如何做好新形势下人才市场的档案管理工作

2015-12-06刘磊

黑龙江史志 2015年7期

关键词：素质档案管理人才

刘磊

（讷河市人才中心黑龙江齐齐哈尔 161300）

如何做好新形势下人才市场的档案管理工作

刘磊

（讷河市人才中心黑龙江齐齐哈尔 161300）

档案管理工作是企业管理工作的基础，是企业信息系统的重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。

新形势；人才市场；档案管理

引言

目前，人才市场的档案以从各大院校毕业的学生档案居多，它是反映人才综合素质信息的重要载体，也是满足社会各界需求人才最重要的信息依据。虽在管理中摸索出了一套适宜自身的档案管理机制，但还是存在不少问题。

一、新形势下人才市场档案管理的要求

1、应保证档案的真实性，提高档案的公信力。个人的档案材料事关个人工作变动，面对严峻的就业形势，一些在校学生为了提高自己的竞争实力在档案中放置虚假证明、虚假优秀证书等，还有些高等院校为了提升本校学生就业率也会适当扩大优秀学生的比率，加大社会活动投入，增加其他社会活动获奖的机会，使证书未能客观反应应聘者的真正实力，故在档案整理时无论是个人还是学校均应当坚持实事求是，提升档案的可靠性

2、提高人才市场档案管理的法律地位。完善的法制是社会进步的先决条件和基础，人才市场的档案管理工作部门应在实践的基础上制定具有本部门特色的措施。依据宪法和现行法律的规定，人才市场相关工作人员可以将实践中遇到的问题以书面文字的形式反映至相关法制部门，呈报国家有权机关，将《人才市场管理规定》逐步完善，最终实现全国人大立法，提升人才市场档案管理立法位阶，将目前的部门规章逐步完善提升至法律法规，使档案管理有制度保障。

3、全面实现管理的网络化和信息化。各省市地方人民政府在进行科学的进行财政预算时，适当增加在档案管理方面的支出，鼓励研究开发全国联网的档案查询计算机软件系统，形成一个人从出生到死亡的完整的档案共享机制，实现公安系统、档案管理系统、学校系统、工作系统、社保系统有分工、有合作的档案管理体系。建立反病毒数据库，做好档案管理的安全工作，在加强联合的同时，不能放弃档案管理工作最基本的保密性工作的实施

二、当前人才市场档案管理的现状

1、硬件设施配置不足。人才市场的档案管理，特别在经济欠发达地区，存在着严重的档案管理硬件投入不足。有的地方止今没有实现馆员办公室、阅档室和档案库房的“三室”分开，有的没有未档案房配置防盗门窗，以及室内保持档案保藏质量的去湿机、温湿度表等硬件设备。还有的引入了现代化管理手段，如网络与电脑，有的建立了数据库，但技术应用大多停留在辅助档案材料目录的录入等简单方面。

2、管理方式较落后。人才市场在档案管理上，尽管大多都能按中组部的《干部人事档案材料收集归档规定》执行，但基本在实际操作上，存在收集归档被动不及时，多采用传统手工操作和简单分类管理，多数人才市场未能形成自己的档案管理实施细则和制度，即便是有建立起数据库的，也没有及时升级形成同步。因此，在档案服务上，显现的耗时费力，程序繁琐，方便快捷效果差，难以满足社会对人才档案的信息需求。

3、管理人员的工作素质较差。由于各地人才市场在馆员配置上，大多由其他工种人员兼职担任，使其档案管理人员队伍严重缺乏应有的综合素质，“保管员”的角色造成管理操作不规范，质量参差不齐，优质服务差等问题，直接影响到工作的严肃性和效能，更谈不上促进人才市场档案管理工作改革与发展的理论探讨。

三、进一步完善新形势下人才市场的档案管理工作

1、加强档案管理的现代化配置。针对人才市场档案管理的配套设施建设不足，应积极争取当地政府的高度重视与支持，一方面划拨资金，投入设施设备，实现档案管理“三室”的分开，引入与应用现代化技术手段，如网络、电脑等硬件设施，建立起多种检索工具，提高档案信息查找利用。二是科学编制人才市场档案专职人员的配备，实行统一管理和调配，保证其福利待遇收入和职务晋升，促进其工作积极性。

2、完善管理方式，进行科学管理。科学规范化管理人才市场的档案管理，是档案信息资源优势最大发挥的重要基础。一是对档案房的案卷组织定期梳理，本着去糟取精原则，按照相互关联重新组卷保留下的案卷资料，并编写装订成册，保证案卷页码和卷内目录一一对应，做到日后调档利用方便又及时完成归档程序；二是及时填充完善档案内容。要严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》，结合本地人才市场实际情况，制定出适宜自身管理的相应制度，特别要注意收集人才近期在论文发表、培训进修和科研成果等体现实践能力等方面的材料补充进档案，从而更加全面客观地反映出人才的综合素质。

3、加强对工作人员的素质培训。对人才市场档案管理工作者须从三个方面加强对综合素质的提升培养。一是加强业务知识学习，利用多种渠道提高馆员的重视度，特别是要做好人才就业方面的咨询服务工作，同时有效批量化操作档案数据库管理，减少档案因外放遗失等危险。二是通过内部竞争上岗等方式，促进档案管理工作者主动通过多种渠道加强人事档案管理知识的自身学习，进而针对性开展工作提升服务能力；三是提高职业责任感，档案管理工作者要在平常工作中多发现问题，多动脑筋，善于思考，提一些创造革新，促进工作质量的有效提升。