居民保业务档案整理过敏危害及防护

郑夕云

居民保业务档案整理过敏危害及防护

郑夕云

城乡居民社会养老保险业务档案是指具体经办工作汇总直接形成并与经办业务直接相关的档案，是今后计发个人养老金的重要凭据。随着居民保事业的蓬勃发展，参保人数多，档案资料数量相当庞大，档案管理员在长期整理档案的过程中出现了不同程度的过敏现象，危害其身心健康。如何正确认识居民保档案整理过程中的过敏危害并做好防护措施，这是档案管理员一个不容忽视的问题。

一、居民保业务档案整理中的过敏现象及原因

周宁县自2011年启动新农保至今，城乡居民已参保人数7.5万人，形成大量的业务档案材料，而县级经办机构9人中，无专职档案人员，仅有2名兼职人员从事档案工作。截至2015年5月底，已整理完成业务档案并排列上架1262卷，在这4年的整理过程中，2名档案管理员均出现不同程度的皮肤过敏现象，如脸上出现红疹子、瘙痒、皮炎；还出现呼吸系统方面的疾病，如咳嗽、打喷嚏、眼睛痒等症状。引发这些过敏的原因主要有以下几个方面：

1.居民保业务档案量大，档案管理人员力量不足。仅2011年至2013年的业务档案就有1180卷，而且2014年至今仍有新的业务档案不断形成，需要整理，但周宁县居民保中心没有专职的档案工作人员，仅靠2名兼职人员从事档案工作，工作量大，需长时间接触档案材料，且发生过敏后仍需长期伏案工作。

2.居民保业务档案形成的环节较多，耗时长、易霉变。居民保业务档案在收集的过程中，经过的中间环节较多，从参保群众——村（居）委会——乡（镇）劳动保障事务所——县居民保中心，这个过程正常周期为一个月，个别乡镇拖到2个月甚至更久。目前我县9个乡镇中均没有配备专职从事居民保档案的工作人员，有的乡（镇）、村用废旧纸箱存放档案，或直接将居民保业务档案放在桌上或地上，我县春季又是多雨季节，天气潮湿，纸质档案材料不按规定存放，极易出现霉变现象。

3.档案库房空气中的有害物质引发过敏。档案库房属于相对密封的环境，空气不流通，而进入档案室的个别业务档案有可能已经携带真菌，在适合的条件下，真菌就会繁殖，造成档案库房空气中存在有害物质。这些有害物质不仅对居民保档案本身造成危害，也会对档案工作者造成危害。这些空气的中的有害物质附着在人的皮肤表面，当人的抵抗力下降或条件合适的时候，就会产生过敏现象。

二、整理居民保档案的防过敏措施

1.提高认识是做好居民保档案工作的前提

居民保档案工作是推广国家社会保障制度，促进社会和谐发展的历史鉴证，是一项政策性、专业性很强的工作，因此要充分提高对档案工作重要性的认识。2013年至今周宁县政府已经连续3年与乡镇签订《居民保工作责任书》，要求各乡镇重视档案工作，并在次年的6月份前收集整理完成上年度居民保档案工作。县居民保中心也先后派出2名工作人员参加宁德市档案人员持证上岗培训，并指派一名工作人员专职从事档案工作，另一名人员协助整理。各级领导提高对档案工作的认识，在人力、物力、财力上予以保障，这是做好居民保档案工作的前提。

2.完善居民保业务档案收集机制是有效预防过敏的基础

2011年新农保启动以来，我县居民保中心组织乡镇经办人员参加档案学习培训20余次。2013年周宁县居民保中心明确档案收集的规范，要求村级每月10号前上交业务档案材料至乡镇劳动保障事务所，乡镇一级审核档案材料完整性后在每月20号前将档案材料上交县居民保中心，县一级及时将材料整理归档。若发现潮湿霉变等不适合归档保存的业务材料，立即退还给乡镇经办人员整改，直至达到保存要求。县居民保中心档案人员还经常深入各乡镇，面对面、手把手的具体指导乡镇经办人员收集整理档案材料，为他们送去防霉驱杀虫药剂，督促他们及时整理档案材料并放入铁皮柜中。因此加强档案业务培训，建立村——乡（镇）——县中心档案收集互动机制是做好居民保档案工作、有效预防过敏的基础。

