物资采购管理问题研究及风险防范

袁丽莉

摘 要：在物资采购过程中，存在着许多管理问题，例如采购质量问题、采购合同问题、采购成本问题等，同时也有来自采购人员的道德素质、技术能力、采购监督体系等问题。因此，本文详细地分析了物资采购的管理问题，并在此基础上提出了风险防范措施。

关键词：物资采购;管理问题;采购合同;风险防范

随着市场经济体制的不断改革及深入发展，资源市场空间不断拓宽，而在产品成本的采购过程中，采购的零部件、原材料等占企业总成本的比重在60%左右。作为物流活动的基础，物资采购涉及许多方面，例如从供应商到需求方之间的技术方面、货物方面、信息方面、服务方面等，而采购活动一旦出现了管理问题和风险的时候，企业的所有经济活动都会受到严重影响，甚至还会导致企业无法运转。因此，采取相应的风险防范措施具有十分重大的意义。

一、物资采购面临的风险

1.物资采购面临的内部风险。第一，合同风险。首先，如果对于合同内容缺乏清晰的掌握，容易造成盲目签约。卖方为了追求自身的市场经济，一般都会采取不正当的手段，例如贿赂采购人员、给予虚假的优惠等;其次是合同的管理混乱不堪，经常出现无人管理的现象;第二，采购存量存在一定的风险。如果采购量与供应需求不相符合的时候，便会发生缺货损失，以此导致风险的出现。物资采购过多，会导致无形的损耗，浪费企业资金，造成存储损耗风险。在物资采购过程中，由于对采购市场缺乏正确的了解，盲目采购，从而引起价格风险。再加上很多企业采用“零库存”的策略，可能因此会导致供应商的干扰出现，导致企业由于缺乏货源而中断生产;第三，采购验收风险。由于人为因素，导致企业的采购物资在入库之前并未按照合同以及相关要求，对采购的品种、数量、质量、价格、规格、单据等方面进行严格验收和审查，由此导致物资在数量上缺斤少两，质量上浑水摸鱼，品种上以次充好等;第四，付款风险。有些企业为了能够及时得到急需的物资，会采用先付款后进货的方式进行采购，但是一旦物资质量出现的问题时，双方便会相互指责，不仅影响了企业形象，还导致企业陷入了被动局面;第五，采购责任风险。很多企业的采购部门，由于责任心不强，或者管理水平较低，导致采购物资无法满足企业的生产需求，加之由于采购人员为了一己私利假公济私而形成的风险。

2.物资采购面临的外部风险。首先，采购价格风险。由于在投标过程中，一般都是供应商进行操作，如果在投标之前，供应商之间相互串通，哄抬价格，从而导致企业的采购价格出现风险;其次，采购合同欺诈风险。合同诈骗一般都具有较高的隐蔽性，很难将其与正常的合同进行正确的区分。在实际中，合同欺诈风险主要包括有以下几种：一是利用假冒、作废、伪造的单据或者虚假的各种证明为合同进行担保。二是利用合同的虚假主体进行合同的签订;三是在接受企业支付的各种款项后，便消失不见;四是签订空头合同，同时对于欺骗而来的合同进行倒卖，以此获取利益;五是设置合同陷阱。例如无故更改合同内容、终止合同或者违反合同规定等;六是技术进步风险。企业生产的产品由于技术不断进步会引发贬值的现象，甚至还会被淘汰，从而导致已经采购的原材料不断浪费，或者由于技术进步的因素，导致采购的原材料质量无法满足技术要求而导致的损失;七是采购质量风险。由于供应商提供的物资质量无法满足企业的质量要求，导致生产出来的产品质量较低，为用户带来一定的损失，同时由于原材料的质量问题而引起企业产品的整体质量，從而降低了企业的产品竞争力以及信誉等。

