新时期提高高校二级学院办公室管理工作效能的探索

文/浙江农林大学园林学院 曹嵘

新时期提高高校二级学院办公室管理工作效能的探索

文/浙江农林大学园林学院 曹嵘

二级学院办公室作为高校的基层管理机构，工作内容、工作范围不断扩大，应重视提高二级学院办公室管理工作效能，进而促进高校综合管理能力的提高。

二级学院；办公室管理；工作效能

党的十八大提出“转变工作作风，提高工作效率”，对职能部门的工作水平和服务能力提出了新的要求。高校管理中办公室作为推进学校各项工作顺利进行的职能机构，起着联系上下、协调左右、执行决策的重要作用。二级学院办公室在高校中应属基层办公机构，与教师、学生的联系更多更直接。在高校教育管理改革不断深入时期，办公室管理权限逐渐下移，二级学院办公室的工作任务和服务内容日益增加，逐步成为高校管理的主力军，发挥其重要作用。本文从二级学院办公室的职能、服务思想和服务能力的提高等方面，阐述了如何做好新时期办公室工作，更好地服务师生，推动和促进办公室工作的科学高效。

一、二级学院办公室职员需要具备的能力

二级学院办公室是高校的基层管理机构，一般是在学校总体目标的基础上，按照二级发展目标制定实施工作方案。在高校管理层与二级学院管理层之间构建桥梁，同时在管理层和师生之间建立联系。联系上级部门、兄弟单位和院校，起到上传下达、外传内达、拓展和顺畅信息渠道，贯彻落实中央及上级相关领导部门政策、法规与精神，承办二级学院内部事务，协助管理层组织协调有关事宜。这就要求二级学院办公室职员要有一定的综合素质和服务能力，主要体现在：

（一）执行能力。二级学院办公室职员必须具备落实中央、国家、省、厅等上级政策、法规精神，完成上级管理层交代的任务，准确向师生传达方针政策，按照要求执行有关规定，使文件精神和制度变成现实的能力。一要具备学习文件精神和理解规章制度的能力，能够深入透彻领会文件精神，准确把握办事要求。二要在执行过程中理顺关系，坚持公平、公开、公正的原则，将工作落到实处。三要有时间观念和效率意识，具备第一时间获得信息的能力，及时按照上级的要求落实任务，保质保量地按时完成任务。

（二）协调能力。办公室作为二级学院一个枢纽机构，要提高协调人际关系和工作的能力，善于调研信息、运用资源，协调人力、物力、财力，达到以最佳效果完成工作。做好协调工作既是技术，也是艺术，更是思想意识水平问题。首先，应该具备善于倾听，准确理解，恰当表达的沟通技巧。同时，理顺党群关系、干群关系、群众之间的关系，熟悉各部分工作职能，掌握工作进度，了解工作内容轻重缓急。其次，在协调过程中学会运用双向思维，采用自上而下和自下而上的沟通途径，抓住重点问题，化解工作难点。

（三）创新能力。在高等教育快速发展的时期，高校发展的内外部环境随之变化，二级学院办公室的工作内容不断丰富，广度和深度逐渐扩展，对工作人员的要求也越来越高，新时期、新形势下，工作任务不同，服务对象不同，原有的工作方法、工作思路不一定能够解决问题，办公室职员必须寻找新方法、新思路，学习科学管理理念，善于思维创新。在发挥参谋和助手作用时，能够结合中央及上级和学校发展的政策和目标，寻找切入点，找到突破口，给领导提出科学合理的建议。

（四）解决问题的能力。二级学院办公室是学院行政事务的具体实施者，办公室的工作需要从解决问题的角度思考、落实。办公室职员应该具备综合分析事态、解决问题的能力，特别是突发事件的应对解决能力，能够短时间内掌握问题的结构层次和发生原因，发现解决问题的关键环节，并根据已有条件迅速形成有效的方案和预案。然后，组织协调各部分，使事态朝着预期的目标发展，有效地监督进展，使工作呈现理想的状态，最后妥善解决问题，达到各方满意的目的。

二、提高高校二级学院办公室管理工作效能的思考

新时期、新形势下，师生思想意识发生转变，高校办公室工作内容迅速发展，二级学院办公室作为直接服务师生的窗口，提高高校二级学院办公室管理工作效能，主要从以下方面思考：

（一）强化意识，更新工作理念。1.强化服务意识。高校办公室工作的基本任务就是服务师生及部分对外联络工作。二级学院办公室所承担的每一项工作都具有服务性质，服务水平高低也是衡量工作水平高低的重要指标。二级学院办公室应当以生为本，从教师和学生学习生活的实际需求出发，按照学校推动教学、科研和社会服务发展的要求，为师生和教学科研服务，为行政管理服务，在日常工作中，表现在为人才培养、科学研究和社会合作发挥枢纽的作用，把握办事不推诿，急事急办，特事特办，热情周到，尽心尽力的原则，把提供良好服务作为二级学院办公室基本工作来抓。2.坚持规范意识。为了充分调动二级学院办公室职员的积极性，明确岗位职责，使工作人员真正各尽所长，各尽其能，我们应该有一套合理的制度，实行规范化管理，强调办文、办会、办事的程序，使工作有章可循、依章办事，有条不紊，兼顾公平、公开、公正的原则，实现奖惩分明、优胜劣汰，增强竞争意识。同时，体现制度规范与办事灵活相结合的原则，促进高效率、高质量地完成办公室工作。3.突出创新意识。为了充分发挥二级学院办公室办文、办会、办事的职能，充分发挥二级学院办公室服务师生的职能，我们要多学习、多思考，总结前人的经验和教训，分析问题、考虑问题和解决问题，开拓新思路、新技术、新方法，及时调整和

