浅谈电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用

文/河北省秦皇岛市山海关区就业服务局 夏丹

浅谈电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用

文/河北省秦皇岛市山海关区就业服务局 夏丹

本文介绍了电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用，促进社保档案管理现代化。

电子档案；条形码技术；社保档案管理

目前，我国档案管理中存在很多问题，纸质版的档案保存起来有很大的难度，还需要占用很大的储存空间，甚至经常会出现档案丢失的现象，这对于个人和社会都是一个很大的损失，为了更好地保管档案，国家必须加强对于档案管理工作的管理，并且不断更新和完善社保档案管理的手段，这样才能更好地为人民服务。

一、电子档案和条形码技术的应用

（一）社保档案管理。社保档案的建立和保管流程是首先收集个人的相关信息，确定信息无误以后，会使用打印机打出相对应的条形码，然后把条形码贴在相对应的个人档案上，档案管理的工作人员再把条形码扫描成为电子档案，就完成了社保档案的管理工作。条形码是唯一的，也就是说一个条形码只能对应一份档案，不会出现重复的现象，这样就方便了社保档案的管理和查找。

（二）档案备份。正是因为如今社保业务量比较大，条形码才得到广泛的应用，条形码不仅可以保管社保档案，也可以为社保档案进行备份，这样就能够避免出现档案丢失的现象。档案备份可以方便档案的使用，避免出现因为外借档案遗失，就彻底丢失档案的可能性。

二、电子档案和条形码技术

（一）提高工作效率。社保档案管理从传统的纸质版到电子版，大大提高了档案管理的工作效率。条形码在档案管理中的使用，形成电子社保档案，可以更方便社保人员查询和使用，通过扫描条形码可以准确地确定社保档案的储存位置，节省了很多查找的时间。使用条形码就可以对社保档案进行管理，与传统的纸质版档案管理工作相比，大大降低了档案管理的成本，节省了很多人力物力。通过扫描条形码形成电子档案，可以实现全国联网，无论在任何地区都可以查询到需要的社保档案，这样就实现了社保档案的共享，查询和使用都会更加方便。

（二）确保档案安全。在传统的手工记录的档案中，很容易出现档案错误和保管不当导致档案丢失的现象。使用条形码形成电子社保档案，可以让社保档案工作人员随时掌握档案的情况，对于外借的档案也可以起到监督的作用，这样就提高了档案管理的安全性。纸质版的社保档案管理需要占用很大的储存空间，查找起来也比较耗时，很多纸张因为年份太久会出现变质的现象，这样档案就会破损，没办法保证档案的安全性，条形码电子档案完全不存在这个问题。

（三）工作流程规范化。条形码技术在社保档案管理中的应用可以让社保档案管理工作更加有条不紊，也更加规范化。使用条形码进行管理有一套比较简便的保管和查询流程，这样就使档案管理工作形成一个科学的工作流程，不会因为工作混乱浪费时间。

三、电子档案和条形码技术的应用中需要注意的问题

（一）提高工作人员素质。我国条形码社保档案管理实行的时间并不长，很多工作人员对于条形码档案管理的工作流程还不是很熟悉。目前，很多条形码社保档案管理的工作人员都是传统社保档案管理的工作人员，这些工作人员已经习惯了进行手工记录档案，对于条形码技术了解的不多。因此，对于条形码社保档案管理的工作人员应该加强技术和岗位培训，让工作人员更加熟悉条形码档案管理的工作流程，只有提高工作人员的素质，才能提高社保档案管理的工作效率。如果社保档案管理工作人员对于工作流程不熟悉或者不熟练，就没办法提高社保档案管理的工作效率，甚至会出现错误。

（二）加强网络防盗措施。档案对于每个人都是至关重要的，如果出现社保档案被盗的现象，那后果是很严重的，虽然条形码档案管理的使用可以提升社保档案管理的安全性。但是，条形码档案管理毕竟是需要使用计算机进行社保档案的管理，这就避免不了会有不法分子想通过非法手段窃取计算机内的档案信息。因此，对于这一情况，档案管理部门应该加强防盗措施，避免出现社保档案遗失的情况。

（三）完善相关法律法规。社保档案管理需要国家制定相应的法律法规进行管理，让档案管理工作有法可依。社会管理工作只有在国家的大力支持下，才可以有条不紊地进行。

四、结语

社保档案管理是国家社会管理工作中很关键的一项，我国社保档案管理已经从纸质版的档案管理改变成为条形码电子档案管理，不仅可以节省很多人力物力，也可以大大提高档案管理的工作效率。但是，在档案管理中还需要注意一些问题，首先就是要不断提升工作人员的素质，跟上时代的步伐。其次就是要完善相关的法律法规，社保档案管理只有国家做后盾，才能更顺利地进行。在条形码档案管理工作中一定要注意细节问题，避免出现档案录入错误。

[1]邱联鹏. 非结构化数据在社保行业中的应用研究[D].电子科技大学,2010.

[2]王怡. 我国社会保险档案管理法律问题研究[D].西南大学,2011.

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