强化建筑施工档案管理工作的方式分析

2015-12-05蒋晓凤重庆市美联建筑工程有限公司401120

决策与信息 2015年27期

蒋晓凤重庆市美联建筑工程有限公司 401120

强化建筑施工档案管理工作的方式分析

蒋晓凤
重庆市美联建筑工程有限公司 401120

[摘要]在建筑施工过程中，建筑施工档案管理工作至关重要，建筑施工档案作为建筑工程建设的重要历史资料，会在日后工程的后续施工、运行、改建等工作中有着重要的参考价值。所以，强化建筑施工档案管理工作的进行，对我国的工程建筑具有非凡的意义，就建筑施工档案工作中存在的问题、问题的成因和解决办法进行分析和探讨。

[关键词]建筑施工；档案管理工作；有效对策

引言

建设周期较长、投入成本较大是我国建筑工程发展的主要特点之一，在建筑施工工作中，如何有效的提高建筑工程的质量，并为建设工程未来的使用打下坚实的基础，是我国建筑企业急需解决的问题。本文就强化建筑施工档案管理工作中存在的几个问题，提出相关的分析和简单解决办法。

一、当今我国建筑施工档案管理工作中的不足

（一）档案意识淡薄

近些年来，我国建筑工程项目数量日益增多，越来越多的企业工程在质量上出现问题。在相对的档案管理工作上，很多企业在实施过程中往往不够重视，忽视了档案的重要性，导致了许多极具保存价值的档案遗失，或者是很多无价值档案混入档案管理工作中。这样一来，许多有归档价值的建筑工程在工程验收、结算等过程中资料严重不全，阻碍了建筑工程档案的利用和建筑工程的质量。工作人员对档案的淡薄意识间接造成了建筑工程的质量问题，错过了建筑工程档案最佳的收集整理时期，对建筑工程的资料归档过程造成了严重的影响。

（二）档案管理体系尚未健全

在目前建筑工程档案管理工作中，因为缺乏相应的管理体系，导致在档案收集整工作上有所欠缺，并会对档案管理系统造成严重的影响，从而使施工档案不能发挥其根本作用。因此，在建筑工程进行的过程中，必须要加强档案收集整理工作的必要性，力求形成一个完善的档案管理体系，从而来保证档案收集整理工作的有效进行。

（三）档案资料缺乏真实有效性

在建筑工程进行过程中，常常因为各种各样原因导致档案的丢失或因为档案收集时份数不够，在移交建筑工程相关文件时经常使用复印件代替。还有因为相关管理制度不完善，导致一些审批文件和图章的签字工作不规范，经常有无关人员代签现象的发生，造成建筑工程档案资料的真实性降低。再或者，部分档案管理人员没有形成较强的档案意识，在档案转交工作上不及时，或者收集整理档案不及时，会错过档案最佳的整理时机，都会对建筑工程档案的最终价值造成巨大的损失。

二、档案管理工作中问题的成因分析

（一）档案管理制度没有得到贯彻落实

在如今各个建筑工程施工单位中，管理档案的工作方式和方法存在着交大的差异，因为各单位对档案的实际需求不同，因此无法对档案管理工作进行统一的管理和制度约束，所以在建筑工程的具体建设过程中，极度缺乏规范的管理制度。同时也因为施工档案管理制度上的不完善，导致档案工作在建筑工程施工过程中开展的力度不够、随意性较大，从而无法保证档案管理工作的质量。并且随着建筑工程的进行，档案资料的数量也在逐渐增多，因为缺少相应的管理制度，所以档案管理的效果无法得到保证。

（二）相关建筑单位对档案管理工作不重视

很多建筑单位目前还没有意识到档案管理工作的重要性，随着建筑工程的开展，建筑单位缺乏专职的档案工作管理人员，将档案管理工作视为临时的、应付性工作，在单位企业内部也缺乏完善的档案管理体系，从而不能保证档案工作的有效进行。而且大部分建设人员和档案管理人认为档案管理工作相对很辛苦、枯燥，对档案里管理工作缺乏积极性。所以在收集整理档案资料时，也没有按时完成，大大降低了档案管理工作的效率。

三、强化建筑施工档案管理工作的方式

（一）提高档案意识

建筑单位应当紧跟当今社会发展趋势，与时俱进，改变守旧的管理思路，逐步向信息化管理转变，将以人为本作为核心思想，大力推行人本管理概念。同时建筑单位企业应当在内部向员工大力宣传档案管理的重要性，让员工充分意识到规范档案管理工作的必要，提高档案意识，进而在建筑工程进行时有效提高工程质量。同时，在档案管理工作进行过程中，会涉及到多个部门，将各个部门应当协调起来，形成健全的、完整的体系，加强各部门的沟通交流，将会有效的促进管理工作开展。

（二）健全相关的档案管理制度

对于如何完善相关的档案管理制度，有几点建议：实施岗位责任制，明确建筑单位中每个档案管理人员的责任要求，并对管理人员的技能水平进行评估考核；建立档案室，在企业内部宣传档案管理的重要性，加强档案管理意识，对在职员工进行相关的思想教育，进而不断完善相关的档案管理制度；确保档案管理的规范性，在企业内部进行统一要求，制定科学的管理制度，并安排专人进行档案管理工作的监督，在科学可行的方案下，使档案管理工作的效率不断提高。

（三）确保档案资料的真实有效

为了保证建筑工程档案的真实有效，项目负责人在建筑工程进行过程中，明确各工作人员的工作职责，必须依照相关法律规定严格监察签字工作，决不允许随意代签现象的发生。若是在因为不可抗力原因不能亲自签字，只能找人代签的情况下，则必须要求项目责任人出示相关授权书，且授权书必须具有相关法律效益，并和项目文件保持一致性。在项目实施过程中，为了保证档案资料的准确性，项目负责人必须实时监管检查档案内容，如果发现问题，必须立即修改。项目负责人应当保证在项目进行过程中，积极的开展工作，对工地、档案的实时考核，时刻关注档案的归档工作，提升档案管理的真实性和相关法律效益。

（四）对档案管理专员进行培训

在建筑工程进行中，档案管理工作质量的好坏由档案管理专员的业务水平直接决定，一个具备高素质的专业档案管理员能够有效的提高档案管理工作进行的效率。因此，提高档案管理专员的专业水平极为重要。对档案管理人员进行专业的培训，使档案管理人员能够掌握基本的工程状况和进展程度，并对档案管理工作的进展进行判断，不断的完善自己，提高专业水平。同时，档案管理人员应当充分结合当今社会发展理念，建立并完善高效科学的管理体制，从而保证档案管理工作的高效进行。