改变一些办事方法和途径，从多方面、多角度激发灵感，特别是平时注意积累，培养创新意识。4.提高效率意识。提高效率意识与十八大提出的转变工作作风密切相关。作风影响效率，效率反映作风。要提高办公室的工作效率，一方面要切实推动作风转变，即知即行，真抓实干，一抓到底；另一方面要健全工作制度，设计合理工作流程，减少不必要的工作环节，将内容繁杂的工作按照轻重、先后、缓急有序完成，力求在节约资源的情况下提高办事效率。

（二）加强学习，提高工作能力。办公室职员素质的高低直接影响到办公室工作的质量和效率。因此，高校办公室必须培养一支政治强、业务精、作风正、素质高的现代管理队伍，才能适应新时期的高校办公室工作。1.强化政治理论，提高认知水平。通过学习科学理论，深入学习党的十八大之后关于“转变工作作风、密切联系群众”的八项规定，提高理论水平和政策水平，更新知识体系，建立合理的知识结构，结合实际工作内容，按照方针、政策和法规处理事务。通过积极参与实践，不断加强思想修养和党性锻炼，培养工作人员实事求是、公道正派、廉洁奉公，严格按照规章制度办事的能力，在实践中学习和锻炼，提高工作能力。2.完善知识结构，提升业务素质。一是不断充实完善自己的知识结构，提高文化水平和知识修养。既要提高学历层次，奠定文化基础，又要学习高等教育的方针政策。二是提高业务素质，培养工作能力。学习现代管理方法、文秘技能、计算机和网络知识，注重经验的积累，提高综合分析判断能力、组织协调能力以及处理紧急和突发事件的应变能力。

（三）调查研究，发挥参谋作用。调查研究是做好办公室工作的基础，也是提高办公室工作效果的有效途径。1.调查研究要以师生利益为根本出发点。办公室是直接服务师生的窗口，通过这个窗口，我们倾听师生的呼声，深入了解师生需求，收集准确信息，设身处地为师生着想，以满足师生的利益为根本出发点开展工作，为二级学院管理层决策提供帮助。2.以求真务实的态度开展调查研究。通过主动了解师生的真实情况，总结经验、研究问题，让广大师生了解办公室是实实在在的服务机构。本着确实解决问题的态度，用真本领、想真办法、下真功夫，给师生在教学科研、学习生活、家庭困难、社会需求等方面提供实际帮助。3.调查研究要遵循科学的方法和程序。调查研究的方法可以是有安排有组织的座谈会形式，也可以随时随地开展调研，在学习生活中走访了解师生的情况，目的都是获得真实可靠的信息，帮助师生解决困难。调查过程要克服形式主义，做到尽量全面、深入，广泛联系，及时准确传达信息，实事求是反映问题，真真正正解决困难。

（四）建章立制，规范办事流程。高校办公室工作具有一定的周期性、规律性、时效性，制度化和科学化管理是做好办公室管理工作的重要前提，是规范办公室职员行为的准则和依据。行之有效的管理制度是推动办公室工作正常运行，提高工作效率和保证工作质量的有利保障，办公室要建立健全各项规章制度和规范要求，加强制度监督和落实，把制度建设作为一项长期、稳定的工作。办公室制度建设过程中，要做到以下几点：1.建立和完善各种规章制度。根据国家的指导方向，上级单位的规定，制定二级学院的办法。通过制度和标准去规范和约束办公室职员的工作行为和工作内容，使办公室的各项工作做到有章可循、有规可依，减少不必要的办事环节，简化工作流程，改进文风，改进作风，提高工作实效。2.建立完善的工作目标责任制和岗位责任制。明确办公室职员的职责范围，划分每个岗位的权责，实行责任分解，将各项职责落实到责任人，使每个岗位的人都能各负其责，各尽其能，形成一支个人素质高，理解能力强，具有较高职业素养的办公室工作团队，防止工作中因职责不清而出现推诿、撞车现象，高质高效地完成各个岗位的工作任务。3.建立激励机制，落实规章制度。根据职责分配、落实情况，制定考核和奖惩制度，建立制度激励、靠制度管人管事的机制，如：考勤制度、联系制度、奖励制度等,扎扎实实将各项规章制度落到实处，确保办公室工作高效运转。

[1]朱清涛.我国高校办公室职能的拓展与强化[J].江苏高教，2010(3)：57～58.

[2]孙玮、王世龙.高校办公室中枢协调职能运行机制的研究[J].高教论坛，2010(12)：100～102.

[3]李智峰.如何做好新时期高校办公室工作[J].黑龙江教育学院学报,2011(5)：197～198.

[4]纪宝成.树立五种意识做好高校办公室工作[J].秘书工作，2011(9)： 20～21.

[5]顾志勇.加强高校办公室管理的有效途径[J].当代经济，2012(7上)：74～75.

[6]王建尤.高校二级学院办公室行政管理的功能定位及实践[J].湖南科技学院学报2013(6)：145～146.