浅谈医院文书档案信息化管理的利与弊

文书档案管理一直以来都是档案工作的重要组成部分，也是档案工作的重点。当前，随着科学技术的不断进步和信息技术的不断更新，办公自动化已全面进入各个工作领域。办公自动化的开展，相应地形成了大量的电子档案，因此电子档案的管理已成为文书档案工作中的重要环节。如何更有效实现电子档案长期保存、高效管理、快速查询、有效利用，已成为文书档案信息化管理的迫切需要。本文将结合本院电子档案工作的实际经验，对文书档案信息化管理中的利与弊进行初步探讨和分析。

一、文书档案信息化管理的优越性

电子文件作为20世纪的新生事物，在我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》中将其定义为：“在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由于载体的特殊性，使其在档案管理工作中，具备了很多以往手工档案所不具有的优点。

首先，储存介质上来说：低碳环保——电子文件以数据形式存储，具有重量轻、体积小、信息容量大等特点，极大节省了纸张、柜架、库房等储存空间，非常符合现在倡导的低碳环保。

其次，从可操作性来说：方便高效——数据化的存储为数据化的利用带了便利，通过计算机数据处理，能方便的进行检索、复制、修改等操作，高效灵活。

再次，从内容上来说：丰富多彩——电子文件的出现，使文件的存储摆脱了过去纸质文件单一的图文存储，拓展到了声音、影像等多媒体信息。

最后，从档案利用率上来讲：信息交流，资源的共享——在传统的手工模式下，医院各部门之间的档案工作往往是各自为政，很多有用的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案管理进行信息化处理后，可以通过计算机和网络进行信息的传输和共享，供更多人进行信息的沟通与交流。档案价值在很大程度上得到充分利用。

二、文书档案信息化管理的弱点

1.电子档案的真实性受到限制

档案区别于其他信息资料，其本质属性是原始记录性。由于档案的原始记录具有真实性，所以它也具有法律凭证的作用。例如当事人的亲笔手稿、亲笔签名等。电子文件是在电脑上形成的，且文本的格式，包括字体、字号、段落等，都可以随意地进行编辑和修改，并且可以以一定的方式形成而看不出原作者。这就为不法分子伪造、仿造、变造文件提供了可乘之机。在一定程度上影响了电子档案的真实性，也使人们无法根据笔迹等纸质档案所特有的属性来作出判断。

2.电子档案长久保存存在困难

电子文件需要长久保存则要具备一定的环境条件和技术条件。

（1）环境条件：电子文件的载体材料是磁性物质和光盘等化学材料，它对保存的环境条件要求比较高，很容易受温度、湿度、灰尘、磁场、震动、光线、有害气体等影响。一旦载体受到影响，就会造成不可修复的损毁，使电子文件失去保存价值。相对来说，纸质文件对保管条件相对低一些。

（2）技术条件：电子文件的寿命不仅与保管环境条件有关，更与技术革新密切相关，电子文件如何长久保存面临以下技术问题。其一，电子文件的不兼容性。很多电子设备之间都是不兼容的。电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成不同的电子文件，相互不能通用，或是不能实现格式的转换。其二，电子文件的安全性和保密性。网络黑客及网络犯罪现象时有发生，这对存在于网络上共享的电子档案信息也构成了一定的威胁。计算机木马的植入和计算机病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，从而使电子文件被丢失或篡改。基于以上原因，如何保护电子文件不受损害成为重要技术课题。

3.电子档案管理水平有待提高

电子档案管理作为新兴的档案管理方式，对档案管理人员提出了更高的要求。不仅要求档案人员懂得纸质文书档案管理的相关理论、操作方法等，还需要他们要熟练使用电子计算机及档案管理软件。因此，现有管理人员的素质已经不能很好地满足实际工作的需要。档案人员素质的提升成为提高电子档案管理水平的重要途径。

三、建议和意见

针对以上种种在文书档案信息化管理应用中出现的实际问题，结合我自身的工作实践，提出几点建议，以供商榷：

1.强化档案制度

利用制度机制，从源头上对电子档案的真实性进行控制。定岗定责，专人操作；原始数据核对、数据保存由档案人员一手负责：完善记录机制，修改稿与原始稿分别保存，防止信息的丢失与错误操作。

2.强化软硬设施

电子档案的管理电脑应专机专用，并安装安全可靠的安全软硬件，确保电子档案的传输与共享过程中，不泄漏信息。同时开发合适医院档案管理所用软件，提高使用效率。强化硬件投入，建立专门机房，使数据长效保存。

3.强化管理人员

电子档案的管理对档案人员有了新的要求，且需要不断地提升业务能力。首先应加大对档案人员教育培训的力度，建立一定的学习激励机制，鼓励支持档案管理人员的学历教育和业务学习，如业务培训、在职学习、短期培训等。将档案业务学习纳入业绩考核的一部分，从而调动档案人员学习的主动性。同时有计划、有针对性对广大职工进行档案培训，使档案管理可以从底层数据开始就有一定的标准化，最终提高整体使用效率。其次要建立自学为主、培训交流为辅的学习模式，形成良好的学习氛围，使学习长效化、终身化。有条件的应参加档案管理专业的职称考试，取得档案管理专业的职称。从而保证档案人员的素质随着时代变化而不断提高。

四、结束语

时代在发展，社会在进步，档案信息化管理已然成为当今社会档案管理中重要的手段。老式的纸质档案管理已逐步被文书档案信息化管理所取代，为保证电子文件可靠性和长期可读性，同时确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，档案人员要面对实际，从需要出发，做好知识更新、引进和拓展，使档案发挥更大的社会价值，提供更大的经济效益，使其在社会生活中发挥更大的作用。

作者信息：

曾静钰（1983-），女，籍贯：浙江丽水，最高学历：大专，目前职称：中级。endprint