提高责任意识 加强过程控制

文/合肥城市轨道交通有限公司 张玉童

“收集难”是档案管理工作中遇到的首要难题，如何解决这个难道，我认为需要从多方面入手，共同作用，才能有效解决问题。收集难，一方面是指收集不到档案资料，另一方面指收集来的资料质量不高，包括内容不完整、不齐全、准确性、真实性不够、重要性不够，案卷质量不高等。以轨道交通工程档案管理为例，收集难，就是工程都竣工好几年了，但档案资料却还没有通过验收，无法完成建设单位或城建档案馆的归档移交工作。

一、城市轨道交通工程档案收集的特点和难点

城市轨道交通工程由于投资大、环节多、内外协作关系复杂、建设周期长的特点，决定了其档案收集工作也是一个庞大的系统工程。做好档案收集管理工作不仅是档案部门的责任，也是其他职能部门的职责所在，需要各部门统一协调、积极参与，才能保证档案收集管理工作的正常开展。

一是档案形成部门多，来源广。轨道交通建设在项目申报过程中，涉及各级各类政府机构，项目材料逐级申报和审批，项目承包参建单位有：勘察、设计、测量、强审、原材料、半成品、设备供货商等，有土建施工单位、设备安装施工单位，施工监理单位、检测、监测、风险咨询单位等等，所以档案来源既有政府机关、也有企业，有国内也有国外，有中文也有外文，收集范围极广、难度大。

二是档案种类多，数量大。轨道交通项目档案种类齐全，形成的试验、检测、施工记录、验收记录、图纸，有文字、图表、照片和光盘等各种载体形式，规格众多，数量庞大，据统计，一条轨道交通线路所形成的全套档案需占用300平米左右的库房。

三是专业性强。轨道交通工程档案管理涉及多学科、多领域专业知识。有勘察、测量、建筑、结构、给排水、电气、通风与空调、机电、轨道、供电、通讯、信号、自动售检票、监控、火灾自动报警、电梯、屏蔽门、装饰装修等几十个专业内容。

在轨道交通工程建设的起步阶段，主要存在以下一些问题：

一是参建单位多，时间跨度长，档案管理经验不足，管理难度大。轨道交通建设工程从开工到运营，一般需要5年左右的时间，时间跨度比较长；参建单位众多，很多单位办公是在活动板房，或是租用办公楼、民房，档案管理工作条件差；档案人员专业水平参差不齐，且人员变动频繁，有些单位档案员还身兼数职，这就给档案材料的收集、整理和安全保管带来了隐患。另外，轨道交通工程是合肥乃至安徽的首项工程，建设单位也是一面借鉴别的城市的经验，一面自己在实践工作中摸索总结， 所以轨道交通项目档案管理经验缺乏，管理难度大。

二是监理单位监督不到位。按照国家规定，监理单位对工程档案的质量负责。但实际工作中，由于监理人员责任心或档案专业水平等原因，致使监理单位对工程档案的监督很难到位，难以保证档案的质量。

所以，对于轨道交通建设这样一个庞大、复杂的系统工程，从工程前期立项、施工、竣工验收到运营调试等过程中形成的档案材料少则几千卷，多则上万卷，档案管理部门收集的档案材料是否齐全完整、真实有效，关键在于各部门要齐抓共管，从源头抓起，进行全过程控制，在关键环节实施节点控制和同步管理。档案部门既要全程参与项目建设全过程，与各职能部门的沟通协调，跟踪了解项目进展情况，及时掌握项目档案形成状况，同时又要依靠和借助专业技术人员的力量对档案的完整性、准确性和系统性情况进行把关，加强全员的档案责任意识，形成互相配合、优势互补的档案管理模式，才能共同完成轨道交通档案管理工作，从而更好地服务于轨道交通建设。如果认为档案是档案部门的事情，不管完整真实与否，将资料往档案部门一推了事，把其他专业技术力量排除在档案管理队伍之外，仅依靠档案部门在最后一个环节把关，很难把这项工作保质保量地完成好。

