浅谈档案工作机制创新

文/唐山市中医医院办公室 刘昌岭

档案是对历史的真实记录，具有重要的查考和研究作用。档案工作专业性很强，需要不断创新服务机制才能最大限度地发挥档案资源的作用，充分利用好这一无形资产为企业发展提供有力支持。

一、创新档案工作机制是时代发展的需要

改革开放以来，经不懈努力和大胆探索，我国的档案事业得到了长足的发展，档案工作逐步被人们广泛认识，进而被确定为重要工作内容之一。但是，由于历史的原因，一些单位对档案工作还没有给予足够地重视，有的领导甚至简单地认为档案工作就是保存好文字材料，观念陈旧、设施落后致使档案服务难以适应企业发展的要求。一是职工档案意识差，对形成的档案材料不知道该如何归档，许多档案资料分散在个人的手里。二是档案工作人员墨守成规，缺乏主动工作的作风，档案知识宣传不到位。三是客观上存在着领导不重视、部门不支持，对档案资料只用不管，用而不存，用后即弃。四是缺乏应有的竞争、奖惩机制，档案工作人员长期以来干与不干一个样，干好干坏一个样。五是缺乏前瞻性，档案工作仍停留在接档案、管档案这个标准上，未能瞄准企业急需的、领导关注的问题开展工作。六是档案管理现代化、信息化建设没有跟上时代发展，设施硬件差、软件缺乏，阻碍了档案服务机制的创新步伐。这些档案工作中存在的问题，迫切需要我们以改革的精神、创新的办法，不断推进档案服务工作理论创新、体制创新、制度创新、服务手段创新，从根本上消除影响和阻碍企业档案发展的各种障碍，推进企业档案的不断发展。创新档案服务机制是应对时代变革，推进档案工作开创新局面的必由之路和必然选择。

二、创新档案工作机制的途径

（一）理念创新。档案是一种信息资源，只有充分地利用，才能体现这种信息资源的重要作用。要解放思想、更新观念，确立档案工作在企业管理和生产中的地位。一要为部门工作和领导决策服务。首先要准确把握企业生产经营活动各个环节的主要任务和重点任务，紧紧围绕工作大局，及时、准确、全面地为领导提供翔实的数据、信息。做好超前服务，不要等领导要什么，才去找什么。要主动掌握本企业的生产经营、重要事项等方面的档案信息，及时为领导决策提供服务。其次要围绕不同时期的工作重点，加强与各科室的联系，了解各部门对档案的需求情况，积极提供相关档案资料，同时从提供的档案资料中收集更多的信息，使新的文件材料保持原有的连贯性和整体性。二要为企业生产经济建设服务。要开拓创新，全方位、多层次、多角度做好档案工作。在实践中树立服务意识，提高创新能力，拓展新的服务领域，根据不同的服务对象，制定有针对性的工作措施。紧跟企业的生产经营活动，大胆实践，充分利用各种现有的设备和手段进一步加强档案信息化建设，改造传统的档案管理和利用方式，根据企业发展要求提出新对策，拿出新措施，以档案服务带动和促进企业各项业务基础建设。

（二）手段创新。在浩瀚的档案资料中筛选和甄别出有用的信息，没有现代化的工作手段将会是非常困难的，当前档案资料的使用和利用都离不开档案检索工具，档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的重要手段。编制和使用检索工具，是档案管理工作科学化的要求和重要内容。科学进步和信息化发展的要求，使原有的档案检索工具已不能适应先进的电子档案管理，所以档案检索工具应由原来的手工检索尽快转化成具有现代化气息的微机存储、检索。现代化的计算机的存贮与检索，将与传统的手工检索长期并存，互相补充。在实现现代化检索的同时，又要对传统的手工检索予以足够的重视，不断改进和革新，并使二者互相结合、促进、日臻完善。

（三）业务创新。档案业务建设，必须围绕档案的科学管理和安全保护这两个方面开展工作。档案的管理和利用开发是企业档案工作的主要职责。

三、人才培养和技术更新是档案工作机制创新的重要保障

人才资源是最宝贵的资源。一般来说，档案人才队伍应由若干群体构成：足够的档案专业人才、历史人才、现代科技人才、外语人才及其他不同学科人才。随着办公自动化、文档一体化程度的提高和电子文件的产生，档案工作需要具有懂得现代化管理基础知识、熟练操作、灵活使用档案管理软件的人才。如果没有适应改革和信息化建设的高素质人才，就不能推动档案信息化建设的发展。同时在信息时代，档案机构的功能由传统的以实体为中心转变为以档案信息管理为中心，根据不同需要为利用者快速、及时、准确、全面地提供所需的信息。档案工作服务机制的创新，在很大程度上，依赖于现代化设备和技术的支持。因此，加大现代化技术与设备的建设、应用及资金投入，加快现代化技术人才的培养，已成为档案部门搞好服务机制创新的当务之急。

[1] 张晓燕. 关于创新档案服务机制的思考[J]. 安阳工学院学报，2011(6)：87～88.

[2] 杨晶. 浅谈档案人才资源和知识结构的重要性[J]. 农民致富之友，2010(6)：59.