浅谈如何做好企业档案管理工作

文/中核建中核燃料元件有限公司 朱艳均

浅谈如何做好企业档案管理工作

文/中核建中核燃料元件有限公司 朱艳均

本文结合实际经验，对纸质档案管理工作中存在的问题进行了深入细致的探讨，认为只有加强档案制度建设，充分提高员工的档案保护意识，从理论到实践提高档案人员业务素质，采取各种手段，才能最大限度地保护珍贵的纸质档案，延长其使用寿命。

档案；管理；工作

我公司在过去50年的发展过程中，产生了相当数量有价值的档案。这些档案资料是公司历史的真实、全面的反映，是公司规范管理的基础，是我们积累和传播知识的重要载体，是我们国家核电发展历史记忆的一部分，同时，是开展企业文化建设的重要素材，特别是对于企业建立现代企业文化有不可替代的作用。在公司最近组织进行的档案清理工作中，发现已经归档的档案有些出现字迹模糊不清、无法阅读；有些被水浸泡后已霉变、朽蚀；有些装具破损；有些被虫蛀或被老鼠咬成洞等。根据《中华人民共和国档案法》赋予企业主体的责任和义务，同时，为了更好地发挥档案的重要作用，有必要认真分析，全面查找公司档案管理过程中存在的问题，找出产生问题的根源，提出有针对性地改善档案管理的意见和建议，制定并落实切实有效的措施，提升公司档案管理工作。

一、出现这些问题主要是以下几方面的原因

（一）对档案管理工作的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导，对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是档案保管工作，只要将档案守好看好，不丢失、不泄密，能应付查档就很好了。基层单位的档案管理通常由工资员或其他人员兼职，并没有专业人员负责。配备有资料员的基层单位也只是负责收、发资料，他们缺乏专业的档案管理知识，对档案管理工作的程序、分类和意义了解不够，导致基层单位对档案管理工作的认识主要停留在基本的档案信息收集、整理、保管等，有的还存在分类混乱、归档材料不够完整、准确等情况，更不可能想到以后档案资源的综合利用。

（二）基础设施相对落后。由于历史的原因，原档案室保管的档案在未入馆前，有的部门未及时将收集好的档案移交档案专业管理部门，将档案长期堆放在地下室或仓库库房等潮湿、阴暗的地方，或与其他物品一起堆放等；有的因资金困难、条件有限，房屋漏水，造成档案被雨水浸泡，导致档案生虫、长霉、朽蚀等；入馆后档案馆的基础设施不完善，条件比较简陋，库房内空气湿度、温度等无法达到档案保管的标准，也加速了纸张的老化、脆化、损坏。

（三）档案工作人员对档案的保护意识淡薄。档案工作人员大都知道档案收集、整编完毕后就应归档、入库，但缺乏相应的制度要求，档案管理人员在入库前必须对纸质档案进行除尘、除虫等工作。同时在清扫库房，搬移、调阅档案的过程中稍有不慎，也会损坏纸张，降低档案的实际保存年限。

（四） 档案利用者保护意识淡薄。有些档案利用者借出档案后不注意保护，翻阅纸质档案时不管桌面上有没有灰尘，双手干不干净，造成档案纸张受到损害，也很容易生虫。还有个别档案利用者认为，只要需要就必须提供，想借多久就借多久，想怎样用就怎样用，借出档案后不注意保护，对档案进行折页、划记号等造成档案的损坏。利用过程中，档案频繁出入库，库内库外环境不断变化以及档案被反复翻阅，造成纸张的损坏也是不可避免的。档案利用者疏忽大意以及缺乏相应的档案保管科学知识等，导致在使用中造成档案丢失或将加速档案的老化。因此，如何做好纸质档案的保护工作是一项十分重要而又紧迫的任务。

二、做好企业档案管理工作的具体措施

（一）提高认识，强化档案管理意识。提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制，提高和增强全员对档案工作重要性的认识，是做好档案工作的基本前提。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入学习和宣传档案法律知识，使领导和全体人员都认识到档案工作的重要性，树立和增强档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的短期行为。扎扎实实地做好企业档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》及相关标准要求，规范各类档案的收集、整理、归档等，做档案工作要做到有章可循，有法可依。提高各级领导的档案管理意识，重视和支持档案工作，让员工在工作中接受档案，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好档案工作的自觉性。加强档案工作的组织领导，将企业全部档案集中统一管理，营造上下都重视档案工作，自觉做好档案管理的良好氛围。在各部门选拔素质较高的人员为资料管理员或兼职资料员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖整个企业的档案管理机制。

