中国科学技术大学：研究生信息化迎新平台的实践与应用

文/路卫娜 倪瑞 胡忠辉

中国科学技术大学：研究生信息化迎新平台的实践与应用

文/路卫娜 倪瑞 胡忠辉

图1 中国科大研究生信息化迎新平台结构组成

高校迎新工作涉及学校多个部门，新生报到集中，流程复杂，是一项非常重要且紧张琐碎的工作。近几年，高校的管理与服务工作中，提倡“以人为本”，强化服务理念，因此如何在高校迎新季，为新生提供方便、高效、一站式的报到服务，成为各高校优先考虑的问题。

中国科学技术大学研究生院经过几年的摸索研究，在现有技术条件的基础上，逐步开发建设了适合本校情况的研究生信息化迎新平台，该平台包括网页系统和微信系统，平台的使用提高了研究生迎新工作的效率，提升了研究生教育工作管理服务水平，对数字化校园的整体建设及应用推广，起到了积极的推动作用。

设计基础和结构组成

高校迎新工作涉及众多部门，如财务部门、户籍部门、住宿管理部门、校园一卡通部门等。迎新报到的过程包括接站、入住、缴费、现场报到确认、户口档案迁移、新生教育等各个环节，有些学生还需要办理助学贷款等。近年来，随着研究生教育的发展，研究生招生规模不断扩大，带来了迎新工作量的指数级增长，给研究生教育管理部门带来了更大的挑战。学校自2004年起通过自主研发，逐步开始使用信息化手段对研究生进行管理，并发展建立了完整的研究生数据标准和相应的访问权限标准，实现了研究生教学、学籍、培养及学位等各个环节的信息化覆盖。自2009年开始，我校开始进行各环节的信息化整合，迎新工作是其中重点工作之一。

研究生信息化迎新平台基于研究生教育管理系统，采用先进成熟的计算机及网络技术，通过信息采集交换平台和统一数据库平台，实现跨部门应用的共享互联互通。平台集“数字化、人性化、智能化”为一体，以统一的数据平台为基础，由网络数据库系统、迎新志愿者系统及迎新管理系统、研究生新生论坛系统、即时通讯平台、微信迎新系统、网络视频系统六个子系统组成，各子系统相互协作，为研究生新生提供服务，如图1所示。

功能实现

网络数据库系统

网络数据库系统是迎新系统的基础，也是全校研究生（新生、老生）教育管理的大平台。新生在6月收到录取通知书后，即可根据录取通知书内附带的信息平台网址，输入用户名和密码，登录新生信息平台，轻松查询报到流程、学费奖学金情况、迎新志愿者联系方式等信息。通过点击校园地图查询学校各区域分布，点击院系主页的链接了解院系情况。新生还可以和老生一样，在7月进行网上选课，实现提前报到。该系统帮助新生在入学前就可以了解、融入学校，更快地熟悉校园环境，投入科研工作。新生还可以将到校时间、地点、住宿需求等信息填报到网络数据库中，管理人员根据填报信息调配车辆，安排新生住宿及各部门值班时间，使迎新管理工作在统计数据的支持下做到有的放矢。

同时，网络数据库系统与其他业务部门管理信息系统通过数据接口进行互联，实现数据共享。例如，在与财务数据的共享中，研究生院共享学费数据给财务处，财务代扣或学生缴费后，研究生院网络数据库系统实时显示；在与住宿部门的共享中，研究生院共享学生基本信息及住宿需求给住宿部门，住宿部门分配宿舍后，研究生院网络数据库系统也能实时显示。通过数据接口式共享，在不改变原有系统架构和管理现状的基础上，实现信息互联互通。研究生院和各相关职能部门利用信息平台协同工作为研究生新生提供优质便捷服务的同时，也提高了管理工作效率，达到了双赢的效果。

网络数据库系统使得新生各项报到手续，既可以在迎新现场办理，也可以在迎新结束后到各部门办理，部分手续还可以提前通过网上办理。迎新手续日常化、网络化办理，使报到当天集中办公式的迎新工作，演变为一种为营造迎新氛围而举行的欢迎仪式。

