关于企业人事档案管理现代化的探析

2015-11-26辽河石油勘探局兴隆台工程技术处李晓晨

办公室业务 2015年14期

关键词：人事档案管理现代化企业

文/辽河石油勘探局兴隆台工程技术处李晓晨

关于企业人事档案管理现代化的探析

文/辽河石油勘探局兴隆台工程技术处李晓晨

【摘要】在信息化、网络化不断普及的当下，加速档案管理现代化发展任务迫切，企业人事档案管理工作必须形成新的管理模式，从而适应当今社会发展需求。本文通过企业人事档案管理建设中出现的问题，提出了几点参考意见，旨在为人事档案管理工作者提供参考。

【关键词】企业；人事档案管理；现代化

在信息与技术在社会发展中的作用与日俱增的影响下，人事档案管理内涵也有了新的延伸。过去传统方式的人事档案管理已经发生改变，人事档案资源需要借助现代化的技术与观念，将网络信息和人事档案管理技术有机地进行结合，同时让企业管理者认识到人事档案的价值，减少人事档案工作中出现的各类问题，使工作更好地开展。

一、企业人事档案管理现代化过程中存在的问题

（一）人事档案跟踪进度慢。受到员工变动频繁、人事档案工作者消极怠工、手工拆装档案繁琐等因素的影响，企业人事部门普遍不注意及时补充和更新人事资料，缺乏信息的时效性与连贯性，造成人事档案脱档的情况发生，导致所保管的档案材料多为“过去式”，仅能反映当事员工基本信息，不能为企业提供所需资料，大大降低了人事档案存在的价值。

（二）人事档案信息不够完善。信息化时代到来后，人才成为企业发展的必要组成部分，很多企业人事档案仅仅能体现员工最基本信息，不能突出企业中不可或缺的管理和技术方面的能手的能力、性格、特长等方面的内容，导致不能为管理者提供选拔聘用员工所需的元素，使人事档案无法充分发挥其应有作用。

（三）档案管理方式依然落后。信息技术取得了突飞猛进的发展，由传统的纸质留存方式发展到以现代化网络信息为核心技术，改变了各领域的工作方式，为企业提供了人力资源利用保障。但是部分企业的人事档案管理部门仍然存在用手工对档案资料进行机械性的拆装，管理手段较为落后，企业管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事档案意识影响下，档案管理缺乏必要的规范。

（四）档案管理工作者素质薄弱。长久以来，我国企业管理者往往注重经济价值，而对于经济价值较低的工作较为忽视，档案人员结构层老化现象严重，加之企业很少为各部门配备专职档案人员，甚至没有对他们进行过专业的系统培训。老技术管理新系统，人事档案意识也相对薄弱，在企业员工新老交替的情况下，档案工作量日益繁重，兼职档案人员还要从事除人事档案工作以外管理者交代的任务指标，使其工作效率显著降低，严重影响了档案管理信息化的创新发展。

二、企业实现人事档案管理现代化的若干建议

（一）加强人事档案的保密管理。人事档案现代化管理过程中，要认真研究人事档案信息化管理的相关政策，建立健全人事档案信息化的管理机制，严格界定人事资源和信息资料的密级标准，对计算机的加密功能要正确操作。比如有些企业在人事档案过程管理上存在麻痹思想，轻易告知他人账号和密码进入数据库查阅资料，出现电子文档丢失、泄密等情况，给信息化管理带来了安全隐患。因此，在工作中，人事档案管理者应该时刻保持清醒的头脑，严格执行相关保密条例，准确采用信息化手段进行管理。

（二）加大人事档案管理信息化建设投资。企业若想实现档案信息的网络化，需要不断发掘人才和更新设备和技术。因此企业应为档案部门建设办公室和档案室，配备计算机等基础软件设施，根据企业实际经营管理情况，为保持电子设施更新的及时性和延续性增加投资，这样才能加快企业实现人事档案管理现代化建设的步伐。

（三）提高人事档案信息化相关人员的专业素质。如何实现档案管理数字化与信息化，应当是每个档案工作者在工作中思考的问题，这不仅仅取决于他们自身的思想觉悟、工作态度和本身所具备的业务水平，还要看企业对档案人才的培养力度。在信息化的当下，没有企业管理者的领导，没有经过专业的档案培训，档案工作者无法适应新时期的企业人事档案管理工作。因此企业应重视优化档案人才的知识结构，适时对档案管理工作人员进行专业培训，提高其业务水平。