监所档案数字化建设的实践与思考

王玲 周四明

本文所指的监所档案，是指监狱和戒毒所收藏的罪犯（戒毒人员）改造、狱政管理、科学技术、财务管理、监所发展等档案，这些档案真实记录了监所建立以来的历史发展和延革，是监所重要的第一手信息资料。本文将结合我监实际，就监所档案数字化建设实践谈谈自己的体会和看法。

一、我监所档案数字化工作的实践

1、主要做法

当前我省监所档案室的档案保管、利用，多数仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，档案信息资源不能很好地利用，更无法实现信息共享。为了加快实现档案的数字化管理，我监所近年来致力于档案资源数字化建设。2012年，我监所引进精益A320数字化扫描仪，开始了档案数字化的实践工作。去年，为了加快室藏档案的数字化工作，根据上级的统一布署和推进档案室数字化建设的总要求，我监所采用外包的方式，全面铺开数字化建设方案，对2012年以前形成的监所文书档案（永久和长期或30年）以及会计报表类进行全文数字化加工。为确保这项工作有序、安全地进行，我单位与外包方签订了明确工作要求、明确监督检查要求和明确保密工作要求的合同，并约定承包的数量、质量、酬金、以及时间和验收方法及标准等。

目前，在档案信息库与档案扫描方面已经完成的工作有：

档案原件扫描文图共计70多万张；文件条目计算机录入近十多万条。

2、下一步打算

一是建立档案数据库。第一步，输入文件级目录，一方面补齐卷内文件目录，另一方面查漏补缺，提高正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，在前面扫描录入文件信息的基础上，实现原文件信息数字化。

二是建立了档案室网站。依托单位OA网上办公系统，做到文档一体化，实现资源共享。在局域网上提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览等，充分展示发展成果，实现资源有效利用。

三是加强文件的收集和积累工作。电子文件是未来室藏数字档案向外开放的主要窗口，为实现这一目标，要求进室单位必须同时递交纸质文件和电子版文件，由档案室进行统一归档后依托OA系统实现网上现行文件查阅中心提供全文查询，并通过这一途径有效开展政务公开工作。

二、存在的问题

（一）规范和安全保障滞后

档案数字化工作是基于档案信息化建设大背景下的一项基础工作，必须遵循统一的标准规范，在国家层面上，有《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》等国家档案行业法规，因此在微观层面上要求单位亦必须制定出相应的质量标准、鉴定原则和操作规程等，形成一套档案数字化工作的制度体系；随着档案数字化工作的全面铺开，加强档案数字化工作的安全管理摆到了突出的地位，要加强全程监控，做好档案内容的保密工作，重点是做好数据管理，防止数据的丢失、破坏、被盗等不安全因素。

（二）硬件不硬

计算机、扫描仪等硬件配置低、性能不稳定，影响扫描的速度和质量；档案数字化是一个长期的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，但应保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的物质支撑能力和作用。

（三）软件不软

一是应用软件的开发有待提高，软件功能越强、操作越简便，效率就会明显提高。二是人才的开发有待深化。目前我们采用档案业务人员与计算机专业人员结合的方式进行的，但档案数字化管理涉及到多方位的控制和管理，要引进大学档案学专业毕业生充实档案管理工作队伍，提升管理水平。

三、应对的策略

一是各级领导的高度重视是开展这项工作的有效保证。档案数字化建设是一项长期的系统工程，不是一朝一夕能够完成的。档案数字化工作又是一涉及多部门的综合性工作，必须加强统筹管理和协调，确保各项工作有序展开。档案数字化工作更是一项科学管理工作，必须制订有效的工作流程，充分发挥激励机制，才能调动好工作人员的工作积极性和创造性，使这项工作扎扎实实地开展下去。

二是加强基础设施建设，加大资金投入。在信息采集环节，购置照像机、录像机和扫描仪等必要的设备；在信息存储环节，购置必要的存储设备；在信息利用环节，购置计算机、打印机、复印机等设备。

三是加强队伍建设。一是鼓励在职人员通过在职培训、进修和自学考试等方式不断提高业务水平，掌握和运用现代档案管理技术和技能；二是从大专院校中招收档案专业学生，充实档案监所档案管理队伍。

四是下大力气做好规范和安全保障工作。要依据《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》等国家档案行业法规，制定本单位的《纸质档案数字化质量标准》、《室藏档案数字化鉴定原则》、《档案数字化加工操作规程》等规章制度，只有做到制度先行，才能保证档案数字化工作有章可循，从而步入健康发展的良性轨道。要加强档案数字化工作的安全管理，重点是做好数据管理，防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。

五是做好档案数字化的质量检查，加强数据的质量控制。当前在人才缺乏，经验不足、资料量大的情况下采用“外包与自建相结合”的数字化建设方案方案不失为一种好的办法，但必须加强管理，尤其是加强质量检查。重点是做好数字化后的数据质量、图像质量检查工作，做到扫描后的文件图像保持档案的原貌，字迹清楚，无错扫、漏扫。对数字化前的档案要做好整理检查，使之原件完整、排序正确，对监所山林土地等利用频繁，破损严重的档案，要预先修整，确保数据和图像质量符合要求。