专业技术电子档案系统的构建、管理与利用

徐 淳

专业技术电子档案系统的构建、管理与利用

徐 淳

专业技术电子档案系统是现代化医院管理的必要工具。主要包括个人基础资料，科研、教学业绩，年度考核，医德医风职业考评，职称评审、聘任等模块。通常由人力资源部牵头，会同科研、教育、纪检等部门采用日常和集中收集方式进行数据维护与更新。可有效提高档案质量和利用率，为医院管理和决策提供参考和依据。

专业技术档案是医院专业技术人员个人的经历、学历、思想品德、业务能力、科研教学、工作表现及奖惩等方面的原始记录和真实反映。这些在长期的医疗实践和科研教学活动中，形成并积累的大量技术资料从微观上记载着每个专业技术人员各个时期业务发展的过程和德能勤绩。宏观上反映了医院技术发展的过程和医院整体医疗水平和科研教学能力。将这些材料以数字形态进行记录，建立专业技术电子档案（以下简称专技电子档案）系统，将静态的信息资源盘活，是现代化医院管理的基础，必将会大力促进医院各项工作的开展，产生巨大的动态效应。

专技电子档案建设的必要性

专技电子档案建设是时代发展的必然需要。

电子信息技术的飞速发展，使得网络和计算机等数据设备在医院临床工作以及医学研究中的应用越来越受到重视。为满足时代发展的需要，我国正努力建设现代化医院，这就需要电子信息技术的广泛应用和支撑。电子档案系统的建设，是医院迈向现代化的重要环节和必经之路，也是医院向现代化发展的重要任务之一。

专技电子档案建设是现代化管理的必要手段。

现代化管理需要有现代化的技术作为支撑，专技电子档案建设是实现医院现代化管理的必要手段。从目前我国医院现代化管理水平来看，长期的传统管理模式在医院工作中根深蒂固。在医疗体系的改革创新中，管理模式的创新是面临的紧迫问题。

专技电子档案建设有利于加强专业技术人员队伍培育，发现和培养人才，优化人力资源管理。

专技电子档案集中反映了专业技术人员的学历、职称、成果、论文、论著、学术成果等方面的内容，是其技术水平、工作成果和辛勤工作的承认和体现。另一方面，通过专技电子档案信息的统计和分析，也能够及时掌握全院专业技术人员的学历层次、业务工作能力、专业技术水平、科研教学等情况，有针对性的制定医院人才培养、培训规划，建立合理的人才架构，促进人力资源管理的优化。专技电子档案是人才的信息库。通过专技电子档案掌握每个专业技术人员的知识水平、技术成就、年度考核、工作业绩、患者评价、医德医风等情况，为早期识别人才，进一步培养人才提供及时、全面、有效、真实、可靠的数据。

确定专技电子档案的内容

专业技术人员个人基础资料

专业技术人员姓名、性别、年龄、民族、学历、政治面貌、编制、参加工作时间、来院工作时间、职称职务、聘任情况、籍贯、手机、住址、工作经历及社会关系等基础数据，一般应与医院人力资源系统相链接，确保信息的准确。

科研业绩

包括论文发表、出版著作、课题立项、课题鉴定、科研获奖、专利情况、社会兼职、荣誉称号及学术称号等内容（图1）。

教学业绩

由担任导师情况、继续教育项目、五年授课学时、教学课题立项、获奖等部分组成。

年度考核模块

包含个人部分和科室部分，结合单位实际制定具体操作流程（图2）。

医德医风职业考评模块

党办、服务调查中心、医疗安全办等部门接收的表扬信、锦旗以及通过电话表扬、投诉、回访，市长热线等形式，将采集到的对临床一线工作人员表扬、投诉信息，录入“表扬管理”“投诉管理”系统，与员工即时见面（图3）。多种途径形成员工的医德医风考评档案，为医务工作者的临床业务水平、工作态度等提供了可靠的佐证，成为员工评优、职称职务晋升的重要参考依据。

