浅谈农业科研院所档案管理工作

宋晓龙等

摘 要：档案管理工作是农业科研院所重要的基础工作，对农业科研院科技创新和跨越式发展具有重要的现实意义。该文立足于新形势下农业科研院所档案管理工作实际，分析了目前农业科研院所档案管理现状及工作中存在的主要问题，在此基础上提出了加强档案管理工作的对策建议。

关键词：农业科研院所；档案管理；现状；问题；对策建议

中图分类号 G27 文献标识码 A 文章编号 1007-7731（2015）20-106-03

根据《中华人民共和国档案法》，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。习近平总书记早在浙江工作时就指出，“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。2014年5月4日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，进一步阐述了做好新形势下档案工作的重要意义，指出做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平等的重要意义[1]。

农业在我国国民经济发展中处于基础地位，是整个社会赖以生存和发展的最基本的产业。农业科研院所作为我国农业科学研究、推广的重要机构，其独特的学术地位和工作性质在整个国家经济社会发展方面有着极其重要的作用。长久以来，农业科研院所实践活动形成了大量文字、图表、影像、数据等各种形式和不同载体的材料，这些材料不仅是农业科研院所科技工作和日常工作的真实记录，而且还蕴藏着丰富的农业科研成果、农业实用技术和农业科学知识，对我国农业科技进步、农业增产、农民增收具有的深远意义。档案管理工作是农业科研院所重要的基础性工作，也是衡量农业科研院所工作水平的重要尺度，更是农业科研院的科技创新能力提升和跨越式发展的重要保障。新形势下，农业科研院所档案管理工作既是一项长期工作，又是一项复杂的系统工程。2012年底召开的全国档案局长馆长会议对国家档案事业发展战略提出了新要求，即到2020年全国各级综合档案馆馆藏总量比2010年翻一番；同时，随着农业科技创新的快速发展和农业科研体制改革的不断深化，农业科研院所档案管理工作也将面临着新的挑战[2-5]。

随着中央对农业战略基础地位的重视，以及农业科研学术交流活动的日益频繁，探究农业科研院所档案管理工作中存在的问题，探索提出做好农业科研院所档案管理工作的政策措施，对积极推进档案工作的规范化、制度化、正常化建设，把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，充分发挥档案工作在服务单位发展中的独特作用具有重要的现实意义。

1 档案管理现状及存在的问题

1.1 缺乏完备的档案工作领导机构，档案管理效率低 受限于农业科研院所体制改革，管理部门精简压缩等，许多单位并未专门设置负责档案管理的部门，档案管理大多交由单位办公室负责，且往往就是指定一名行政人员负责，成为行政部门的附属品。从纵向来看，没有形成自上而下、行之有效的档案管理网络，导致在实际的档案管理过程中，出现部门职责不明、缺乏沟通等问题，难以实现对整个单位档案的宏观管理和指导。

1.2 规章制度不健全，归档不规范 不少单位的档案管理制度不够完善，档案材料的收集、整理、归档、利用和保密等工作缺少强制性的制度要求；有的单位即使制定了制度，大多也都多年未有修订更新，缺少制度保障，导致归档不规范，无法形成系统。比如，有的档案以事为单位归档成卷，有的档案以件为单位归档成卷，有的档案材料不全，请示件的材料归档中没有批复件，档案借阅使用不履行档案借阅登记手续等问题。

1.3 对档案工作的认识有待提高，重视程度不够 农业科研院所以科研为主，就目前来看，评价研究所实力的指标往往也都是项目、论文、专利等硬性产出，各级领导把主要精力大都放在了科研工作和事业发展上，对档案工作鲜有问津，档案员对做好档案管理工作更是没有信心。对档案认识存在误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查档就行，没有认识到档案工作对促进单位长远发展的后续效应。

1.4 材料收集归档难度大，归档率低 农业科研院所材料收集归档难是档案管理工作的一个老大难问题，尤其是科技材料归档。许多材料分散在各个部门或相关科研人员手中，由各部门的兼职档案员负责收集整理，在移交过程中存在归档不及时、材料不完整等问题，专职档案员及其所属部门除了一再催促，没有形成有效的制约措施。农业科研过程的周期性和不可逆转性、延续性与不可分割性，导致难以实现对课题档案质量进行全过程控制，这是客观因素。从主观角度看，科研院所科研为主的性质导致科研人员重视最终的成果产出和现实需求，忽略原始材料和过程材料的积累保存，以及部分科研人员因担心自己的科研成果被泄密或者直接将科研成果视为个人成果而拒绝归档等都是主要原因。

1.5 档案管理人员业务素养不高，从事档案工作的积极性不高 虽然很多单位都建有档案室，但很少有单位能够设置专职档案员，即使指定相关人员负责档案工作，往往也是身兼数职，且缺乏系统、规范、专业的知识和技能，无法保证归档的有效性和规范化。档案管理工作需要有时间保证，仅档案材料的收集、整理、装订等流程就需要投入很多精力，而负责档案工作的兼职人员往往还要从事繁杂的行政事务，仅靠利用正常的工作时间难以保证档案管理的连续和质量。此外，很多单位在进行绩效考评时并未将档案管理工作纳入考核范畴考虑，更进一步挫伤了兼职人员从事档案工作的积极性。