迎新志愿者系统及迎新管理系统

在迎新工作中，学校每年从老生中招募60余位迎新联络员，通过迎新志愿者系统为联络员分配各自负责的新生，自6月底开始，联络员通过迎新志愿者系统或者其他方式（如QQ群、微信群等）与每位研究生新生直接联系，解答他们提出的各类问题，研究生院定期召开联络员会议，汇总各类问题，对其中的共性问题，与学校相关部门协调解决。联络员还负责协助新生完成全程的报到工作，实现点对点的服务。另外，为了实现新生先入住后报到，学校每年还招募20余位住宿协管员，通过迎新志愿者系统分配所负责的楼号，协助楼管员为新生办理入住手续。新生到校先入住后报到，避免了迎新报到的拥堵，提高了服务质量。

图2 中科大研究生报到微信平台部分功能展示

除了迎新志愿者，我们也为各级管理部门，如研究生院、各院系、学工负责人、班主任等建立了不同权限的系统账号角色。各相关部门通过系统为新生服务，开展各项迎新工作。

迎新论坛系统

为了更加方便地为新生解疑答惑，我们建立了新生论坛系统。论坛系统按照问题类别进行板块分类，如录取报到板块、档案转递板块、组织关系板块、户口迁移板块等等。我们为学校各部门建立论坛帐号，和联络员一起回答新生各类提问，同时其他研究生也可以对所了解的问题进行解答。迎新论坛各板块分类清晰，查找方便，也可为来年的迎新工作作参考。2014年迎新工作期间，学校组织部、财务处、学工部、社区办、户籍办、校医院及研究生院各部门在论坛系统中回答各类提问500余条，累计访问4000多次。

即时通讯平台

为了更加快捷地进行信息交流与沟通，学校与中国移动合作开发了手机短信群发系统，与校网络中心合作开发了电子邮件群发系统。即时通讯平台内嵌到迎新平台中，用户既可以选取若干研究生进行群发，也可以通过导入手机号或者邮件地址进行群发，方便快捷。2014年迎新期间，各联络员及管理人员向研究生新生发送手机短信近10万条，电子邮件40000封。除了联络员，研究生及各院系也可以使用即时通讯平台传递各项信息，及时沟通交流。前期与新生的充分沟通，保证了研究生迎新工作的顺利开展。

微信迎新系统

考虑到研究生新生的群体年轻化，对新事物具有更好的接受能力，同时为了更好地为新生服务，2014年学校推出了“中科大研究生报到”微信平台，如图2所示。该平台可以实现实时查询、地图导航等多种功能，是研究生迎新工作的另一创新举措。该平台包括填报信息、信息查询、帮助信息等栏目，可以实现学费、住宿费、体检信息等实时查询及地图导航等多种功能。新生可以了解自己的学院院系、班级、专业、班主任、住宿安排等基本信息，使新生入学报到更为方便快捷。微信平台中的“报到须知”和“报到流程”替代了传统的纸质报到手册，既环保又方便。中科大研究生报到微信平台相当于新生的随身报到助理，提供了更加便捷的个性化服务。“地图导航”通过GPS帮助新生了解从家到学校宿舍的路径，研究生院还能在后台掌握学生的位置信息，实时关注新生路途安全。

网络视频系统

为了方便家长及时了解新生入学报到情况，我们从2013年开始启用了网络视频直播系统，家长可以在千里之外通过视频地址观看迎新现场直播。每年的研究生开学典礼，我们也通过网络视频系统进行现场直播，让不能亲临现场的同学以及家长亲友可以共同分享开学典礼盛况。

特色及亮点

实现提前迎新，帮助新生提前融入校园

为研究生新生配备迎新联络员，联络员通过手机、电子邮件、网络数据库系统、研究生新生论坛系统等，与新生直接联系，解答他们提出的各类问题，协助新生报到，帮助他们尽快融入校园学习和生活环境。

