关于档案管理信息化建设若干问题的思考

2015-12-06潘晓露

黑龙江史志 2015年7期

关键词：本体档案管理信息化

潘晓露

（菏泽市城市综合开发办公室山东菏泽 274000）

关于档案管理信息化建设若干问题的思考

潘晓露

（菏泽市城市综合开发办公室山东菏泽 274000）

随着计算机技术的快速发展，信息化产业也越来越多，档案信息化是国家档案管理部门在档案的管理过程中运用科技信息技术，统一对档案信息资源进行管理和分享，更有效的为社会生活提供便利的手段。本文提出了传统档案管理中存在的问题，同时提出档案管理信息化建设的重要性，通过现阶段管理中存在的问题找到解决措施，更好的建设档案管理信息化系统。

档案管理；信息化建设；措施

档案管理信息化建设就是对档案工作的各个方面进行计算机化的管理，是现代化的档案管理手段。信息化管理与传统的档案管理方式大有不同，通过运用多方面的专业知识，加强各部门各环节的协调工作，克服在管理上出现的问题。

一、档案管理中存在的问题

（一）档案资料的信息安全长久性缺失

随着社会的发展速度加快，很多人才流动性较大，对人才的应用复杂，很多企业的对档案的重视程度有各不相同。在当下这种大环境下，档案的妥善保存就是档案管理的重中之重，但是由于档案的数量巨大，在保存的过程中难免由于客观原因造成丢失或者损坏，安全性得不到保障，给当事人造成损失[1]。如果将其放在一定空间中进行统一的管理，不仅浪费人力物力，在查找的时候也会存在障碍。

（二）传统档案管理方法受到限制

现在人们的日常生活中随处都充斥着信息化的产品，传统的档案管理在归档时间、归档方式、保管方式、分类方式等方面与信息化管理都产生了差异，人们在适应了高科技信息手段解决问题的今天，传统的档案管理发展受到了限制。在处理问题上过多的依赖于高科技产品与自动化系统，导致档案管理的模式逐渐产生了变化。

二、档案管理信息化建设的重要性

（一）档案管理信息化能够保护档案准确性

与传统的档案保存形式相比，管理信息化能够使档案中信息明确，经过长时间的保存，会使原档案中的信息因为时间过长和使用次数过多等原因出现损坏，管理信息化就可以有效避免这种情况的发生。每个人在不同的时期所经历的事情都会保留在档案中，有一些非常有意义、珍贵的资料，将这些资料信息化与传统的档案的保存形式相结合，能够更好的保证档案管理的准确性[2]。

档案在人才的调动和证明中有重要的作用，档案中的信息被利用与共享。在档案的管理中，档案资源应用逐步扩大，档案管理信息化后可以直接通过局域网就能够共享档案中的信息，免去了一系列的麻烦，办事效率更高。而且通过电子信息在内部传输，更有利于导航，浏览方便，保存快捷，使信息共享资源限度扩大。

（三）档案管理信息化能够更加快速的查找

传统的档案管理方式在档案查找时需要人工翻找，损耗大量的时间以及人力物力，有时还因为许多客观因素不能按时找到。档案信息管理方式就能够很好的解决这一问题，使档案的查找更加快速，其中有快速的档案查找系统，相关档案资料都在其中，只要输入相关的信息就可以快速的找到需要的档案，省时省力[3]。

三、档案管理信息化中出现的问题

档案管理信息化具有的优势已经被很多人看到，并且逐渐开始发展实施，但是在信息化系统建设的同时存在一些问题。

（一）对档案管理信息化的认识不全面

档案的信息化管理不仅仅是对档案的管理，不能将其简单的视为一种档案的储存工作，其根据档案管理的使用方式的改变而产生了一种的新的管理理念，不能只是单纯的考虑档案的收集和保管，要综合性的建立一个档案管理的系统。在工作过程中，随着办公系统的自动化发展影响着档案管理信息化的功能，档案管理信息化建设并不是一个单纯的工作与手段，要统一起来去认识、去掌握。