二、风险防范措施

1.尽力降低物资采购成本。第一，运用各种各样的采购手段，在采购过程中需要进行充分的考虑，选择具有灵活性、合理性的采购手段，例如有限竞争招标采购、公开竞争性招标采购等手段;第二，制定合理的采购方案。采购方案需要对采购过程中的各种环节进行一个科学的计划，包括有物质的数量、种类、价格、进货时间等，其主要目的在于降低物资的采购成本;第三，制定合理的采购预算，对物资采购成本进行估计，将企业的采购资金控制在一个合理的范围之内，这是降低物资采购成本的前提;第四，选择信誉良好的供应商，这是提高物资质量的基础条件。

2.完善内部采购监督体系管理制度。首先，建立完善的采购风险管理制度。这就要求采购风险管理制度必须要涉及到采购过程的各个环节，不断完善采购风险防范机制、采购管理计划机制、采购风险处理机制、采购风险评价机制、采购风险责任机制等，以此对采购风险进行一个全面、科学、合理的控制。同时，采购部门还需要充分明确自身的职责和目标。当前，大多数企业主要以采购部门风险评价表的方式为主，对采购风险进行管理;其次，制定完善的采购审计监督制度，这是避免采购风险出现的重要手段之一，因此需要健全完善采购计划制度，将职权限制和职务分离制度彻底落实在实际工作中，严格控制订货制度。同时还需要严格要求物资入库按照相关的流程进行，及时对物资进行检查;最后，制定内部控制制度。内部控制制度能够避免采购人员在采购过程中出现违法、违规行为。因此企业应实行集体定价制度、采购公开制度等，保证所有的采购活动都在公开、公正、公平的环境下进行。

3.建立完善的采购合同内部审查制度。第一，建立完善的生产过程审查制度。采购合同生产过程审查制度能够对合同的效益性和必要性进行科学合理的判断，包括有资金的使用活动、采购计划的制定、采购价格的审查等，可以有效保障采购活动的顺利开展;第二，建立合同条款的审查制度。采购合同的条款必须具有严密性、合法性、完整性，这是保障物资采购安全的重要条件，需要企业设置专门的部门对合同条款进行审查，审查内容包括对合同双方当事人的姓名和住所的审查、对质量的审查、对标的和数量的审查、对采购价格的审查、对交易地点和交易方式的审查、对违约责任和解决方式的审查等;第三，建立采购合同的履行审查制度。采购合同的履行审查制度主要用于采购验收环节和结算环节，需要检查采购标的数量、质量，与供应商的资金结算以及质量保证金等方面的内容与合同条款的符合程度。

4.加强现代信息技术在采购决策中的应用。在现代社会，对信息的充分掌握与了解对决策方案的正确性有着重要的提升作用。但通常来说，信息资料分布在不同的时空中，因此作为采购人员就要有敏锐的洞察力。一是要充分利用现代互联网信息技术，并联通现行的ERP管理模式收集、整理各类与风险相关的信息资料，在收集、整理过程中要严格遵循及时、完成、准确的原则进行，并要尽可能扩宽信息来源渠道，保持信息的畅通。二是对掌握的信息进行处理分析，找出其中有用的部分，为正确的决策提供一定参考，进而为采购风险的控制打下坚实基础。

5.强化合同管理，规范合同审签。合同全过程管理包括对合同订立、执行和结果的审查和监督。合同签订过程中应实行合同审签，合同审签可以及时发现和纠正合同订立过程中不合理、不合法的现象。企业各部门应按照规定的权限签署采购合同，对于影响重大、专业性较强的合同，应当实行技术、财务、法律等专业部门的联合审签，以最大限度地规避合同风险。

三、结语

物资采购活动不仅能够满足企业对原材料的需求，同时在企业生产过程中发挥着十分重要的控制作用。然而，在当前竞争日益激烈的市场环境下，物资采购风险频频出现，这给企业的生存和发展带来了严重的影响。对此，企业必须要建立完善的物资采购管理制度，正确把握好市场和供应商的实际情况，同时还需要提高采购人员的职业素养和道德水平，最大程度上降低采购成本和采购风险，从而促进企业的良好发展。

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