医院纸质档案的数字化鉴选与加工

文/浙江省诸暨市人民医院 徐叶黎；浙江省诸暨市职教中心 钟秀梅

医院纸质档案的数字化鉴选与加工

文/浙江省诸暨市人民医院 徐叶黎；浙江省诸暨市职教中心 钟秀梅

本文论述了医院纸质档案的数字化鉴选与加工工作。包括明确数字化鉴选的原则；确定数字化鉴选的步骤。

医院；纸质档案；数字化

医院档案是医院开展临床工作和进行科研活动时形成的具有较高保存价值的材料，反映了医院的医疗水平、科研状况等，是评估医院工作能力的重要依据。当前，医院室藏档案基本上以纸质为载体，且数量庞大。随着社会对医院档案的利用需求持续增长，纸质档案在提供利用的过程中极易被磨损，档案的安全性面临严重威胁；加之传统的纸质档案管理的方式方法已经无法满足现阶段的档案利用需求，因此开展医院档案数字化迫在眉睫。由于开展档案数字化工作需要投入大量的人力和物力，因此不加选择地全部加以数字化是不现实的，也是不必要的。所以在开展数字化工作之前，必须进行档案数字化鉴选，确定哪些档案需要数字化、哪些不需要，以避免造成人力和物力的浪费。档案数字化鉴选是指基于优化理念，根据利用需求和成本效益原则，对需要数字化的档案进行甄选。开展医院档案数字化鉴选，具有非常重要的意义。

一、明确数字化鉴选的原则

档案数字化鉴选包含了档案价值鉴选和开放鉴选等内容，是一种综合性鉴选。其目的是经过鉴选，将最需要最有价值的档案以浓缩和精彩的状态提供给利用者。这种鉴选，既能满足今后网络环境下的档案利用，又可以尽可能地减少档案数字化工程的投入成本，加快速度，从而推动和促进档案信息社会化的进程。数字化鉴选应根据各单位的实际情况，遵循“利用优先、开放共享、抢救保护、系统完整”原则，即利用需求大、利用频率高的档案优先数字化；非涉密、可公开提供利用的档案优先数字化；生成时间久、破损程度大的档案，尤其是收藏价值大于利用价值的珍贵档案优先数字化；数字化后的档案要求系统、全面，保持原先的逻辑联系。在实际工作中，应根据“四原则”准确区分需扫描件与不需扫描件，作出明确的判断，确保鉴选达到预期效果。

二、确定数字化鉴选的步骤

（一）周密调查，科学计划。开展医院纸质档案数字化鉴定工作，需要制定科学的工作计划，主要包括确定拟进行数字化的档案、调查拟进行数字化鉴选档案的基础状况、把握鉴定工作的重点等方面。一句话，关键在于鉴定档案的价值，判定是否有必要予以数字化，确定是否列入优先数字化的范畴。首先要做好室藏和利用情况的调查，对室藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。其次可参考档案价值直接鉴定方法，逐件、逐页地审查档案材料，从档案的内容、责任者、名称、完整程度、可靠程度等方面，全面分析档案的价值，以保证档案鉴选质量，突出重点，分步优先数字化。1.目录摘要优先。纸质档案数字化的计量单位是页，这就意味着扫描和数据转换的工作量巨大，费时又费力。为加快数字化步伐，从利用和投入的角度来考虑，部份档案可优先对目录和摘要进行数字化。如：设备档案数字化。笔者认为，可以采用目录数字化的形式，其中常用的重要设备再加上说明书、操作手册数字化。若其中有中英文双套说明的，仅扫描中文说明即可。又如基建档案中的项目工程档案，也可采用此方法，再加上数字化部分竣工资料原件的形式。一些综合、汇编类的已装订成册的档案，如不是特别重要也可以仅扫描封面、目录。2.涉及民生优先。无论是从提供利用还是档案保护出发，需求永远是鉴选的重要指标，利用率高、公众需求大的档案必须优先考虑。从医院角度讲，凡与就诊者、医院职工利益直接相关的民生档案，包括病历资料、收费凭证、医保报销单据等医疗业务档案，机构设置、职务任免、劳动合同、工资福利、绩效分配等人事档案，都具有重要的原始性、凭证性，在解决民生问题过程中，发挥着重要的基础性作用，所以一般都具有较高的利用率，必须优选数字化。尤其，住院病历、计划免疫档案、计生档案、职工人事档案更是重中之中。3. 急用档案优先。“急利用者所急，想利用者所想”，尽力为利用者提供快速便捷的服务是档案工作者的天职。档案数字化鉴选必须设身处地从利用者角度出发，把利用者的要求和想法放在首位，对于有迫切利用需求的档案要优先进行数字化。如数字化期间新引进的设备，开箱验收后相关材料即存档，并将设备装箱单、说明书、操作手册等进行数字化，方便技术人员利用，以充分发挥信息资源的作用。4.室藏特色优先。部分形成时间早、存放时间长，并且具有保存价值的的档案，因易出现不同程度的老化、缺损、褪色、发黄等现象，必须优先进行数字化，以保护原件，如反映医院院史、办院状况、单位及职工所获荣誉等等档案。医院在医改过程中开展新工作、新业务所产生的档案，如医疗纠纷档案、司法鉴定档案、对外交流档案等区别于常规医疗档案的一些特色档案，都应考虑优先数字化。总之，医院档案数字化鉴选工作切忌盲目随意，事先一定要进行摸底和调查，将那些既有必要又能取得实际利用效果的档案进行数字化，切实达到数字化目的。

（二）有效组织，精心准备。开展医院纸质档案数字化鉴选工作，需要实行有效组织，包括制订数字化鉴定细则、培训鉴定人员、建立严密的鉴定程序等。数字化鉴选细则具有很强的实际指导意义，既是一线工作人员开展鉴定工作的依据，又是进行复审和审批的依据。医院纸质档案信息量大，类别多，涵盖文书、人事、财务、病案、设备、基建、科研、照片等各种内容、各种文本，在制订细则时应综合考虑，明确哪一类别哪些档案材料需要数字化，让工作人员在鉴选时有案可循，做出准确的判定。需要注意的是，鉴选细则的制订不可能一蹴而成，可以先制订出一个初步的鉴选细则，在实践中试验一段时间后再不断补充，逐步完善。对参与数字化鉴选的工作人员须进行必要的培训，培训内容包括对数字化鉴选概念的认识、细则的理解、操作技巧的掌握等等，有条件的话可以去数字化工作开展较早或正在开展的兄弟单位实践取经，也可多请教相关专家和上级业务主管部门，丰富工作人员的理性认识，积累鉴选经验。

与档案价值鉴定与开放鉴定相同，数字化鉴选也需进行复审和审批，以保证数字化鉴选的质量，提高鉴选效率，把有限的经费和精力用在“刀口”上。复审无须像初次鉴选那样逐件、逐页进行审查，可采用案卷抽样再重点抽查的复审方法，既节约人力、精力，又能把好鉴选质量关。如抽查复审无整改意见，可报院领导与院档案鉴定小组审批后正式实施。

总之，档案数字化鉴选的目的是通过鉴选将室藏中能满足公众普遍而长久需求的最有价值的档案挑选出来，以数字化形式快捷便利地提供给利用者。在信息技术飞速发展的今天，极尽可能减少档案数字化的投入成本，不断构建档案信息资源的共享平台，满足网络环境下的档案信息需求。针对档案数字化进程中出现的一些问题，基层档案工作者要注意在实践中积累经验，努力解决和克服数字化工作中存在的问题，稳步推进数字化建设，使室藏档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，满足社会对档案利用的需求。