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新时期提高高校二级学院办公室管理工作效能的探索

2015-11-26浙江农林大学园林学院曹嵘

办公室业务 2015年18期
关键词:办公室学院师生

文/浙江农林大学园林学院 曹嵘

新时期提高高校二级学院办公室管理工作效能的探索

文/浙江农林大学园林学院 曹嵘

二级学院办公室作为高校的基层管理机构,工作内容、工作范围不断扩大,应重视提高二级学院办公室管理工作效能,进而促进高校综合管理能力的提高。

二级学院;办公室管理;工作效能

党的十八大提出“转变工作作风,提高工作效率”,对职能部门的工作水平和服务能力提出了新的要求。高校管理中办公室作为推进学校各项工作顺利进行的职能机构,起着联系上下、协调左右、执行决策的重要作用。二级学院办公室在高校中应属基层办公机构,与教师、学生的联系更多更直接。在高校教育管理改革不断深入时期,办公室管理权限逐渐下移,二级学院办公室的工作任务和服务内容日益增加,逐步成为高校管理的主力军,发挥其重要作用。本文从二级学院办公室的职能、服务思想和服务能力的提高等方面,阐述了如何做好新时期办公室工作,更好地服务师生,推动和促进办公室工作的科学高效。

一、二级学院办公室职员需要具备的能力

二级学院办公室是高校的基层管理机构,一般是在学校总体目标的基础上,按照二级发展目标制定实施工作方案。在高校管理层与二级学院管理层之间构建桥梁,同时在管理层和师生之间建立联系。联系上级部门、兄弟单位和院校,起到上传下达、外传内达、拓展和顺畅信息渠道,贯彻落实中央及上级相关领导部门政策、法规与精神,承办二级学院内部事务,协助管理层组织协调有关事宜。这就要求二级学院办公室职员要有一定的综合素质和服务能力,主要体现在:

(一)执行能力。二级学院办公室职员必须具备落实中央、国家、省、厅等上级政策、法规精神,完成上级管理层交代的任务,准确向师生传达方针政策,按照要求执行有关规定,使文件精神和制度变成现实的能力。一要具备学习文件精神和理解规章制度的能力,能够深入透彻领会文件精神,准确把握办事要求。二要在执行过程中理顺关系,坚持公平、公开、公正的原则,将工作落到实处。三要有时间观念和效率意识,具备第一时间获得信息的能力,及时按照上级的要求落实任务,保质保量地按时完成任务。

(二)协调能力。办公室作为二级学院一个枢纽机构,要提高协调人际关系和工作的能力,善于调研信息、运用资源,协调人力、物力、财力,达到以最佳效果完成工作。做好协调工作既是技术,也是艺术,更是思想意识水平问题。首先,应该具备善于倾听,准确理解,恰当表达的沟通技巧。同时,理顺党群关系、干群关系、群众之间的关系,熟悉各部分工作职能,掌握工作进度,了解工作内容轻重缓急。其次,在协调过程中学会运用双向思维,采用自上而下和自下而上的沟通途径,抓住重点问题,化解工作难点。

(三)创新能力。在高等教育快速发展的时期,高校发展的内外部环境随之变化,二级学院办公室的工作内容不断丰富,广度和深度逐渐扩展,对工作人员的要求也越来越高,新时期、新形势下,工作任务不同,服务对象不同,原有的工作方法、工作思路不一定能够解决问题,办公室职员必须寻找新方法、新思路,学习科学管理理念,善于思维创新。在发挥参谋和助手作用时,能够结合中央及上级和学校发展的政策和目标,寻找切入点,找到突破口,给领导提出科学合理的建议。

(四)解决问题的能力。二级学院办公室是学院行政事务的具体实施者,办公室的工作需要从解决问题的角度思考、落实。办公室职员应该具备综合分析事态、解决问题的能力,特别是突发事件的应对解决能力,能够短时间内掌握问题的结构层次和发生原因,发现解决问题的关键环节,并根据已有条件迅速形成有效的方案和预案。然后,组织协调各部分,使事态朝着预期的目标发展,有效地监督进展,使工作呈现理想的状态,最后妥善解决问题,达到各方满意的目的。

二、提高高校二级学院办公室管理工作效能的思考

新时期、新形势下,师生思想意识发生转变,高校办公室工作内容迅速发展,二级学院办公室作为直接服务师生的窗口,提高高校二级学院办公室管理工作效能,主要从以下方面思考:

(一)强化意识,更新工作理念。1.强化服务意识。高校办公室工作的基本任务就是服务师生及部分对外联络工作。二级学院办公室所承担的每一项工作都具有服务性质,服务水平高低也是衡量工作水平高低的重要指标。二级学院办公室应当以生为本,从教师和学生学习生活的实际需求出发,按照学校推动教学、科研和社会服务发展的要求,为师生和教学科研服务,为行政管理服务,在日常工作中,表现在为人才培养、科学研究和社会合作发挥枢纽的作用,把握办事不推诿,急事急办,特事特办,热情周到,尽心尽力的原则,把提供良好服务作为二级学院办公室基本工作来抓。2.坚持规范意识。为了充分调动二级学院办公室职员的积极性,明确岗位职责,使工作人员真正各尽所长,各尽其能,我们应该有一套合理的制度,实行规范化管理,强调办文、办会、办事的程序,使工作有章可循、依章办事,有条不紊,兼顾公平、公开、公正的原则,实现奖惩分明、优胜劣汰,增强竞争意识。同时,体现制度规范与办事灵活相结合的原则,促进高效率、高质量地完成办公室工作。3.突出创新意识。为了充分发挥二级学院办公室办文、办会、办事的职能,充分发挥二级学院办公室服务师生的职能,我们要多学习、多思考,总结前人的经验和教训,分析问题、考虑问题和解决问题,开拓新思路、新技术、新方法,及时调整和

改变一些办事方法和途径,从多方面、多角度激发灵感,特别是平时注意积累,培养创新意识。4.提高效率意识。提高效率意识与十八大提出的转变工作作风密切相关。作风影响效率,效率反映作风。要提高办公室的工作效率,一方面要切实推动作风转变,即知即行,真抓实干,一抓到底;另一方面要健全工作制度,设计合理工作流程,减少不必要的工作环节,将内容繁杂的工作按照轻重、先后、缓急有序完成,力求在节约资源的情况下提高办事效率。

(二)加强学习,提高工作能力。办公室职员素质的高低直接影响到办公室工作的质量和效率。因此,高校办公室必须培养一支政治强、业务精、作风正、素质高的现代管理队伍,才能适应新时期的高校办公室工作。1.强化政治理论,提高认知水平。通过学习科学理论,深入学习党的十八大之后关于“转变工作作风、密切联系群众”的八项规定,提高理论水平和政策水平,更新知识体系,建立合理的知识结构,结合实际工作内容,按照方针、政策和法规处理事务。通过积极参与实践,不断加强思想修养和党性锻炼,培养工作人员实事求是、公道正派、廉洁奉公,严格按照规章制度办事的能力,在实践中学习和锻炼,提高工作能力。2.完善知识结构,提升业务素质。一是不断充实完善自己的知识结构,提高文化水平和知识修养。既要提高学历层次,奠定文化基础,又要学习高等教育的方针政策。二是提高业务素质,培养工作能力。学习现代管理方法、文秘技能、计算机和网络知识,注重经验的积累,提高综合分析判断能力、组织协调能力以及处理紧急和突发事件的应变能力。

(三)调查研究,发挥参谋作用。调查研究是做好办公室工作的基础,也是提高办公室工作效果的有效途径。1.调查研究要以师生利益为根本出发点。办公室是直接服务师生的窗口,通过这个窗口,我们倾听师生的呼声,深入了解师生需求,收集准确信息,设身处地为师生着想,以满足师生的利益为根本出发点开展工作,为二级学院管理层决策提供帮助。2.以求真务实的态度开展调查研究。通过主动了解师生的真实情况,总结经验、研究问题,让广大师生了解办公室是实实在在的服务机构。本着确实解决问题的态度,用真本领、想真办法、下真功夫,给师生在教学科研、学习生活、家庭困难、社会需求等方面提供实际帮助。3.调查研究要遵循科学的方法和程序。调查研究的方法可以是有安排有组织的座谈会形式,也可以随时随地开展调研,在学习生活中走访了解师生的情况,目的都是获得真实可靠的信息,帮助师生解决困难。调查过程要克服形式主义,做到尽量全面、深入,广泛联系,及时准确传达信息,实事求是反映问题,真真正正解决困难。

(四)建章立制,规范办事流程。高校办公室工作具有一定的周期性、规律性、时效性,制度化和科学化管理是做好办公室管理工作的重要前提,是规范办公室职员行为的准则和依据。行之有效的管理制度是推动办公室工作正常运行,提高工作效率和保证工作质量的有利保障,办公室要建立健全各项规章制度和规范要求,加强制度监督和落实,把制度建设作为一项长期、稳定的工作。办公室制度建设过程中,要做到以下几点:1.建立和完善各种规章制度。根据国家的指导方向,上级单位的规定,制定二级学院的办法。通过制度和标准去规范和约束办公室职员的工作行为和工作内容,使办公室的各项工作做到有章可循、有规可依,减少不必要的办事环节,简化工作流程,改进文风,改进作风,提高工作实效。2.建立完善的工作目标责任制和岗位责任制。明确办公室职员的职责范围,划分每个岗位的权责,实行责任分解,将各项职责落实到责任人,使每个岗位的人都能各负其责,各尽其能,形成一支个人素质高,理解能力强,具有较高职业素养的办公室工作团队,防止工作中因职责不清而出现推诿、撞车现象,高质高效地完成各个岗位的工作任务。3.建立激励机制,落实规章制度。根据职责分配、落实情况,制定考核和奖惩制度,建立制度激励、靠制度管人管事的机制,如:考勤制度、联系制度、奖励制度等,扎扎实实将各项规章制度落到实处,确保办公室工作高效运转。

[1]朱清涛.我国高校办公室职能的拓展与强化[J].江苏高教,2010(3):57~58.

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