自新生收到录取通知书起，迎新服务即已展开。新生登录迎新系统可查看报到流程、校园地图、院系主页、课程设置、住宿安排等信息，并可通过迎新论坛系统中的“我要咨询”随时提出各类问题，做好入学前准备工作。通过提前迎新，新生在家就可以填写各类信息，学校也可以在入校之前就对学生信息有较为全面的掌握，有特殊困难的学生也可以提前联系学校，寻求帮助。报道当天的现场迎新集中办公，演变为迎接新生到来的盛大欢迎仪式。

培养“接口前移”，提前进入学习科研

通过“迎新系统”与“学籍培养管理系统”的数据共享，新生在家可提前进行网上选课，查询专业培养方案，了解本专业的学科简况、培养目标、研究方向、课程设置、学分要求、培养环节、学习年限等多种信息。还可以通过网络课堂观看网络公开课视频，体验真实课堂教学氛围，真正实现了研究生教育培养过程的“接口前移”。

手机与计算机双保证，方便快捷

迎新平台支持计算机和手机微信两种模式，新生可以通过手机微信或计算机进行操作，无论哪种方式都可以进行信息填写与查询，多元化的登录应用模式为用户提供了更多选择，更具有实用性。

坚持以人为本，方便新生

新生在报到之前可以查询到学费信息及住宿费信息，提前将所需费用存至助学金卡，由财务在报到前代扣，免去排队缴费的拥堵和费时，并可及时查询扣费情况。在报到之前，学生提前填写乘车信息和到站时间，便于学校做好人员和车辆安排，避免新生大量等候。在资格查验环节，研究生院从本科教务部门及研招部门及时获得有关信息（如毕业证、学位证信息等），不必再进行传统的查验手续。在入住环节，新生在报到前即可以查询自己的宿舍楼号、房间号，到校后可以先入住后报到，住进宿舍安置好行李后，再去集中报道点轻松办理报到手续。通过即时通讯平台，各管理部门及相关院系可以及时将通知推送给每一位新生，新生通过手机也可查看，平台的使用使各项迎新工作更加高效便捷，服务更加人性化。

多系统联合，实时数据统计及报表

迎新平台关联即时通讯系统，可以随时发送手机短信及电子邮件联系新生；迎新平台关联财务系统，报到之前可以通过财务系统提前缴费，减少现场缴费拥堵；迎新平台关联住宿分配系统，通过提前迎新，管理人员获取住宿需求后，即可提前安排住宿，新生可以提前获得宿舍号，报到当天可以先入住后报到，避免现场拥堵；迎新平台关联网络视频系统，未到现场的家长亲友可以通过现场直播，了解新生报到现场，观看开学典礼。

各系统互联互通，提供高效便捷服务的同时，也进行数据采集、业务跟踪和统计分析，研究生相关管理部门可以通过迎新查询统计模块查询新生报到情况实时信息和统计结果，及时调整工作安排，科学调度各项迎新工作。

应用情况及总结

研究生信息化迎新平台自使用以来不断升级，每年服务于6000余位研究生新生。在“提前迎新”和“网络迎新”思路的指导下，各项迎新工作科学高效，提升了工作效率，提高了管理服务水平。

提前迎新减轻了集中报到的压力。在迎新联络员的协助下，95%的研究生新生在报到之前已登录研究生信息平台或者微信系统查询各项信息。在报到之前，85%的新生已经通过财务系统缴纳相关费用，避免了报到现场财务部门收费造成的拥堵；80%的新生已经通过查询各专业情况进行了网上选课，避免了报到后集中选课造成的网络拥堵；95%的新生在报到之前已经分配好宿舍，通过网上查询到宿舍号，先入住后办理入学手续，报到全程轻松便捷。

依托网络数据库系统、即时通讯平台、网络视频系统建立的研究生信息化迎新平台使新生报到更加方便、快捷、高效有序。研究生信息化迎新平台为研究生新生提供优质迎新服务的同时，也使各职能部门体验到了信息化管理带来的高效和便捷，对于推动高等教育信息化建设向纵深发展起到了积极的推动和示范作用。

（作者单位为中国科学技术大学）