提升系办公室工作水平的几点思考

文/宿迁学院　夏飞

提升系办公室工作水平的几点思考

文/宿迁学院夏飞

系办公室是系这个教学单位的唯一内设机构，承担着非常重要的作用，系办公室的工作水平将直接影响到系的办学质量，思考如何提升系办公室的工作水平，对确保系、院（校）的事业发展具有非常重要的意义。

高校；系办公室；工作水平；思考

高校的系是一线教学单位，主要工作任务是搞好教学与科研，培养出一流的人才。系办公室是系的内设综合行政单位，一般为科级建制，在系主任领导下从事系综合行政管理工作，为系领导和全系师生员工服务。系办公室处在教学、科研、人才培养一线。其工作水平的高低将直接影响到系的教育教学质量提升。为此，我们必须高度重视系办公室工作，认真思考如何做好系办公室工作，全面提升系办公室工作水平，对系、院（校）的事业发展具有非常重要的意义。

一、系办公室现状

笔者所在单位S学院是一所地方性普通本科院校，实行的是院、系两级管理模式。与实施校、院、系三级管理模式的高校比较，这里的系相对于三级管理模式中的院。笔者所在Y系现有专业7个，在校生2000余人，教职工80人，其中，行政工作人员7人，专任教师65人，辅导员8人。内设系办公室，由系办公室主任、行政秘书、教务秘书、学工秘书等组成。系办公室主任1人、行政秘书1人，另有教务秘书2人，其中1人为副科级，团委书记1人，由辅导员老师兼任，副科级，党务秘书1人，也有辅导员老师兼任，副科级。是一种纵向的工作模式，为了工作需要，系主任在系办公室为唯一“官方设置”的基础上，又设置一些非官方的“有实无名”的一些内设机构，有系教务办公室、学工办公室、团委办公室、党务办公室等，与系办公室具有相同的地位，履行不同的职能，承担着不同的工作任务，在系主任的统一领导下开展工作。对外统一称为系办公室，由不同的系领导分管联系指导工作，系主任分管联系指导系办公室，系党总书记分管联系指导党务办公室、团委办公室和学工办公室，系分管教学副主任分管联系指导教务办公室和教研室。这是一种横向的工作模式。笔者认为，系办公室不管是采用纵向还是横向的工作模式，其职能都是一样的，参谋辅助、政策咨询、文件文字处理、档案管理、会务组织、综合协调、对外联络、公务接待、印信管理及服务保障和监督检查等。都是以服务教学、服务科研、服务人才培养为中心。

当前，系办公室主要存在以下几个问题：一是工作人员的责任心有待进一步去增强；二是工作效率有待进一步去提高；三是工作方式方法有待进一步去改进；四是工作程序有待进一步去规范；五是规章制度有待进一步去完善；六是服务水平有待进一步去提升。

二、系办公室职能分析

系办公室主要有参谋辅助、政策咨询、文件文字处理、档案管理、会务组织、综合协调、对外联络、公务接待、印信管理及服务保障和监督检查等职能。

参谋辅助。即给系领导当好参谋，当好助手，对系里的工作和重大计划、规划要提出建设性建议和意见，供系领导决策参考。善于调查研究，收集信息，辅助系领导做好系里的各项工作。

政策咨询。即办公室工作人员要熟悉有关法律法规，知晓系、院的各项规章制度及办事程序。如职称评定、科研项目申报、教师奖惩、科研项目申报与学生奖助补贷勤等方面的政策和程序等。

文件文字处理。即系办公室要做好收发文处理及教学、科研、师资和社会服务等方面材料的处理。办公室工作人员要有较强的文字功底，较高的思想政治水平，起草好公文，撰写好计划、总结及系领导讲话稿等。

档案管理。即办公室要做好系里各项档案的收集与管理，包括教学、人事、师资、科研、财务、学生等各类档案，要善于分析与总结，编写系大事记和年鉴、系纪事等。

会务组织。即做好系里各类会议的组织与服务工作。做好会议记录、纪要的撰写及会议决议事项的落实与督办等。

综合协调。即理顺对内对外的关系，及时落实有关职能，处理下达的工作任务，及时传达有关文件和会议精神，积极与各职能部门和系内教师、学生之间沟通交流，确保各项工作协调通顺。