二、做好轨道交通工程项目档案收集管理工作的建议

如何做好轨道交通工程项目档案收集管理工作，提升档案管理水平，我认为应该从以下几方面来进行：

（一）制度保证。对于建设单位来说，做好档案管理工作，应首先建立建全档案管理制度，以制度来保障档案管理工作的开展。制定本单位的相关管理制度，建立健全档案管理网络，以制度规范各参建单位和各部门的档案管理工作。项目资料产生于项目建设的全过程，其形成、积累和管理应列入有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并要有相应的检查、控制及考核措施，从而保证项目档案的完整、准确和规范。各单位要明确档案分管领导和分管职责，各资料形成部门在资料方面的责任要明确到位。建设单位各职能部门不仅要对本部门产生的档案资料完整、准确、真实性负责，还要利用自身的专业优势对业务对口的参建单位档案的完整、准确、真实性负责，要监督检查和指导参建单位的档案管理工作，使之符合建设单位的档案管理要求。

（二）合同制约。对于众多的参建单位档案管理，在双方签订合同时就应明确档案方面的职责，把建设单位的相关档案管理制度作为合同附件，要求参建单位认真履行。除工程竣工要进行档案专项验收的强制措施外，工程款的支付和各项考核工作都应与档案管理工作直接关联。各参建单位应加大对档案管理工作的投入，配备符合档案管理要求的软、硬件，保持稳定的档案管理队伍。

（三）加强档案专业培训，提高档案人员专业水平的同时，要注意学习轨道交通工程相关知识。轨道交通工程档案工作具有专业性强、技术含量高的特点。这就要求从事档案业务指导和项目管理一线的档案人员，既要精通档案管理知识，又要熟悉轨道交通工程项目建设业务知识。但是，由于合肥轨道交通项目目前正处在建设初期，专、兼职档案人员少、新手多、经验不足、流动性强，要想建立起一支能够胜任工作的档案队伍，一方面，选择有工程技术背景的档案人员充实档案人员力量，另一方面，对档案人员进行轨道交通工程相关知识的培训，使其既能掌握档案管理工作的理论知识和实践技能，也了解轨道交通工程建设的相关知识，掌握各个建设阶段应该形成哪些档案资料，能够发现问题，并及时与专业技术人员进行沟通，协调解决，而不是坐等各部门、参建单位上门移交资料，给什么收什么，只做单纯的资料保管员。

建设单位和参建单位应组织专业技术人员和档案人员互相进行业务交流，利用“传、帮、带”等多种方式，逐渐培养一批既懂项目管理、又懂档案管理的复合型人才 ，那么做好轨道交通项目档案收集管理工作就不是一件难事。

（四）加强档案宣传，提高全员档案责任意识，进行档案管理全过程控制。在档案管理过程中，建设单位应利用多种形式、多种渠道，加强档案相关知识的宣传教育和培训，不仅使档案人员掌握档案知识，其他岗位员工也应对档案知识有所了解，这样才能提高全员的档案责任意识，使全员了解档案，重视档案，从而在各项工作中，自觉进行资料形成过程中的质量控制，注意按档案管理的要求进行规范。比如资料的完整性和准确性，纸张大小和质量，文字的清晰度，签字用笔，原件的份数等都应符合归档要求；资料一经正式形成，应妥善保管，积极主动配合专兼职档案员做好档案资料的留存和归档，共同做好档案管理工作，而不是被动地等档案员上门催促或对档案移交工作进行消极应付。

（五）建立协调机制，形成合力，确保轨道交通工程项目档案工作顺利开展。档案工作是轨道交通工程建设项目管理的重要基础性工作。规范档案管理，需要投资主管部门、项目主管部门以及各级政府机关的监督、配合和支持，需要加强与档案行政管理部门、投资主管部门、项目主管部门的联系，建立和完善轨道交通项目档案工作的协调机制，及时制定轨道交通档案管理的地方标准，及时了解项目建设的相关情况，努力创建齐抓共管、各司其职、合力推动轨道交通建设档案工作良性发展的新机制，共同搞好合肥市轨道交通项目档案工作。