浅析自来水公司档案管理信息化

文/哈尔滨市呼兰区自来水公司 董淑新

一、自来水公司档案信息化管理的重要意义

自来水公司业务范围广且复杂，像施工图纸资料和地下管网资料都为标定工程质量和后期维修改建提供可靠的参考依据，更是施工过程中和施工后出现工程延期、索赔、质量、安全事故分析及责任追究的重要凭证，是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。自来水公司档案管理工作的不断完善势在必行。就目前档案工作的现状而言，自来水公司的档案管理依旧停留在地区化管理和人工管理下，随着网络化和数字化的发展，实现数据集中集成管理成为自来水公司档案管理工作重中之重的任务。由于自来水公司的档案管理具有一定的特殊性，服务的客户千千万万、涉及市政工程建设和维修等多科目、多领域的资料，因此，自来水公司档案管理系统必须建立科学化可共享的分类和数据的集中管理。网络信息化的发展为档案综合管理信息平台的建立提供了保障，信息化档案管理将会使自来水公司档案管理工作的服务水平和服务效率获得飞跃性的提高。

二、哈尔滨市呼兰区自来水公司档案管理发展现状

哈尔滨市呼兰区自来水公司成立于1989 年，公司遵循“踏实、拼搏、责任”的企业精神，并以诚信、共赢开创经营理念，担负着全城区人民的公共供水任务。公司形成了机构健全、设施齐全，集产、供、销、稽查、设计、施工等一体的供水体系，基本适应了公司生产、经营、管理与生产服务的需要，满足了县城居民生活用水和部分企业的自来水供应。随着城市的建设全区供水业务越来越复杂，因此对公司档案的管理工作要求也越来越高。目前哈尔滨市呼兰区自来水公司档案管理主要按照以下原则实施：

1.综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理；

2.档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用；

3.借阅档案，必须履行登记、签收手续。随着无纸化办公的发展，呼兰区自来水公司也在逐渐开展档案管理信息化建设，力争实现公司档案信息数字化和网络化。

三、呼兰区自来水公司档案管理存在的问题

（一）档案资料信息不全面。自来水公司档案资料要求严谨、规范和准确，然而有些负责部门并不重视档案资料的搜集和整理，经常以本部门的方便为主，使得档案资料记录填写准确度低，造成很多原始档案数据缺失，档案资料成不全面状态。

（二）档案管理规范缺乏。由于公司各部门对档案管理工作重视意识的淡薄，往往会造成搜集到的档案资料内容不完整、资料提供不全面、不规范。目前，就哈尔滨呼兰区自来水公司而言，非规范化的档案资料管理已经限制了档案信息化和共享化发展。

（三）档案管理信息化水平低。哈尔滨市呼兰区自来水公司的档案管理信息化水平较低，目前，多数档案管理依旧使用传统的纸质档案和手工管理，在档案搜集、整理、建档、存档、保管、编研和统计过程中经常会出现人为的失误，此外，一些重要的工程设计、图纸、原始票据等由于保管条件有限已经出现老化和遗失的现象，而解决这些问题的途径就是大力推荐档案管理信息化和规范化建设。此外，档案信息化建设的一个好处是可以使部门之 间档案信息实现共享，方便借阅和检查。

四、加强自来水公司档案信息化管理的措施

加强档案的信息化建设主要是，建立档案信息细化平台，在信息化平台中使文档通过协同办公自动化模块形成电子文件后将其归档、保管和利用。自来水公司档案管理分为工程管理模块、客户管理模块和企业经营管理模块。

（一）工程档案管理模块。通过在线系统、离线客户端让相关负责部门将多个项目搜集资料上传，通过信息化平台的分类和整理功能实现工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。

（二）客户档案管理模块。在客户服务平台建立包括业务咨询、信息查询、业务申报受理、业务投诉受理、用户服务热线模块，并建立用户基本信息数据库为基础用户档案，形成便于用户报装自来水表和热线服的管理系统。

（三）经营管理模块。经营管理信息模块主要是使抄表、收费、与银行间代收水费数据实现数字化。

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