试验示范基地档案管理工作的思考

叶超 张智 马智玲

【摘 要】针对目前我国科研院所试验示范基地档案管理中存在的问题进行分析，对如何提高试验示范基地档案管理水平进行思考； 提出了应通过完善档案人员的配置、培训，明确要求加强分类管理，提高岗位人员的档案意识，将基地档案工作纳入考核重要指标等方法来提高试验示范基地档案管理水平，充分发挥基地档案在我国科研院所的科技交流、创新作用。

【关键词】科研院所 基地档案 管理水平

目前，热科院热科院中国热带农业科学院（以下简称“热科院”）建有橡胶、木薯、果树、蔬菜、牧草等种类的科普示范基地，承担着各项科研的试验、成果展示、服务“三农”等繁重任务。鉴于其位置的重要性，2013年5月22日印发的《中国热带农业科学院试验示范基地评估管理实施细则（试行）》明确要求，“各个科研基地分别建立本基地档案，对基地内主栽作物品种、田间管理措施、药物使用、产品产量等情况均登记存档”。基地档案工作关系到科研人员艰辛付出、努力探索成果的保存，关系到一个科研项目的后续发展，关系到基地建设的健康发展，必须加强试验示范基地档案工作。

1提高对科技档案管理工作重要性认识

热科院试验示范基地多年来，将先进的农业技术和增产增收增效果等实实在在展示在农民面前，激发农民学习和参与积极性，并向农民提供优良种苗、农资、信息及经营管理等方面，取得了很好的社会和经济效益。同时，在基地的运作过程中，产生了各种试验资料，将其中有价值的进行收集、整理、归档，就形成了基地建设的科技档案。基地科技档案是热科院科技档案的组成部分，要将这项工作做好，就要首先提高对科技档案重要性的认识。

（1）科技档案指导科技人员的社会实践。科技人员吸收科技档案中的信息，一方面可以避免重复劳动，提高自己的工作起点；另一方面在连续开展同类型的研究工作中，可以加快研究进程。

（2）科技档案为科研提供创新服务。一个课题的研发、改进、发展和创新都离不开作为科学技术重要载体和存储手段的科技档案。基地为了完成科研项目取得成果，只有依靠技术进步、技术创新，才能更好地服务“三农”。

（3）科技档案改善和拓展劳动对象。科技档案中储藏的科学技术和关于自然资源的相关信息可以不断完善和充分利用天然的劳动对象，从而不断地开发和拓展人造劳动对象。

（4）科技档案具有依据凭证作用。科技档案在技术上的依据凭证作用，可以降低科研成本，提高相应的经济效益。一些科研、生产设备有关的购置、使用形成的文件必须妥善保存，保证在设备出现问题能及时得到解决，避免造成经济损失，影响整个研发经济效益。

（5）科技档案为基地的正常运行提供依据。科学技术档案是生产、建设和科研的历史纪录，是生产、建设和科学研究工作得以连续进行的依据和条件。有了科技档案，可以避免重复劳动，节约人力、物力和财力。

2科技档案管理工作中普遍存在的误区

热科院试验示范基地集成技术，主要有新型品种、营养诊断精准施肥技术、科学灌溉及保水技术、病虫害综合防控技术、间作技术、栽培技术等，在试验、探索中形成的资料零零总总，如不善于收集、整理、归类、存档、利用，就难以发挥档案的作用。资料显示，我国科技档案的管理，普遍存在以下误区，值得我们在开展基地档案工作中引以为戒。

2.1重视凭证文件收集，忽视技术文件归档

档案的价值包括两个方面，一是凭证作用，二是利用价值。传统的档案管理与档案工作似乎更注重凭证作用，无论是文书档案，还是科技档案，都讲究真凭实据。技术参考利用价值本来是科技档案的最根本的属性，然而，在各种归档管理要求中都毫无例外地要求归档原件，如果有人归档的文件材料为复印件，在检查、审核中被发现，肯定作为工作失误，受到批评，这就导致人们为了符合归档要求，归档材料非原件不要。看起来是满足了归档要求，实际上使一些重要的但非原件的技术文件不能归档，本质上损害了档案材料的内在质量，这无疑使档案资源的参考利用价值大打折扣。

2.2重视管理文件收集，轻视档案资源建设

科技档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。但是这种价值是潜在的，必须要通过应用开发才能实现。档案信息的完整、系统、准确是档案资源开发利用的基础，完整是指归档文件材料要齐全、要成套，不能缺这少那。系统是指所收集的反映科研活动过程的文件材料输入/输出因果清晰，层次分明，项目系统文件构成完整，整理有序。准确是指文件材料必须客观反映科研活动的真实过程，保证项目研究理论依据充分，方法正确，试验验证完整，结论正确。

