我国公共卫生事件档案的管理与利用浅议

文/山东省菏泽市第三人民医院 韩光春

我国公共卫生事件档案的管理与利用浅议

文/山东省菏泽市第三人民医院 韩光春

本文详细分析了公共卫生事件管理的意义、不足，并针对不足之处提出了部分建议，对公共卫生事件档案管理的研究和发展有很好的借鉴意义。

公共卫生事件；档案管理；学科研究

一、公共卫生事件档案管理与利用的意义

近年来，随着经济的迅速发展，不可避免地也带来了环境的污染，随之出现了很多人为或是无意中形成的突发公共卫生事件。公共卫生事件的频发对我国的经济发展、社会稳定都带来了不利影响，因此我们需要对公共卫生事件的档案进行系统的管理与利用，反思过去事件的危害性，避免类似事件再次发生。而我国公共卫生事件档案的管理很长时间以来没有系统化、规范化，相应的管理方法和理论研究也没有经过相关专家和人员的细致探讨。公共卫生事件档案的应用价值体现在以下几个方面：

（一）公共卫生事件档案系统化管理，能够帮助相关系统部门人员对发生过的事件进行详细地分析、研究。在对历史事件的成因、过程、结果仔细探究后，才能发现其中的联系性、独特性、规律性的结果，而这些结果对于我们在将来的事件预防、及时应对处理突发事件、事件的妥善善后安排以及进一步的归档研究等工作有很好的借鉴意义。

（二）为各级政府部门提供卫生政策的咨询决策依据。

在每次的相应事件发生之后，都会有相关部门和相关人员对各次事件进行文字、录音以及影像的相关内容进行保存，这些资料都是伴随着事件的一步步进展逐渐累积形成的，具有很高的真实性和即时性，能够真实地还原事件发展的全部过程。而对这些事件过程进行分析可以得出政府部门的相关政策决策的不足与漏洞，并且根据相关结论对相关事件的应对办法、处理决策等进行补充和校正，提供科学依据，为社会健康提供服务。

（三）以史为鉴，开展教育活动。随着突发的公共卫生事件的频频出现，不只是政府部门逐渐开始对此类事件着手研究和处理，人民群众也逐渐对此类事件开始重视，但是群众没有机会获得大量且详细的事件资料，很难对事件全貌进行全面认识。因此相关的卫生部门以及教育部门可以利用搜集整理的档案制作教育资料，对公众的公共卫生事件防范工作进行宣传和教育，有效提高公众的科学防范意识，加强民众应对突发公共卫生事件的应对能力。

二、我国公共卫生事件档案管理存在的问题

由于我国对突发性公共卫生事件的管理在较长时间内进展缓慢，相关的理论和实践基础非常薄弱，管理基础很差，因此其中还存在着大量问题亟待解决。

（一）公共卫生事件相关的资料分散，缺乏统一的管理和归档机制。很多突发性公共事件是突发性的，并且会在长时间和大面积范围内造成持续破坏性，卫生、医疗、工商、教育、政府等多个部门往往会牵扯其内，再加上新闻媒体部门往往随着事件进展做出很多片面性报道，导致各个部门内的相关资料难以汇总和整合，而新闻报道缺乏统一的管理机制，往往会带动事件的发展趋势。例如当年轰动一时的三鹿奶粉事件，由于其销售范围很大以及在事件发生前有很好的销售基础，因此花费长时间才将事件产生的影响消除，而其中很长的过程又牵涉到多个部门的处理和应对以及相关资料的整理保存，其中有政府部门针对本次事件制定的相关临时性政策，工商部门对市面上仍然留存的产品以及原厂家内的销售、生产部门的查处，公安部门对涉案的相关人员的处理，医院和卫生部门对病患人员的治疗病案记录，新闻媒体对事件的追踪报道等，这些过程都形成了大量的纸质和影像资料，但是由于缺少相关的管理机制，各个部门各自为战，即使在事件处理过程中有过相互配合，但是其中涉及的资料、档案等很难融合整理，并对其进行统一管理。这样的情况不仅在非典事件这种全国性的公共卫生事件中有所发生，甚至在朔州假酒中毒事件这种地方性的突发性公共卫生事件中也普遍存在。

（二）公共卫生事件档案存储与管理意识淡薄。由于公共卫生事件往往产生突然、危害性极大，因此在事件发生后，相关的政府部门和卫生部门的精力都集中在救治以及善后处理方面的工作，很难再有更多精力放在资料整理的工作中，而且由于其没有经过系统培训，也不属于档案处理方面的专业工作人员，既没有归档管理的意识，也没有档案处理的专业能力。往往在事件处理解决后，有关部门想制定事件档案，但是由于第一手的资料没有及时形成，很多细节部分已经难以还原，造成很多的宝贵经验和资料流失。在早期的公共卫生事件当中，政府将主要精力放在人员救治，善后处理中，很多细节部分的处理仅是凭借经验，既没有查阅类似事件资料的意识，也没有将本次事件的不同处理意见和处理办法归档保存的意识，不仅在事件处理过程中容易造成混乱与错误结果，更没有将相应的正确经验存留以供将来查询。公共卫生事件档案资料丢失的原因，往往是涉及多个部门，甚至是多个地方，没有统一的机构对档案管理负责和处理，很多情况下也与处理事件的相关责任人的主观态度相关。