对外联络。即系办公室要做好对外联络工作，如与兄弟系部，职能处室，校外有关机构等沟通联络等。

公务接待。即严格执行有关公务接待的相关规定和标准，以热情、周到的服务做好系里各项接待工作。

印信管理。即做好公章的管理工作，严格公章的使用规范，特殊情况下，要向系领导请示，并履行批准手续，做好使用记录等。

服务保障。即为系领导的科学决策服务、为系的教学科研服务、为系里广大教师和学生服务。当好他们的“勤务兵”，尽可能地为他们提供保障，且要做到认真、热情、及时、周到。

监督检查。即对系、院的决定及领导的批示、口头交办的工作任务进行督办检查。

三、提升系办公室工作水平的几点思考

前面我们了解了系办公室现状和工作中存在的一些问题，分析了系办公室的职能，下面将就如何提升系办公室工作水平提几点思考，供领导和同行参考。

（一）领导重视是系办公室做好各项工作的根本前提。王秀繁在《高校系（部）办公室工作存在的问题及对策》一文中就曾指出：“系办公室的作用发挥如何，领导的重视程度起着决定性的作用”。为此，系主任和系党总支书记及系里的其他领导，分管教学科研的副主任、分管学生工作的副主任、分管师资工作的副主任等都要经常过问系办公室工作，对系办公室工作要提出明确的要求，并加强对系办公室工作的业务指导和领导，时时掌握系办公室工作情况，有效地指挥和督促系办公室工作。除了布置工作任务，更重要的是给出工作思路，交代工作任务背景，提出具体的工作任务要求，敢于“授权”和“放权”，信任办公室工作。虽然系办公室没有决策权，但也不能事无巨细事事都向领导请示汇报，由领导定夺，领导要给予办公室一定的工作原则、工作框架，只要他们按原则办事，按框架办事，且有利于系中心工作发展，系领导都应该积极地予以支持，放心地交由办公室去处理，这样将有效地增强办公室的工作主动性和工作针对性。

（二）健全的规章制度是系办公室做好各项工作的根本保障。健全的规章制度是系办公室做好各项工作的“准绳”，是系里所人员共同遵守的“法”。规章制度可以随着情况的不断变化，在遵循一定的程序和形式上进行不断地修改与完善，但也不能过于频繁，应有一定的时效性，在时效内要严格执行，且不能因人而异，对上对下都要一视同仁，领导更要模范带头遵守，力争做到人人遵守。系办公室工作不可以“人”为中心，要以制度来管人管事，坚持按章办事、按程序办事。只有按章、按程序办事，才能将繁杂的系办公室工作做到规范有序，杂而不乱，增产高效。

（三）提升系办公室工作人员的整体素质是系办公室做好各项工作的根本所在。“办公室工作是否做得很出色，其关键性因素在全体人员的共同努力”。根本上取决于系办公室工作人员的整体素质。为此，必须不断提升系办公室工作人员的整体素质。一是系办公室工作人员要有很强的思想政治素质。思想端正、为人正直，办事公道、作风正派，识大体、顾大局；二是不怕吃苦、不畏艰难，求真务实、爱岗敬业、开拓进取的工作精神；三是全心全意为教学、科研、人才培养，为系领导和广大师生员工的服务理念；四是具有多种工作能力。如写作能力、实际办事能力、公关能力、熟练应用现代化办公室设备能力、调查研究能力、收集信息能力、综合学习能力等。鉴于以上，笔者认为院系要高度重视系办公室工作人员这支队伍的建设工作，要有计划有目的地进行培养与培训，定期开展工作交流，定期进行业务指导，邀请校外专家领导过来传经送宝，有机会更要将他们送出学习。“系办公室工作人员应当懂教育”，系办公室处于教学科研一线，人才培养一线，要学习一定的教育理论，这样更有益于工作的开展。

（四）创新工作思路是系办公室做好各项工作的根本要求。在处理繁杂的系办公室工作中，工作思路很重要。清晰的工作思路，可以事半功倍。办公室工作无小事，但在处理具体事务过程中，工作人员还是要分个轻重缓急，不论大事小事都认真去对待是基本态度，科学研判事情的轻重缓急，然后有序高效完成则是一种工作能力，是做好系办公室工作的根本要求。“系办公室工作具有一定的被动性”。如果老是等着领导来安排工作及有关部门下达工作任务，势必事事处于被动，如何变被动为主动，创造性地开展工作，笔者认为，系办公室工作人员必须更新观念，创新工作思路。一是有计划地做好分内事务；二是大胆执行政策清楚、会议议定、领导批示的事务；三是善于总结工作特点和规律，总结经验与教训，超前做好固定范围与程序的周期性工作；四是对突发性事务要有预见性，尽可能地做到事先有准备。在创新工作思路过程中，一定要谨慎细致，规范高效。

（五）关怀激励是系办公室做好各项工作的根本动力。实行正确的系办公室工作关怀激励机制，对于院系和院系领导是一件非常重要的事情。关注系办公室关怀激励有2种形式，一种是精神上，一种是物质上。精神上，院系及院系领导要高度重视系办公室工作人员的思想动态，要热情主动的做好他们的思想政治工作，尤其是在他们升降进退、遇到重大挫折与变故等一些关键的节点上，要与他们交流思想，增进与他们之间的感情，缓解他们思想与工作上的压力。要主动关心系办公室工作人员的成长，对他们要能拉一把，绝不推一把，要真心实意，以诚待人。物质上，要给予系办公室工作人员一定的物质奖励。系办公室工作人员在评优评先、职称评定上较为艰难，平时多忙于一些事务性工作，工作业绩又不易体现和量化，得到领导的肯定与认可是很难的，再加上职务晋升的道路崎岖，深深地影响着系办公室工作人员的积极性。这些院系与院系领导都必须予以高度的重视，采取有效措施，实施关怀激励机制增强他们的工作主动性与积极性。对系办公室工作人员实行关怀激励机制要注意这样几个问题：一是理由与标准要统一，不能因人而异，出现多重标准；二是关怀激励要公开透明；三是关怀激励机制不能形同虚设，要真正落实下去，且不打折扣。实行关怀激励不仅仅给予系办公室工作人员一定的实惠，更重要的是振奋他们的精神，让他们在繁忙辛苦中身心愉悦地去工作。

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