面向流程的校园协同办公平台设计与开发

朱尚明， 乌蓓华， 金奕麟， 陈 婷， 吴希忠

（华东政法大学信息化办公室，上海 201620）

0 引 言

建立一个安全高效的校园协同办公平台可以大大改善学校教学、科研与管理的基础环境，学校办公平台的建设和应用情况在一定程度上也反映出学校管理现代化的水平［1］．因此，建立校园协同办公平台，不仅是时代发展的需要，也是提高学校管理水平和办学效益的必经之路．在此背景下，本文针对高校目前需要解决的关键流程问题，例如事务流程、公文管理流程［2］，按照以人为本的思想进行系统地规范和抽象，设计了完整的系统体系架构和具体的功能操作流程，建立了面向流程的校园协同办公平台．该平台基于“基础平台＋应用框架＋应用系统”的设计理念，采用成熟稳定的应用平台和模块化封装方式，并提供标准接口与学校其他各类应用系统进行整合．

1 需求分析

校园协同办公平台建设是一项规模庞大、技术含量高、结构复杂、功能强大、涉及面广、建设周期长的大型系统工程［3］，必须对系统建设进行统一规划，才能够使平台建设健康、有序地进行．高校协同办公平台的信息化需求主要涵盖人员管理、流程审批、个人办公、综合办公、系统集成等方面，实现人员管理、流程管理、个人办公、公文管理、签报管理、会议管理、归档管理、用印管理、邮件通讯管理、工作论坛等功能．

（1）人员管理平台：校园协同办公平台能够适应灵活的组织架构、岗位以及人事变动调整，提供严格的人事权限体系，可以根据岗位、角色灵活分配权限，保持与数字化校园人员的信息同步．同时能够解决高校一人身兼数职、处于不同部门的情况．

（2）流程审批平台：校园协同办公平台基于先进的自定义工作流引擎，实现管理的规范化、标准化和高效化，通过流程的建立和规范，对系统的流程进行数据分析，最终达到流程优化，从而减少学校办公中的非增值活动、等待时间、重复和协调的工作量，在解决协同工作和信息共享的同时，实现在线业务流转和管理，真正提高办公效率．

（3）公文管理平台：公文管理是校园协同办公平台中最为核心的应用，主要实现收文、发文的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制．公文管理平台可以进行灵活定义，实现收发文处理工作流自动化和过程计算机化，提高办公效率．

（4）个人办公管理平台：通过校园协同办公平台能够浏览、查询个人工作状况，处理个人日常的工作事务，包含电子邮件、待办提醒等功能模块．

（5）综合办公管理台：校园协同办公平台能够实现学校员工个人办公的辅助功能如：会议管理、内部邮件、工作论坛、即时通讯、用印管理等服务，方便员工通过电子化便捷办公．

（6）系统集成平台：实现校园协同办公平台与AD域、外部网站门户的集成，并且与档案系统进行集成对接，有效整合学校各应用系统间的数据资源．

2 建设思路与原则

该平台的建设思路包括以下几个方面：

（1）流程规范化：实行标准化管理，各个部门与二级院系执行相对标准的流程．

（2）资源一体化：实现信息建设的统一标准，统一平台，统一数据库和统一网络．

（3）管理精细化：不但利用信息化保障管理水平的提升，而且通过信息手段来提高学校IT治理水平．

（4）决策科学化：利用高质量的实时数据分析学校现状、预测趋势，为学校领导决策提供有力支持．

（5）数据集中化：实现核心应用和关键平台的物理及逻辑集中化，共享资源，降低成本和管理风险，实现系统集成和信息协同效应．

平台建设遵循以下原则进行总体设计：

（1）参照国家、教育部、学校有关标准和规范，以核心业务为主线，以核心信息资源为基础，通用为主，兼顾特殊，服务纵向，关联横向，循序渐进，逐步完善，以达到满足学校当前需求和未来发展的需要．