（三）没有相关的管理机构和管理人员，缺乏统一的管理机制。目前我国没有相关部门专门对公共卫生事件的档案管理

负责，而且缺少相关的专业工作人员，即使在事件的处理阶段有大量资料应用，但是缺乏规范的归档制度，仍然会使大量资料在一次性的使用之后被丢弃。公共卫生事件常常涉及大量的人员和事务等，包括相关政策法规、流行病学调查、疫情信息、预防诊治措施、病例病案等均需要分类编目与归档处理，但是人员不足、设备陈旧等问题是工作展开的巨大障碍。

三、我国公共卫生事件档案管理与利用的建议

（一）加强公共卫生事件档案的制度规范建设。公共卫生事件由于其频发性、破坏性，因此我国需要对其档案的管理和应用建立起规范的法律法规制度和机构人员的分配管理制度。一是要建立健全公共卫生事件档案管理制度。设立专门机构负责收集、管理、保管和调用档案，各个细节工作设置专门的工作人员进行。相关的工作人员在上岗前要进行专业知识培训，使其既要充分认识到档案管理工作的重要意义，又要具有档案管理的专业技能，保证工作的正确顺利进行。政府和相关的机构应该及时制定和修改公共卫生事件档案管理的法律法规，对相关部门和人员进行约束，保证档案管理工作的准确性。二是要制定公共卫生事件分类编目的规范细则。突发公共卫生事件的产生、影响、处理和善后等工作是有其自身的特殊性质的，发展和处理的办法也是需要不同处置的，因此其档案的管理方法不能完全按照一般的档案管理、分类、编号方法进行，更加不能生搬硬套其他领域诸如地质灾害等事件的档案管理办法，要充分按照突发性公共卫生安全事件的发展规律，反映其客观真实的全过程，按照每个事件的具体性质、造成的影响、处理的妥善程度等分别设立专题档案。如食品药品卫生与安全类别、传染疾病类别、职业卫生与环境卫生类别，按照上述的分类标准进行专题形式的分类、编号、归档和保存，建立突发公共卫生事件专题信息资源库。三是制定公共卫生事件档案收集与管理的规范，规范要明确在各种事件中需要收集的资料的详细范围，如政府临时制定的政策法规，紧急处理时的应急预案，各个相关部门组织协调的过程中的材料，现场处置的视频影像、照片等现场资料，病情、疫情报告和实时监测数据的资料，病原体监测报告，医学、工程等方面的技术方案和实施解决情况，事件中突发的个体特例情况，相关人员的健康教育等都是属于归档保存范围的。除了这些正式的资料以外，相关的新闻报道、个人拍摄的影音资料和部分证物实物等在允许的情况下也要归档处理，既是保证档案的完整性，也是为将来的复查、核实和调用提供实物性的资料。四是要明确公共卫生事件档案管理的机构与个人的准确职责。档案管理机构可安排下属各级卫生行政部门负责档案的收集管理。建议把公共卫生事件的档案收集工作纳入各级疾病预防控制中心的工作职责，指定有关机构进行专门的档案收集管理，事件结束后上报卫生行政部门归档，并由卫生行政部门对其进行工作监督和结果检验等工作。而人员则要经过专业培训，具备专业的处理能力，同时各级部门要保障管理经费。

（二）重视公共卫生事件档案的信息化建设。随着信息化时代的到来，计算机、互联网技术已经在各个领域内广泛被使用，为我们的工作和生活带来了巨大的便捷，因此在公共卫生事件档案的管理中，也应该应用计算机技术和互联网技术，提高档案管理和查用的服务水平。大部分的事件处理资料均为纸质资料，但是纸质资料不仅会占用很大的空间，而且不利于长时间的保存，没有可复制性，一旦发生损毁则不能复原，因此在纸质资料的收集和归档过程中，要将其进行电子备份，将其扫描录入计算机中形成电子文档，这样一旦纸质资料被损坏，仍有电子资料可以被查阅调用，并且资料被存入硬盘或是光盘等介质中空间可以大大节省。组织机构部门中要搭建专门的公共卫生事件服务信息平台，突发公共卫生事件网络直报系统，网络在线公共卫生事件的电子化资源库等数据库平台，建设公共卫生事件档案目录分类及查询的信息系统，在信息平台中设计相关的教育知识文章、视频等，为广大人民群众查询、了解、接收健康教育等工作服务。

（三）加强公共卫生事件档案的研究与利用。公共卫生事件的频发，与我们对公共卫生事件档案的利用率低有很大关系。卫生管理部门要有专门人员对过往的公共卫生事件档案进行研究，并根据研究的结果对公共卫生事件做好预防工作，在类似事件出现萌芽时及时遏止。对于公共卫生事件的档案案件进行专业性的分析研究，如防治措施、应急预案、疫情状况、流行病学调查、科学研究等进行研究，分析疫情的联系规律，做好事件的预测预警工作。二是为制定公共卫生政策提供科学依据，我国目前相关专业的理论知识仍然相当匮乏，还没有形成系统的理论知识体系，而这些档案资料就是第一手的知识资料，学者可以根据这些资料进行分析研究，同时也是卫生部门制定卫生政策、疾病防治措施、政府的科学决策的重要依据。三是利用相关资料推进国际合作与项目研究。通过公共卫生档案资料与调查，有相关的重要资料和事实，才能够申报实施国际合作项目，既能为我们后期的救治善后工作提供更充足的资金，同时可以利用国外相关专业工作者的专业知识和丰富经验为我国的学者提供更好的学习机会。四是保存大量的卫生史志资源。作为卫生史志的一部分，公共卫生事件档案是非常珍贵的历史资料，具有重要的保留价值。例如类似非典事件的全国性甚至是全球性的公共卫生事件，其在短时间内发生并消亡的特性是非常独特的，纵观人类历史也是寥寥可数的重大事件，其档案资料是不可多得的重要文献资料。

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