（二）档案管理系统建设不完善

我国对于档案全面信息化建设没有一个具有规范性的系统，网络建设层面其统一性与开放性没有一个标准的界定，资源的共享性达不到要求。保证档案信息管理的前提是要有一个规范的系统，但是由于历史经历过于复杂，在与档案收集的过程中，对档案的质量要求不高，内容不细，将其输入到电脑中的时候会造成信息的缺失和遗漏，同时档案信息化落实有局限性。在工作中没有全面的考虑计算机技术的特点以及今后的发展趋势，很多地方所谓的信息化就是将档案内容储存在磁盘中，这远远不够，而且会产生一定的隐患，很可能会由于其中的问题造成数据错误成为数据垃圾，造成浪费与损失，这样是不能适应社会发展的。

当前，由于本体自身的复杂性，本体的全自动化构建还无法完全实现，在具体应用领域，本体的构建还需要专家的人工参与，为了减少建模过程中繁琐的人工操作，就必须借助本体构建(工具)软件完成某些半自动的构建过程。截止到2004年，已有的本体构建工具共有96种，包括了本体的合并工具、本体的评价工具、本体的标引工具、本体的集成工具等 [11-12]。

（三）档案管理人员的素质有待提高

档案管理工作人员在管理时表现出来的综合素质不能满足信息化管理的要求。对于管理档案的人不仅要具备相关专业的知识储备，还要具有信息的管理能力，具备应对信息技术中所出现的问题，在工作中遇到的问题能够及时的解决而不耽误工作。同时要对整个管理工作流程有所了解，不仅仅局限在档案管理方面。

四、档案管理信息化建设措施

（一）档案管理工作标准化和规范化

在档案管理信息化建设时一定要有标准和规范的工作流程，这是档案管理必须要做到的，同时也能够提高工作的效率与质量，使工作达到满意的效果。档案信息化，利用档案扫描等科技手段，将纸质资料文字转化为计算机识别的数字化信息，不管是接收档案的人工输入还是后续对数字化档案的管理都需要有一个行业的规范，根据这一原则来有序的落实工作，评判档案管理信息化的工作情况，避免出现档案管理的独立和互相矛盾的现象[4]。

（二）提高档案管理人员的素质

档案的管理工作人员在档案管理中发挥着非常重要的作用，而由于信息技术在管理工作上的应用，对工作人员的能力素质有了更高的要求。工作人员除了要对传统的管理工作、业务知识有一定的了解，还要掌握计算机等信息技术产品的基本操作方式，在工作时遇到的相应问题能够自行及时解决。信息技术的不断更新，会使系统在发展中有所改变，工作人员也需要有快速吸收新知识的能力，满足不断发展更新的信息技术，保证档案管理信息化建设更好的落实。

（三）档案管理工作中增强服务意识

档案管理的基础就是为人民服务的，管理人员要明确服务意识，在工作中树立服务理念，不断提高服务质量[5]。在对档案进行管理的过程中，要及时的接受文件，并且及时的记录，按照相应的类别进行归档，这样才能更有序的进行下一步骤的工作，使档案发挥出应有的作用[6]。在企业或者其它部门对档案内信息查找时能够更加顺畅。同时，通过管理模式的不断发展，创新出更有效的管理档案的方式，加强档案为群众服务的作用。

（四）多途径更新档案资源

要重视档案的收集工作，从深度和广度两方面开展工作，并且在收集之后要时常更新，保证档案资源的有效性和及时性。

（五）各企业公司相互合作，共同做好信息管理

档案管理信息化建设除了管理工作人员的努力和制度规范化之外，还需要社会各方面的支持与合作[7]。信息化是社会发展的整体趋势，各企业公司相互合作，认识到档案管理的重要性，配合工作，这样才能实现档案的信息化与现代化发展，所建立的体系发展会越来越成熟。