档案信息网站建设实践的探讨

文/辽宁省建平县有线传输台　于柏云

档案信息网站建设实践的探讨

文/辽宁省建平县有线传输台于柏云

档案信息网站建设是实现档案信息管理和分享的有效途径，本文在对我国各省市档案信息网站研究的基础上，探讨了具体的优化措施。

档案信息；网站；实践

在现今社会要求信息透明化的环境下，政府部门为了更好地开展社会管理，实现档案信息资源为社会发展服务的目标，将档案信息网站的建设作为突破点，向公众展示档案信息，满足人们对于信息资源的需求。档案网站的建设不是简单地把档案馆搬到网上予以展示，也不是将资料通过电子形式进行简单地复制和重现，而是通过先进的技术开辟的一个全新的服务空间，具有很大的理论价值和现实意义。

一、档案信息网站概述

所谓档案信息网站，就是档案部门运用互联网作为平台在公共信息网络上建立的站点，它以网页的形式向浏览者提供档案信息的相关服务，并构成公共网络的一个节点。

(一)档案信息网站建设的目的。档案信息网站的建设和完善应该以丰富档案信息网站资源储量、增强档案信息网站为社会公众服务的能力为最终目标。在实现该目的的过程中，要通过运用先进的计算机技术建立功能强大的数据库，优化档案信息的检索功能，以更人性化的界面和更简便快捷的方式提供用户以精确多样具有实际参考价值的信息，最大可能地为社会大众提供服务。

(二)档案信息网站建设的基本原则。档案信息网站的建设必须以用户为中心，以科学的方法和先进的管理水平为支撑，从提高信息服务能力的理念和社会的实际需求出发，切实做好档案信息网站的建设运营和管理。因此必须坚持以下基本原则：第一是个性化原则。优秀的网站应该将本地档案管理部门自身所具有的独特风采予以充分展示，同时还应结合地方特色、人文理念等作为展示窗口，使用户在使用信息时加深对该网站的印象；第二是人性化原则。人性化坚持以人为本的理念，是现今众多行业尤其是服务行业多提倡的基本原则，对于档案信息网站的建设管理也同样适用。满足人性化原则就要将便捷性、易操作性、检索的高效性融入到网站建设中，并且针对不同年龄、地区、知识水平、网络状况的用户群体提供相应的界面服务和功能，最大限度地方便用户的使用；第三是可拓展原则。档案信息网站的整体规划和框架设计应该具有可扩充性，使网站前台的设计能够保证在增加模块内容之后不破坏网站的整体结构。

(三)档案信息网站的功能设置。档案信息网站的功能模块要充分体现以上原则，要具有基本的档案宣传和信息发布功能，具体来讲，一是对实体档案馆的形象宣传模块，包括档案馆史、馆藏档案、研究成果、组织结构、联系方式等；二是信息公开模块，包括档案领域动态、档案政策法规、信息化建设等；第三是便民服务，即查阅指南、办事指南、用户帮助等内容。同时档案信息网站还应具有用户反馈功能、学术交流功能、邮件收发功能、数据管理功能和后台管理功能等模块的设置。

二、档案信息网站的优化措施及实践

我国的档案信息网站自投入使用之后，获得了社会各界的广泛好评，为我国的档案管理注入了新的活力。通过对网站访问量和用户调查的资料进行研究可以看出，档案网站具有巨大的现实作用，取得了经济效益和社会效益的双丰收。但是必须看到，我国档案信息网站存在的不足以及和世界先进水平之间的差距。为此必须从思想上、技术上和管理方式上采取相应措施进行改进，并在实践中取得突破。

(一)增强网站设计水平，完善栏目功能。档案信息网站的具体作用和影响有一个很明确的指标，那就是网站的访问量。虽然访问量并不能直接反映网站建设的水平和实际作用，但是能够反映出对用户的吸引力、忠诚度以及在社会中的扩展能力。网站的页面设计是用户登陆档案信息网站后最先接触到的内容，因此网站的界面操作性能、图文排版情况、信息质量优劣、页面风格和元素设置等很大程度上决定了用户的评价。因此，在优化档案信息网站时，要选用具有高水平网页制作的专业人才进行设计，不但要注重网站功能设置，同时还应注意用户的审美需求，打造一个即美观又实用的档案网站。

(二)加速档案信息化建设，扩充网站资源。档案信息网站的基本功能是满足用户对信息的需求，因此优化档案网站应大力加快档案的数字化进程，使网络档案丰富、及时、准确、有效。如果过分地强调网站的易操作性和界面的审美要求，就会出现舍本逐末的低级错误。缺乏丰富档案信息的档案网站如同无源之水、空壳大厦，形同虚设，毫无使用价值。现今社会的信息呈现爆炸趋势，更新速度快，内容量大，如果不进行及时的档案扩充，档案网站就会被时代所淘汰。同时还要注意信息更新的及时性，将各个领域的前沿信息和最新动态放在网站的醒目位置，从而引导用户更加快捷地接触最新档案信息。

(三)增强档案信息网站的规范化和标准化建设水平。目前我国档案信息网站建设的实施规范和行业标准还需进一步完善，只有通过规范化的操作才能指导档案信息网站的建设和管理。同时，统一的行业标准有助于网站的普及化和在用户之间的传播，使与档案信息建设相关的研究、学术交流、资源传播方式等更加便捷。同时也有利于地区、不同级别的档案网站之间的相互借鉴和兼容。更为重要的一点是档案信息网站的规范化和标准化有助于提升我国整体档案网站建设水平，提升在国际上的竞争力。

[1]辽阳档案信息网重新开通档案查询栏目[J]. 兰台世界. 2010(01)

[2]王耀彬. 高校建立档案信息网的重要性[J]. 河套大学学报. 2011(03)