（二）配置合理、完善的基础设施。公司近年来高度重视档案实体存放环境和安全等问题,于2012年启动了新档案馆的设计和建设工作，于2014年10月建成并交付使用。新库房配有办公室、整理间、查阅室、库房等，新档案馆的建设极大改善了办公环境。其中库房11间，面积1000m2，配备了档案密集架、密集型底图柜及防磁柜，配备了恒温恒湿机，解决了原库房不满足防潮、防光、防尘、防污染等不利于档案存储条件的问题。同时根据在对前期接收进馆的8万余卷、册的档案整理的基础

上，对纸张破损、脆化的档案采取加固、修补、裱糊的方式延长档案寿命；对标识不清、装具不符合要求的档案补充标识；对损坏、发霉变质的装具进行重新更换；对生虫、霉变的档案采取除虫、除霉、消毒等，将污染源隔绝在库房外，有效地保护档案。

（三）建立健全档案管理制度。“无规矩不成方圆”，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。要考虑单位自身因素、组织机构的设置、管理体制、档案材料的形成规律，建立一个管理网络体系，依据《档案法》有关规定，按照《企业档案管理标准》的要求，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善。同时对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求执行，对归档范围、保存期限，对保密文件的收发、存档、销毁等要作出明确规定，以确保档案的安全。加大档案管理规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核。档案工作的成效要与档案人员的待遇挂钩，增强档案人员的责任心、责任感，为做好档案工作打下坚实的基础。档案管理人员要明确档案管理范围和管理方法, 严格执行档案管理制度，做到管理工作制度化,使企业档案工作逐步走上科学化、制度化、标准化的轨道。在档案管理中，随着档案数量的剧增，传统的工作方式已难以满足人们对档案工作的各种需求，这就要求我们必须及时更新档案管理手段，借助扫描仪、计算机等设备，对纸质档案电子化，尤其是将重要的、易损坏的纸质档案电子化，不但利于保护档案，也能够显著提高档案管理效率。

（四）强化教育,提高档案管理人员素质。要想做好档案管理工作,对档案管理人员的素质也有一定的要求。档案管理人员的业务素质和工作能力，直接影响档案管理的质量，档案管理人员不仅要掌握档案管理的基础知识，还要爱岗敬业，认真做好本职工作。提高档案人员的业务水平，是提高档案工作水平的重要保证。为使档案人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的业务培训班。二是要派档案人员到档案管理先进单位观摩学习，特别是要学习计算机及其相关知识，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能。三是加强对档案人员的继续教育，尽快培养一批既掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，同时鼓励档案人员自学，使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平，以适应工作需要。同时档案管理人员要不断地学习档案管理的先进理念以及方法，要相互交流以及总结经验，有利于提高档案管理团队的工作能力。

（五）重新鉴别，做好编制索引工作。认真清理各部门的、未经整理的档案，按照《文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合企业实际情况，对这类档案进行再次鉴定和甄别，剔除内容重复和显然没有保存价值的文件，进行重新整理组卷。同时在档案日常管理中，为减少档案在流通环节中引起的人为损坏，接收档案后，要及时进行登记、分类、立卷，及时编制检索工具。档案管理者用索引去查找所需档案，尽可能减少存放秩序上的混乱，减少在架上盲目翻阅查找而带来的档案损坏。

（六）加强流通与借阅工作中的管理。为了做好档案保管工作，要定期检查档案保管情况。对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或进行其他技术处理，对珍贵的档案，流通中应使用复制件，尽量避免原件的流通，对容易破碎的档案要限制复制，或只用于借阅；档案保管人员在调阅、搬运档案资料时要轻拿轻放、严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案机械磨损；区分档案形体持点，做好上架整理和上架工作，档案上架时不应塞得太满，以减少上架和下架时对卷皮和案卷脊背的损坏；做好档案收进、移出、利用等日常登记、统计工作，掌握档案的流出和变化情况。

总之，档案管理工作是一项系统、复杂的工程，只有领导重视、制度完善、人员配置到位、场所规划科学，才能使档案管理工作更上一台阶。

[1] 唐明瑶,刘益芝.档案管理.科学出版社,2013年.

[2] 李雪.对强化企业档案管理工作的几点思考.兰台内外, 2012（5）.

[3] 于殿军.谈档案利用过程中的保护措施.兰台内外,2013（4）.