1.6 档案信息化建设薄弱，电子材料归档困难 随着计算机网络技术的飞速发展，各行各业都产生了海量数据。目前，科研单位在申报项目时大多采用网上申报，期刊投稿和审稿也均是网上在线处理等。但是大多农业科研院所的档案还是以手工管理为主，档案信息化建设相对滞后，电子文件材料缺乏有效的归档管理方式[6]。在互联网+、大数据深刻变革的新形势下，紧靠传统的档案管理方式，难以有效管理这些庞大的信息量。

2 加强档案管理工作的对策建议

2.1 完善档案工作管理体系，加强组织领导 单位领导首先要带好头、好做表率，加大对档案工作的领导和支持力度，推动档案工作和单位事业协调同步发展。建立单位领导牵头、档案归口部门负责、各部门共同参与的档案工作管理机制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力。比如，成立包括单位领导、部门负责人、各部门职工在内的档案管理工作领导小组，领导小组组长由单位领导担任，成员由各部门负责人担任，还要指定单位专职档案员和部门兼职档案员，以点带面形成档案工作管理网络，从组织上、人员上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中存在的各项问题，切实发挥对档案工作的宏观管理和组织领导。

2.2 建立健全档案工作规章制度，确保依法依规治档 认真履行职责，建立健全档案管理办法、预立卷制度、归档细则、借阅制度、库房规章制度、入库档案验收标准、保密安全制度等一系列管理制度。同时，根据国家有关法律法规的最新规定和单位工作实际，对已经出台的制度办法实时修订，完善制度建设，形成制度合力，确保档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用和保密等环节的连续性，使档案从形成到入档使用有一整套的制度，工作起来有章可循、有法可依，从制度上保证档案工作安全有效开展。

2.3 提高对档案工作的重视程度，努力实现全员参与 关于档案工作，统一思想、提高认识是关键。通过会议传达、专栏墙报宣传、知识问答竞赛等多种形式向全体干部职工宣传档案工作的重要性，逐步形成人人关心档案工作、人人参与档案工作的良好氛围，使全体干部职工转变观念，克服档案管理工作中的落后思想，真正认识到档案管理工作不是行政杂事，认真抓好在日常工作中自然形成的档案资料。每个人都做好自己的档案管理，部门档案就好管理了，进而单位的档案管理也就提升了。

2.4 建立档案工作责任制，把档案工作纳入年度绩效考核 实行单位主管领导、部门负责人、档案员3级责任连带责任制，明确工作目标，落实领导责任，建立单位领导负总责，部门领导负责本部门档案工作，档案员具体负责本部门文件材料的收集、整理、保管、预立卷、移交归档等工作，一级抓一级、层层抓落实的档案工作责任运行机制。把档案工作各项任务落到实处，对档案工作进行监督考核，并与年终考核挂钩，提高档案管理人员的工作责任感和积极性。

2.5 加强档案队伍建设，努力提升档案管理水平 做好档案工作，人才队伍是基础。只有不断提高专兼职档案员的业务素养，档案管理水平才会相应提升。通过“走出去”和“引进来”相结合的方式，支持鼓励专兼职档案员参加相关培训，或到兄弟单位和档案工作先进单位学习取经，同时也可定期邀请档案工作专家来单位作专题讲座等，为档案工作人员广泛开辟进修业务、更新知识和扩展视野等方面的机会，不断提升档案员的工作能力和业务素质，为单位档案管理工作上档升级奠定基础。

2.6 加快推进档案信息化建设，建立纸质档案与电子档案双套管理机制 档案信息化服务将成为档案工作的发展趋势，农业科研院所要主动适应新常态，在确保保密安全的情况下，加快推进档案信息化建设。档案信息化管理不仅可以提高档案管理的工作效率，降低管理人员的工作强度，更有助于实现档案信息资源的有效共享，为科研工作提供大容量、高效快捷的数字化信息服务。在推进档案管理信息化建设的同时，也不能忽视纸质档案的管理，要在单位内部探索建立纸质材料与电子材料“双套制”保存机制，融合发挥纸质档案和电子档案的优势，实现既可以高效存取检索，又可以保障档案的凭证价值作用，使档案工作更好地为农业科研院所科技创新和跨越式发展服务。

参考文献

[1]杨东权.做好新形势下档案工作、建设档案强国的纲领性指导文献——学习《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》体会[N].中国档案报，2014-05-08（001）.

[2]郭秀萍.规范农业科学技术研究档案管理的探讨[J].农业科技管理，2015，34（4）：39-41.

[3]张汛.知识产权保护视角下的农业科研档案管理存在的问题及对策[J].现代农业科技，2013，21：371.

[4]郭金瑞，栾天浩，翟季，等.吉林省农业科技档案现状及信息化发展的主要措施[J].农业科技管理，2015，34（1）：33-35.

[5]韩千红，陆明珊.农业科研院所学术档案的开发与利用[J].安徽农业科学，2004，32（2）：371-372.

[6]赵丹丹.农业科研院所档案管理信息化建设研究[J].农业图书情报学刊，2015，27（4）：52-54.

（责编：张宏民）