（2）基于“基础平台＋应用框架＋应用系统”的设计理念，采用成熟、先进、稳定、符合国际标准的应用平台和已应用于多种应用开发的应用开发框架．

（3）框架结构和模块化的封装方式便于模块增减和系统升级，基础应用模块缺省集成实现，无需额外开发或集成，便于平台的应用和扩展．

（4）基础平台提供标准接口，以便与学校其他各类应用系统整合和特殊需求的扩充，以及数据和信息资源应用的整合．

3 平台设计与开发

3．1 系统体系架构

面向流程的校园协同办公平台采用J2EE的三层架构体系，全面采用J2EE技术规范，支持Enterprise JavaBeans标准，利用Java 2平台来简化开发、部署和管理相关的复杂问题，提供了对EJB、Servlets、JSP、JDBC、CORBA以及XML技术的全面支持．J2EE提供了一个企业级的计算模型和运行环境用于开发和部署多层体系结构的应用，它通过提供企业计算环境所必需的各种服务，使得部署在J2EE平台上的多层应用可以实现高可用性、安全性、可扩展性和可靠性，校园协同办公平台系统架构如图1所示．

基于J2EE体系架构，不仅保证了系统的开放性和平台无关性，利用JAVA平台写作、文档处理及安全机制，结合关系型数据库擅长处理结构化业务数据的特点，完美地解决了数据型复杂、实时协作和安全控制要求高的需求，同时平台采用了目前主流成熟的Struts＋Spring＋Hibernate三层架构框架，确保系统可以实现灵活封装和调整．

图1 校园协同办公平台系统架构

3．2 面向流程的协同解决方案

面向流程的协同办公平台是以工作流引擎为核心（如图2所示），主要实现收文、发文的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便学校领导及时掌握教职工的工作情况．信息流转的处理范围涵盖收文、发文、传阅公文、签报等日常公文格式．具体工作流程可以由系统管理员在无须改动程序的情况下进行灵活定义，实现机关员工收发文处理工作流自动化，过程计算机化，提高办公效率．

图2 面向流程的协同解决方案

该平台可以通过管理工具端实现自定义公文流程、自定义文件处理表等公文定制与日常自定义的维护功能．流转系统的管理工具端包括公文表单设计工具、流程设计工具，其中公文设计工具侧重于文件处理表单的定制，流程设计工具侧重于可视化、结构化流程的定制．

该平台整合了常用的办公自动化类别，通过自定义模板、自定义工作流、自定义表单和自定义项目分类实现了系统的通用性，使用户根据实际需要来定制自己的办公平台．同时，严密的身份识别机制保证办公自动化的工作流安全运作，个性化设置使用户拥有更方便快捷的操作平台和个性空间．

3．3 平台功能开发

（1）结构化的流程定制开发

图3 可视化、结构化的工作流设计

根据学校的办公情况，公文管理员可在管理工具端任意定义本单位的各种工作流程，所有的定义工作不涉及任何源代码编写．可视化、结构化的流程定制是通过流程图的形式定制工作流程，公文管理员只需用鼠标选择相应的各流程步骤、设定各步骤之间的流程连线（各个步骤的收件人、接收条件），便可以形象的流程图完成流程的定制工作，如图3所示．

同时，该平台提供了图形化的流程设计界面，当机构改革、人事变动导致流程发生变化时可相当方便地对流程做出修改，彻底解决了以往需要源代码才能更改流程的问题．目前平台已定制多个工作流程，主要包含发文、签报、部门自主发文、工作简报、信访处理、用印申请．

（2）可视化的文件处理表单定制开发

利用公文设计工具，管理员通过画表格、选取相应控件的方式便可定制出与单位日常办公所用表单完全一致的模板，使用户可以更容易适应办公平台（如4图所示）．定制文件处理表单时，管理员根据学校的实际情况定制一份带表格、正文、附件的文件．更重要的是，本系统方案中的公文不再只局限于传统的公文形式，可以包含文字、表格、声音、图像、传真、E－mail、Word文档、Excel表格、扫描照片等非结构化信息．

图4 可视化的表单定制

系统的公文有严格的权限设置，包括文件类型和文件办理步骤的权限设置．通过调整文件类型的权限可以对不同的文件类型设置不同的权限，如拥有收文登记权限的用户也许只是少数，但拥有发文拟稿权限的用户则可能是全体人员．公文管理员根据不同文件类型不同的处理情况分配哪些人具有读取、新建、访问、删除、归档等不同的操作权限．普通用户首先要拥有对该类型文件操作的权限，才可办理相应的文件．