职称评审、聘任模块

图1　科研业绩界面

提取上述模块中数据，结合单位实际制订操作流程，实现职称评审、聘任以电子数据为主要依据，纸制材料为辅的评审模式，确保材料的真实可靠，保证职称评审、聘任的公平、公开、公正。

图2　年度考核主界面（含操作流程图）

图3　医德医风职业考评查询界面

专技电子档案系统的构建

医院专技档案具有专业技术性、成套性和动态性特点，其管理系统涉及部门多，资料繁杂且数量巨大。因此，在稳定、高效的后台数据库基础上，用户界面可采用友好的交互式多媒体网页开放设计，便于信息的采集、甄别、管理与利用。该系统应具有可操作性、实用性强，数据准确，资料规范、完整，信息量大的特点。并能够导出通用格式的数据表格，能够进行数据的统计、分析并为后续功能的进一步延伸预留接口，便于实现相关管理目标的拓展。基本可实现信息准确、可靠的存储、管理、查询和利用，兼顾模糊与准确检索模式以及时点查询功能。这样，通过专技电子档案系统的构建，不仅能够较好的实现多部门合作，信息的共享和流通，避免了重复劳动，还可为行政决策提供准确的信息支持，产生良好的社会效益。

专技电子档案资料的收集

日常收集

专技电子档案中个人基础信息，应与医院人力资源库相链接，关键信息如参加工作时间、来院工作时间、出生年月、职称职务、聘任情况等以人力资源库指标为准，实现单向链接、实时更新，无法逆向改动。其他信息如籍贯、手机、住址、工作经历及社会关系等开放给职工个人，发生变化随时更新。

专业技术人员发表文章、著作、荣誉称号等信息也可开放，由职工个人随时向专技电子档案系统上传PDF版的材料。但需通过是否审核按钮标识，由相关职能部门定期组织审核，确保档案材料的真实、可靠。审核确认后锁定字段。

党办、纪委、服务调查中心、医疗安全办等部门，对本部门相关事宜即时录入专技电子档案系统。

集中收集

人力资源部、科研等部门每年至少一次，对职工新上传的文章、著作等材料进行审核。科研、教育等部门定期对课题立项、鉴定、获奖等项目，进行审核汇总，整理好数据统一导入专技电子档案系统。

专技电子档案系统的管理及利用

专技电子档案系统可以与医院人力资源库统一管理，明确专人负责，由人力资源部为主要责任部门，会同科研、教育、纪检监察、医务等职能部门做好专技档案系统的维护与更新工作。

专技电子档案系统储存量大，完整地记录了专业技术人员的资历、能力、业绩和专业技术水平。可实现检索、统计、汇编和打印自动化，根据需要做各种形式各种条件的查询、统计、分析。既大大减轻了档案工作者的劳动强度，又节省了时间成本，避免了人力、物力和财力的浪费，提高了工作效率和质量。

专技电子档案系统能够提供完整全面的信息，是技术知识和人才信息的特写。建好、管好专技电子档案，便于及时了解和掌握医院专业技术人员的现有状况，分析技术队伍的专业结构，为选拔、使用、培养人才、职称晋升、聘任等工作提供依据、凭证和参考。

下一步，我们还可以在此基础上拓展其管理应用，如医院绩效考核管理系统的建设、科室、个人临床工作量查询统计系统、员工胸卡的制作等。使医院其他行政管理部门也能直接从专技电子档案系统受益。并以此为抓手，促进医院管理更加规范、科学、先进，实现行政管理一体化、现代化。

总之，医院专技电子档案系统的建设和完善，反映了医院管理水平的高低，是传统医院管理模式迈向现代化的重要标志。电子信息档案具有定位准确、省时省力、管理便捷等一系列优势，这也是医院管理工作中的重要组成部分。加强专技电子档案系统建设能够帮助医院更好的满足今后信息时代发展的需要。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.17.016