OA系统中文件处理流程与档案管理流程的统一设计

文/广东省肇庆市第一人民医院 顾惠芳

OA系统中文件处理流程与档案管理流程的统一设计

文/广东省肇庆市第一人民医院 顾惠芳

本文主要分析办公业务的现状，针对OA系统中文件的处理流程以及档案管理的流程进行了探讨，以期找到其中的统一设计原则和方法。

OA；文件处理；档案管理；流程；设计

OA系统是将办公业务通过计算机进行信息管理，它的内容涵盖文件、会议和档案等相关管理流程。但OA系统也存在一些问题，包括档案的管理流程不完善问题，还有电子文件无人管理的问题。本文主要分析办公业务的本质，针对OA系统中文件的处理流程以及档案管理的流程进行了探讨，以期找到其中的统一设计原则和方法。

一、办公业务的实质及现状

（一）办公业务的实质。办公业务主要是控制流程性的业务信息。在传统的办公系统中，办公信息主要是通过纸笔来进行，最终会变成纸质或声像的文件或者档案，通过这种形式反映办公业务的相关信息。现今网络环境下，大部分的办公信息主要是通过计算机平台进行控制和传递的，在这个过程中，不但会产生大量的电子文件，也同样会产生纸质的文件，这些文件记载的历史信息，再转化为档案。

（二）办公业务的现状。目前，办公信息中的文件管理依旧沿用着传统的流程，而且也缺乏档案管理，这也使得部分单位的档案与文书部门在工作上不能很好地衔接，甚至出现问题。当前，大部分的软件公司在开发中，一般将OA系统及档案管理系统单独开发，能实现两者统一的OA系统并不多见。这在一定程度上给档案管理和OA系统的发展带来了困难。部分单位的电子文件缺少归档，而且并未意识到电子文件的重要性，这使得电子文件处于无人管理的状态，只能自生自灭。人们对电子文件的意义和功用并没有充分的认识，更不会引起重视。大部分应用办公自动化的单位，缺少对电子文件做归档和整理的工作，而只是单纯地将其存储到硬盘内。长此以往，电子文件虽然不会丢失，但经过日积月累，电子文件数目繁多，会给电子文件的查找工作带来较大麻烦。一些单位在实现办公自动化的同时，也实现了工作效率的提升。但这个过程中也出现了“双套制”的问题，所谓“双套制”，就是指对同一内容进行了纸质和电子版文件的同时保存。一些单位部门之间利用网络传递文件，并承办文件，但在办理完电子版文件之后，往往又会使用纸质的文件进行归档保存。这也使得同一内容的文件，通过两种文件载体进行保存，不仅浪费了人力、物力和财力，也影响了档案管理和电子文件的发展。而且通过打印电子文件形成的纸质文件，它所起到的凭证作用也会随之消失，因为在整个文件的办理中，会对文件的底稿进行相应的修改，这个修改痕迹的缺失，将无法了解文件的历史原貌，失去了凭证的作用。OA系统和档案管理系统各自独立运行，相互之间不兼容，增加了电子文件归档的难度。据了解，一些单位应用的OA系统一般是由上级单位设计的软件，而其使用的档案管理系统也多为现代化的档案管理软件。而往往因为两个系统的设计单位不同，使得数据转换比较困难，更不能实现电子文件归档。

上述问题如果得不到解决，那么将直接影响办公自动化的发展，而电子文件也会遭受巨大的损失。现阶段已经迈入电子时代，但对文件的管理意识，人们并没有跟上时代的步伐，还停留在对纸质文件的管理意识上，其根本原因就在于人们已经习惯管理纸质文件，对其依赖性较大。而且在管理中，只要避免天灾人祸，并符合相关的管理要求，就可对其长期保存。但是电子文件与之不同，它在使用某种技术和设备进行信息存储后，不能脱离该种技术和设备。电子档案的保存时间取决于其内容，而其保存期限则受载体的寿命决定，其中使用的技术相对复杂，也是影响人们进行电子文件管理的原因。为了更好地进行电子文件的管理，人们就要统一设计OA系统中文件和档案的管理流程。

二、统一设计的方法和原则

（一）文件生命周期理论。该理论是指一个文件从产生到变为档案的过程，把这个过程看作一个文件的生命周期，这也表现了一体化的思想。文件在各个生命周期中有不同的表现形式，文书和档案就是其表现形式中的两种，但实质都是办公信息。文件的生命周期理论可充分利用在文件和档案的统一管理中，从而使OA系统内的文件和档案管理流程实现重新组合设计，促进各个办公信息间的内容衔接，达到科学管理办公信息的效果。

（二）统一规划和设计流程。许多单位的OA系统经常出现接口和子系统，很少能形成完整的OA系统，应用的OA系统往往缺乏整体感。如果能把文件和档案管理的整个流程统一设计到一个OA系统中，实现系统的统一设计，减少两系统的单独使用，将会促进档案工作效率的提升，最终达到数据库共享的效果。要将文件和档案管理的整个流程统一设计到一个OA系统中，这会促进档案工作效率的提升，并达到数据库资源共享。

（三）做好文件与档案管理的定位。大部分单位强调OA系统设计中文件的重要性，而并未重视档案的作用，这也导致许多OA系统的文件管理流程比较完善，而档案管理流程却相对缺失。不难看出，在系统设计中要重视文件和档案管理流程位置的问题，这直接影响最终系统中,能否实现信息共享。因此，在进行OA系统设计时，要重点设计档案管理数据库，增强系统对数据信息流的处理功能。

[1]王平.OA系统中档案管理子系统设计[J].兰台世界, 2014(S2).

[2]周迪.北京市档案馆综合档案管理系统设计与实现[D].北京工业大学,2012.

[3]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案,2011(04).