归档技术文件的完整性主要落实在归档收集过程中，在以往的归档管理实践中，由于归档管理人员理工科与工程技术背景知识的欠缺，以及对归档项目整体了解的不足，往往使其在归档中不能很好的把握归档文件的完整性，特别是科研项目形成立项阶段的反映项目需求和来龙去脉的专业性很强的技术文件。导致归档文件不少，技术类文件有遗漏，最终导致所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进展过程，甚至造成技术路线的模糊与不连续。

2.3档案分类不完善，影响档案资源数据库构架

科技档案资源的利用程度与作用发挥，在很大程度上取决于检索查询体系的效率，档案分类是建立检索目录体系的基础。在以往的检索利用中，经常发生这样的现象：确实知道馆藏里有某一份技术文件或资料，但就是不知道放在什么位置；或者要找一份内容非常具体的技术文件或资料，但不知道归于哪一类，更不知道属于哪一个型号或项目，等等，这些都导致无法索取到需要的文件资料。为什么会出现这种现象呢？笔者认为，这是档案管理中分类不合理导致馆藏排架混乱造成的。分类是一个看似简单实际却较为复杂的问题，其复杂性主要体现在分类在很大程度上影响档案业务管理、影响档案资源利用。

3做好试验示范基地档案管理工作的对策

热科院试验示范基地分布于各站、所，各自承担着不同的职能。如橡胶研究所试验场，主要将培育出的新品种，进行大面积推广种植；广州实验站开平基地（百合基地），主要开展木薯种质资源的收集、保存，以及间种技术、食用木薯扩繁、木薯高效丰产栽培技术的示范工作。因此，它们是实施科研项目和出成果的第一现场。做好相关资料的收集、保存、管理工作，对促进基地的研发、提升科研能力和水平有着积极的作用。

（1）完善档案人员的配置、培训。档案工作专业性很强，并不是简单的资料收集、保存。院档案室要经常跟踪各站、所的档案工作是否有专人（或兼职）负责，出现空档要及时纠正；要运用多种方式加强基地档案人员的培训，如跟班学习、参加短期培训班、交流学习、业务指导等，不断提高档案工作的能力和水平。

（2）明确要求加强分类管理。热科院试验示范基地众多职能各异，院档案室作为职能管理部门，应加强分类指导。一要加强与各站、所的沟通联系，取得对档案工作的理解、支持；二要开展调查研究，了解各基地的工作性质，做到档案工作有的放矢；三要在院档案工作管理规定的指导下，帮助各基地制定相应的档案工作规则，以此规范基地的档案管理。

（3）提高岗位人员的档案意识。基地档案工作不仅仅是专职人员的事，如果只靠一个人是无法做好的。要努力提高单位全员的档案意识，经常开展科学技术档案工作重要性的宣传，提高职工对科学技术档案工作的认识，使其在工作中积极配合档案人员的资料收集、为档案人员的提前介入提供方便，以保证档案文件形成的完整准确和系统，扩大科技档案的利用范围；正确认识档案资料是“公有”资产，不能人为盗取或离职时带走；自觉增强保密意识，主动维护档案资料的安全。

（4）将基地档案工作纳入考核重要指标。院档案室对各基地的档案工作进行统一布置、检查、验收，基地管理处配合开展工作。每年底基地先将需归档的资料送院档案室进行分类把关，然后自行整理造册归档；年初组织对上一年度的档案工作检查评比，对档案管理好的经验做法及时总结推广，不足之处及时纠正。完善基地档案管理的规章制度和配套实施建设。

4结语

科技档案是科学技术知识存在的重要形式之一，是加快知识创造和科技成果转化的重要资源。科学技术向生产转移的过程中，都离不开科技档案，利用科技档案就是利用科学技术知识。邓小平关于“科学技术是生产力，而且是第一生产力”的科学论断，阐明了科学技术与生产力的关系，而科学技术在转化为生产力的过程中，形成了科技档案。加强试验示范基地档案管理工作大有可为。

参考文献：

[1]吴建华.科技档案管理学[M].南京大学出版社，2002.

[2]王宁萍.科研档案管理在科研工作中的重要性[J].青海科技，2007.

[3]赵颖超.浅谈档案管理存在的问题及对策[J].科学之友，2010.

作者简介：叶超（1988—），男，海南海口人，本科，研究方向：安全生产管理，基地管理。 *通讯作者：马智玲。