装集团有限责任公司 黑龙江 大庆 163000）

信息化技术的不断发展，使得我国的建筑行业在技术水平上也更提升了一个层次。就现在而言，我国建筑行业的规模在不断扩大，社会需求量也在不断上升，正因为这样，各种新技术和手段的应用更是建筑业所需要的。现代化的管理下，建筑工程的管理也变得异常复杂和庞大，所以有必要进行引进电子信息化的管理。文章主要介绍了计算机技术在建筑工程的管理中的重要作用，详细阐述了建筑工程目前档案管理的现状和特点，并给出了相应的解决措施，为我国建筑行业信息化档案管理提供些有价值的意见。

建筑工程；档案管理；电子信息化

一、利用计算机网络技术对建筑工程档案管理的作用

1.通过网络技术将纸质的文字材料转化成数据信息，不但可以减少材料的占有空间，而且也避免了材料数据的遗漏和丢失，同时数字化也容易管理和储藏，极大地提高了工程档案文件的系统性和管理有效性。

2.信息传输网络化使项目档案文件材料归档与工程建设同步,使档案部门的工作与生产建设衔接得更紧密,有效地帮助档案部门工作人员有针对性地进行项目档案文件材料的收集查询工作,不至于劳而无功。

3.项目档案文件材料的及时归档、系统归档为今后对其开发再利用奠定坚实的基础,使整体建筑科技档案质量大大提高。

4.通过计算机技术的应用，可以减少大量的人力和物力，同时耗费的时间也比较短，一定程度上优化了工程内部的资源结构。一项工程的项目实施比较复杂，设计的内容也比较多，人员情况也很庞杂，所以，如果依靠传统的统计方法进行档案管理势必造成工作量的增大，且由于毕竟是人为进行操作难免会有疏漏或者误记等现象，造成数据资料不准确，反而给后期施工的设计方案带来了极大地不便，而且花费成本也比较高。

5.检索方便快捷。计算机检索功能齐全,可以按工程委托号、试验顺序号、归案时间、立卷时间、档号、审核、校对、试验人、工程名称等检索关键词进行随机查找。

二、工程建筑档案的特点

建筑工程的档案信息管理所包含的内容比较复杂，也比较综合，比如包括了项目施工的设计方案，各个项目的合同协议书，还有上级部门的具体审批文件，施工现场的环境以及地质状况等，当然也包括施工资料的数量和质量情况以及购买的设备情况，具体到每个施工环节所用到的技术方法，遇到的各种施工情况等。这些也只是建筑工程档案的一部分材料信息，还有一些必要的注意内容，比如包括第三方的详细信息情况和相关的最后竣工报告、试验资料等。反正需要各方面的相互协调和配合才能顺利完成档案的整理和梳理。建筑工程资料的具体特点有以下几点：

1.一次性：因建筑工程项目自开始到结束属于一次性操作，故与之匹配的建筑工程档案，也是自工程开始到竣工结束都只有一套；

2.确定性：建筑工程档案将贯穿于建筑工程的整个过程，是建筑项目建设变化的见证，故建筑工程档案具备真实性、完整性，明确地记录着工程的情况；

3.实用性：建筑工程档案能反映出工程建设的真实情况，具备保存及使用的价值。不但是项目后期的管理、维修和扩建的主要依据，而且也可作为同类型的项目建设参考的依据。

三、建筑工程档案管理现状分析

1.建筑工程档案意识薄弱。目前建筑工程档案管理中最常见的问题就是管理人员不能经常建立档案或者只是应付差事，完全没有建档的习惯和认识。我们知道，在建筑工程施工当中，档案的形成也主要经过建设单位和施工单位以及电镀单位等各个单位的各部门相互努力才能完成一个有体系、有条理，有具体统筹化的档案信息管理。但是在实际操作中，部分工作人员缺乏这种意识和责任心，或者单位缺乏这样的专业技术人员，不能及时完成信息资料的统筹，造成档案在收集、整理和归纳安排上出现间歇性停止或中断，以致信息数据的延误不能及时填写整理，最后的结果就是档案信息资料不完整，信息有误或者准确度和可靠性不高。由于建筑行业在这几年有了很大的发展，不论在规模还是施工的难度、施工量上都比以往增加了好几倍，这样一来档案管理的难度业逐渐增大，建立档案的时间跨度也逐渐加长，再加上部分部门的敷衍态度和薄弱的建档意识，使档案信息的管理和建立只停留在表面数据的统计，即使这样也不能完全保证数据的准确性和实效性。

2.建筑工程档案管理细化不够、自动化检索水平低。建筑工程档案的内容和具体项目种类也随着建筑工程在这几年的变化中也不断增加和多样化，传统的单一的模式早已退出了现阶段的历史舞台，但是由于相关的管理人员缺乏这种管理意识，没有改变原有的管理观念和方式，在档案的管理中分工不明细，不具体化，同时对新技术的掌握和熟练度不够，造成在遇到问题时进行查找的难度也随之增加。实际上，建立档案就是为了方便，填补疏漏，可目前的建筑档案的管理还没有形成这也一个系统化的管理体系，不能够实现信息和资源的有效利用和共享，即使有了新技术也很难发挥它的实际效用。

四、建筑工程档案信息化管理措施

1.加强宣传力度，增强服务意识，从思想上给予重视。意识是行动的先导，要加大对建筑工程档案信息化管理的宣传力度，让每一个档案管理工作人员充分认识到建筑档案管理的重要性；并强化档案管理过程中的服务意识，提高工作人员对建筑工程档案管理的积极性。

2.加强原始数据的采集与归档。要想做好建筑工程档案信息化管理工作首先要做好档案数据的收集工作，通过计算机计算机扫描仪以及其他数字化输入设备，将工程建设中的相关图纸、技术资料等转化成为数字信息进行保存，之后将转化成为数字化的信息通过网络技术及时准确的转送到相关档案部门，使其归档保存。

3.加强建筑工程档案库信息化管理的建设。为了使建筑工程档案管理更加系统化，实现信息的有效共享，就必须加强建筑工程档案库的建设。改变过去档案管理软件通用性较差，技术条件存在差异，信息数据格式不统一等缺点。将需要进行归档的建筑工程资料依照统一的格式提交给同一档案管理系统，提交之后由系统进行自动归档。

4.提高档案管理工作人员的信息化业务能力。建筑工程档案工作人员不仅要掌握丰富的档案管理工作专业知识，扎实基本工作能力，还要能够熟练的操作现代化和数字化的管理设备。在当前建筑工程档案工作量不断增加，建筑档案工作人有时会由项目其他部门人员兼职。对兼职人员工作之前要进行适当的培训以及考核，确保建筑工程档案资料齐全完整。

五、结语

通过上文的综合阐述，我们对建筑工程档案管理的建立的重要性也有了一定的认识。建筑工程单位应该给予相应的重视，而且现在档案管理也已经开始应用电子信息化管理的技术，这在很大程度上减轻了工作人员繁复的工作量，极大地简化了管理的复杂程序，在数据的输入、整理、分析综合等过程中，电子信息化技术发挥了很重要的功能。所以要培养一批相关方面的技术人才，建立和健全档案电子信息化管理体系，只有先进的技术加上高素质的人才和全新的管理理念才能在整体上促进建筑行业的发展，尤其是在推动档案管理系统的完善和进步这方面。

[1]李源.建筑安装工程档案信息化管理现状分析与优化控制[J].广东科技，2013(07)