3.加大对居民保档案硬件设施的投入是有效预防过敏的保障

由于周宁县居民保中心2名档案工作人员反复发生过敏，为了加强档案管理工作，县居民保中心于2014年建立规范档案专用库房，配置6组密集柜，订制无酸纸档案盒，安装空调、防爆灯，购买除湿机、温湿度计、吸尘器、灭火器等设施设备，在档案室内放置防霉驱杀虫药，达到防潮湿、防尘、防虫、防火等要求。同时为全县9个乡镇配备了铁皮柜（存放业务档案材料）、档案盒、复印一体机、复印纸等，避免乡镇经办人员将档案材料随意堆放导致霉变。通过加大投入，配齐配好相关硬件设施，周宁县居民保中心于2014年9月通过了省级档案达标验收工作。

4.做好档案库房的管理工作是有效预防过敏的关键

档案人员的过敏现象与档案库房的管理好坏有直接关系。提高档案库房的空气质量，减少有害微生物的繁殖，营造良好的档案库房环境，从而达到保护并延长档案的使用寿命，降低对档案工作人员身体伤害的目的。

（1）保持档案库房的清洁。库房内不堆放任何杂物，利用吸尘器等工具，坚持每半个月对档案库房内外进行一次大扫除，保持库房内四壁、密集柜底部顶部及地面的清洁。

（2）严格控制温湿度，抑制虫霉侵害。工作人员须每天1次进行检测档案库房温湿度工作，并做好记录,并采取相应的措施进行调节。周宁县春季雨季长，气候特别潮湿，空气的湿度经常达到95%左右。为此，我们会及时关好档案库房的门窗，同时打开除湿机对库房进行除湿，使其湿度保持在45-60%之间，另外还将干木炭装于纸盒中，放在库房的各个角落，帮助除湿。

（3）定期检查入库档案，以防为主，防治结合。首先，把好居民保档案的入库关，做到以防为主。在档案入库前，应当逐页逐册检查，若发现潮湿、霉变的档案，待其自然干燥并刷除真菌后方可入库；第二，对于已经入库的居民保档案，每周一次检查档案的受损情况，并做好记录。发现发霉的材料，及时取出档案，并采取隔离的方法，避免交叉感染，滋生更多的真菌，损坏其他档案及危害工作人员的身体健康，原则上是完全刷除真菌后方可重新入库；第三，放置防霉驱杀虫药。在库房内及密集柜中放置无害、无污染的防霉驱杀虫药，利用药剂挥发出来的气味制止真菌的生长，使虫子在药剂气味中中毒死亡，并于每年12月底定期更换防霉驱杀虫药。

5.档案人员做好个人防护工作是有效预防过敏的必要措施

由于居民保档案业务量特别大，整理时间长，因此档案工作人员要提高自我防护意识。整理档案或入库时要佩戴口罩及一次性的手套，尽量穿长袖衣裤，减少皮肤裸露部分，接触档案时不吃零食、不揉眼睛，及时用流动水、消毒液洗手，搞好个人清洁卫生。若发生过敏现象应及时就医，在医生的指导下正确用药。另外档案人员要加强锻炼，多做一些户外运动，提高身体素质。只有当你拥有一个健康的体魄，才能提高自身的免疫力，从而在实际的工作中有效地减少过敏症状，确保档案整理工作顺利完成。

6.档案人员轮岗工作是有效预防过敏的健康机制

防治档案人员的过敏危害，具体还要落实到工作制度上。虽然我们建立了居民保档案收集机制，加大了对档案硬件设施的投入，最大程度上控制库房的空气污染，采取各种措施减少整理档案过程中有害细菌的吸入，但是档案管理员是个特殊的职业，库房也是个特殊环境，有害的细菌及空气污染是无法彻底解决的。如果过敏者长期从事档案管理工作，甚至会造成过敏——治疗——再过敏——再治疗的恶性循环。因此，建立档案人员轮岗工作制，每隔三至五年对档案人员进行一次轮换，可以在一定程度上避免反复过敏对档案人员造成的身体危害。

居民保业务档案是对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生”的重要凭证，所以我们要采取科学的防护措施，尽可能的消除档案整理、保存过程中的有害因素，保护档案的完整性，维护档案管理员的身心健康。

（作者单位：福建省周宁县居民保中心)