办公室文书档案管理的缺陷及对策研究

文/中国石油化工股份有限公司东北油气分公司 李文姝

一、办公室文书档案管理的特征

众所周知，所谓的文书档案管理，其内容主要是指以书写文件的形式记录企事业单位在发展的过程中所发生的事情，其管理的重点和难点就在于收集整理和分类保管。因为这些文书档案资料通常都是由不同的部门各自保管存放的，而在这个管理环节当中，最为主要的就是文件信息的整合与收集，以及相应的分类保存。文书档案的内容众多而复杂，其内容包含了企事业单位发展的方方面面。文书档案和办公室文书这两个工作在性质上有一定的联系性，其中，办公室文书的主要工作是收集企事业单位的相关资料信息，对这些信息进行整理处理，做好分类编号，而文书档案管理工作主要是文件的书写、归档等等。

二、办公室文书档案管理的状况

（一）办公室文书档案管理队伍建设滞后，管理方式单一传统。一般来说，办公室文书档案是由办公室的一个或者多个工作人员代为管理，往往没有较好的存放地点，一些档案室甚至用废弃的办公室，这样一来，档案就没有较好的存放地点，进而造成文书档案管理的工作职责模糊不清，出现大量的管理乱象，严重不符合相关的档案管理标准。由于各个单位大多不重视档案管理工作，对管理资金的划拨也较为有限，进而造成整个档案管理工作建设始终止步不前。

（二）办公室文书档案工作认识较为落后。在许多企事业单位中，员工对文件管理工作缺乏了解，根本不知道自己还有管理档案文书的职责，加上档案管理工作较为繁琐，工作量大，许多的人不愿意去做，加上领导不够重视，进而造成企事业单位文书档案管理工作始终落后于企事业单位的发展。要想一项工作切实有序地开展，首先相关的部门和领导必须要足够重视，而未来企事业单位的档案管理工作要想有所改善，领导必须重视起来，在思想上让单位全体员工重视起来，参与到其中，摆脱原有的懒散思维，加大宣传力度。

（三）文书档案管理工作还存在不规范和不积极。在当前的企事业单位文书档案管理过程中，在积极性方面主要表现在管理人员都缺乏相关的管理经验，专业知识和专业技术不够，理论水平也欠佳。一些单位的档案管理工作人员甚至不是相关专业出身。因此，在实际的工作中，责任意识不够强烈。这部分人员因为不容易受到领导的重视，加上薪酬待遇和其余部门的工作人员有极大的差距，这样一来，积极性不高，其工作积极性就大受影响，因没有上进心，最终造成整个办公室文书档案管理工作始终较为落后。

三、完善办公室文书档案管理的有效对策

（一）完善文书档案管理工作。在开展文书档案管理工作的过程中，应当逐渐让文书工作和档案管理工作二者有效地结合起来，在收集和整理文件时，应当考虑到文件管理工作时的便捷性，比如：使用统一规格的纸张等等，这样一方面保障了文件信息的质量，同时方便了文书档案管理的顺利进行，让整个办公室文书档案管理工作得以顺利开展。

（二）采取多种方式激发文书档案管理工作者的积极性。第一，在挑选文书档案管理工作人员时，应当严格从工作的性质和重要性出发，把控好应聘人员的综合素质，保证挑选的人员都具有很强的专业技术和理论知识，只有把控好人才关口，才能让整个企事业单位的办公室文书档案管理工作人员具有很强的责任意识和紧迫意识。第二，多方努力，做好办公室文书档案管理工作的基础建设，保证其硬件设施的完整性，让办公室文书档案管理工作能顺利进行，发挥其职能部门的积极作用。第三，推行岗位责任制，结合自身单位的实际情况，不断健全单位办公室文书档案管理工作的相关制度，加强该工作的监督和检查，全面提升工作人员的思想意识，推动文件材料的有效收集。为了保障档案工作队伍的稳定性，还需要健全相关的工作激励制度，让工作人员工作时积极主动。

四、总结

综上所述，要想让企事业单位的相关文件信息得到有效利用和保管，必须要从思想上和行动上高度重视档案管理和文书管理工作，在开展办公室文书管理的过程中，应当着重强调档案管理和文书管理工作人员的专业素质和理论素质，让管理人员认识到自身工作的责任和使命，让企业的有效资源得到最大化地利用，最终实现企事业单位历史信息资源的全面优化，同时也从根本上体现出企事业单位的综合管理水平，推动企事业单位全面稳定发展。

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