在文件的实际办理中，平台提供了所见即所得的文件办理步骤权限分配功能，即通过绑定相应流程的相应步骤，设定每一步骤对文件正文、附件、文件处理表单、流程的操作权限，能否查看、修改、是否保留修改痕迹等．普通用户即使有该类型文件的操作权限，没有相应办理步骤的权限同样也无法对文件进行操作或修改．

与流程的设计一样，公文表单设计工具也提供了图形化的界面．当用户的文件处理表单发生变化时，无须修改任何源代码便可轻松的修改文件处理表单、修改权限设置，使公文的定制、更好地适应了办公业务的变化．

（3）自定义的套红模板开发

该平台支持对不同类型的公文设定对应的套红模板，并可约定在公文流程中具体某个环节有套红盖章的操作．

（4）便捷的公文查询统计

平台可以根据管理权限和指定条件查找当前公文处理情况和领导批示，可根据发文单位、时间等组合查询，并提供个人或部门在一定的时间段内所办理过的公文情况汇总表，系统支持对个人和单位所办理的公文进行各种数据统计，包括：公文总数、已办公文、未办办公、在办公文、办结率、公文处理时效等．

（5）实时的流程监控

平台可实现对公文处理的流转情况监控，用户可以查看本人所参与办理的公文的运作情况，相关领导可以查看所有人参与办理的公文的运作情况，以便了解督促学校工作开展．系统管理员具有流程收回、删除、强制归档等权限．

（6）实现一体化归档

平台与已有的档案管理系统完成集成，根据学校档案馆的要求，将所有办结的公文归入已有的档案管理系统的相关目录，包括公文单头及意见、公文办理日志、正文、附件等，实现了电子和纸质同步归档，为学校电子档案建设提供数据基础．

（7）对移动平台的支持

平台与华政移动校园实现集成，支持安卓和苹果IOS两类手持终端，提供了待办事宜、已办事宜、办结事宜和办公邮件等多个常用办公模块，为学校教师和管理人员提供办公一站式信息服务，实现了校园工作移动化，也为教职工提供了一个随时随地了解校园动态及工作信息的窗口（如图5所示）．

图5 移动OA用户使用界面

4 应用效果

面向流程的校园协同办公平台自2013年10月在华东政法大学投入使用以来，目前使用人数达1 500余人，参与流程处理部门达45个，已累计处理公文3 000多件，取得了良好的应用效果．

图6 流程分类统计图

目前校园协同办公平台主要包含发文、签报、部门自主发文、会议纪要、用印流程、工作简报、会议审批等流程类型．图6是截至2013年6月初流程分类统计图，常用的流程类型主要有签报、发文、会议审批和用印流程，占公文流程总数的98%，其中签报类数量占流程总量60%以上．

在线公文处理减少了纸质文件周转的环节，也解决了领导出差远程办公的问题，便于日常工作的推进．而且，该平台简化了会议室借用和用印申请等工作流程，在线一条龙即可完成以往跑几幢楼的事务，校领导审批时间平均缩短到5．9个小时，提高了工作效率．

5 结束语

面向流程的校园协同办公平台的创新性体现在系统运行过程中实现信息协同、流程协同、管理协同三同合一，大大改善了学校教学、科研与管理的基础环境，有力推进了学校信息化和管理现代化的发展进程．基于校园协同办公平台，学校实现了网上起草公文、审批处理、电子归档一条龙公文处理流程，节省了纸质文件流转耗费的时间，明显提高了办公效率，是电子政务应用在高校中的积极探索．

［1］ 熊余，张绍荣，王涛．基于协同工作的平台型高校办公自动化系统设计［J］．数字通信，2011，5：61－64．

［2］ 上海泛微公司．泛微协同流程管理解决方案［EB－OL］．［2014－09－20］．http：／／www．weaver．com．cn／subpage／solutions／topic／workflow．asp．

［3］ 姜坤．基于动态工作流的网络协同办公系统建模方法研究［J］．科技通报，2012，28（8）：156－158．