企业管理体系与标准体系建设的和谐统一

2015-10-29梁君梅

建材与装饰 2015年10期

关键词：管理体系标准化体系

梁君梅

（湖南省质量技术评审中心　湖南　长沙　410000）

企业管理体系与标准体系建设的和谐统一

梁君梅

（湖南省质量技术评审中心湖南长沙410000）

本文论述了企业标准体系框架内建设管理体系的各种关系、管理体系的建设对人力资源的要求、相应体系的定位以及基于自我改进的机制等方面进行了探讨，阐明了企业标准体系以及管理体系是和谐统一的。

企业管理体系；标准体系建设；和谐统一

1　企业标准体系建设的人力资源基础

企业标准体系的主要目的在于试生产经营管理的全过程保持统一行动与高效运行，从而使得秩序与经济、社会效益处于最佳状态，来进一步的提升企业的总体竞争力。众所周知，对于一个企业来说，其标准体系建设的主体以及客体都是紧紧围绕着人来展开的。所以，作为一项系统的工程，建设企业标准体系无法离开人力资源的支撑。

1.1对领导者的要求

领导者是企业体系构建蓝图的规划者。在进行标准体系构建的过程当中，企业各级领导应该首先学习、理解、掌握构建企业标准体系的重要作用以及意义、积极支持体系的构建，为构建企业标准化体系进行决策、协调奠定坚实的基础。体系构建之所以运行不畅很大一部分的原因出自领导。如果领导对于企业标准体系建设没有积极的态度，那么，各项工作的开展都会面临着极大的阻力，不用心建立的企业标准体系的有效性、效率与执行力都不理想。反之，如果企业领导可以积极的推行标准体系建设，则无论是推行力度还是工作效率等就会取得事半功倍的效果。

1.2对员工的要求

企业标准体系建设是一项系统的工作，其所涉及到的因素众多，与企业内部的每一位职工息息相关，任何一名职工都不可能游离于企业标准体系之外，企业标准体系当中都要有相应的标准对其责、权、利进行规定。而如何才可以做到这些，对于员工来说，其一定要有着标准化的意识，一定得懂得标准对于自己行为的要求，能够严格的执行标准。

1.3提高培训的有效性

为保证企业标准体系建设的顺利，一定要对企业标准体系建设团队与所有员工进行培训，为了确保培训的效果，第一个要点就是要识别与确定培训的具体需求，结合各个层次制定相应的培训计划。例如，高层领导应该掌握到企业标准化的重要意义、具体作用、领导、授权与协调；中层领导应该掌握到企业标准体系构建的意义与本部门实施企业标准化的工作要点和部门之间的有效沟通，不仅如此，还必须要掌握标准化体系构建的一些技术手段、方式、方法、学习企业标准制定、发布、实施与修订的方法和流程。

2　管理体系与标准化的关系

企业标准化属于企业管理的一项较为基础的工作，标准化实际上就是知识共有化，非标准化指的是知识专有化，但是知识专有化属于传统农业和小生产较为典型的管理模式，这种管理模式与现代企业管理理论是不相融的。企业标准化会使得企业的生产、经营、管理活动的全过程保持统一与高效性的运行，从而来达到最佳秩序与经济效益的效果。企业标准化的主要对象是企业生产、技术、经营、管理等各项活动中重复性的事物与概念。但是企业的每一项活动基本上都是由重复性的事物与概念组合而成，当这些重复性的事物与概念标准化以后，企业当中很多的过程（当然不是全部过程）就犹如一个自动运行的机器，企业的管理者不需要时刻干涉它，其自然会根据管理者的意图来进行运行、改进、停止，还可以进行自动评估、改进、设计以及创新。企业标准化作为企业权力下放（授权）的重要前提，如果没有企业标准化，那么所谓的权力下放也仅仅是一个诱人的圈套而已。

然而，不可否认的是，当前的管理体系建设存在着不少的问题与漏洞，如在建立三个管理标准体系的过程，有时候会出现“两张皮”的现象，文件当中所规定的内容和实际做的事情存在着较大的出入，甚至只是为了应付外部审核而编造文件与记录。三个管理体系之间重复策划、检查、评审与审核，文件之间的不协调性以及管理、执行、验证人员执行标准的不一致性等问题也时常发生，这属于一种比较严重的管理资源浪费。其不仅无法给企业创造效益，而且还会给企业带来非常高的管理成本。此外，部分员工觉得，通过了质量、环境遗憾职业安全健康体系认证就代表着企业已经实现了全方位的标准化，将个别管理体系的建立当作是孤立事件去看待，并未从企业标准化这个整体来认识管理体系的作用。

企业标准体系属于一个较为完整的体系，企业标准体系应该将技术标准作为主体，包含管理标准和工作标准，国家标准《企业标准体系——要求》（GB/T15496）、《标准体系表编制原则与要求》（GB/T13016-1991）与《企业标准体系表编制指南》（GB/ T13017）对此都进行了明确规定（见图1）。

企业的标准体系一定要进行统筹策划，不可以只强调一点而忽略其他，否则非常容易导致企业管理的“亚优化”现象。部分管理者对于企业中一些管理体系没有得到科学有效实施的现象觉得非常迷茫，这有可能就是犹豫在建立这些管理体系时仅仅偏向的强调某些方面的关键作用，但是却缺乏企业管理体系的总体思路的结果。比如有的企业会刻意的强调“质量第一”、“安全是天”、“环境至上”等概念，这些内容当作是口号喊几声，可以说没有什么明显的问题，更不用说大家早已经习惯了这样简单化的工作思路与方法，然而仔细琢磨就可以轻易的发现问题了，质量第一、那第二是什么呢？安全是天、什么是地呢？环境至上、什么至下呢？缺乏企业标准体系作为保障，缺乏技术作为支撑，何谈质量？环境和安全又该从何谈起呢？所以，企业在进行某个单一或者是某种类别的管理体系建立的时候，一定要使得其与企业的整个标准体系保持协调，要搞清楚企业当中各类标准的作用以及相互之间的关系。

图1　企业标准化体系各子系统结构图

3　企业标准化与企业管理体系的结合

企业最为重要的一项任务就是将有限的资源投入，生产出达到市场要求的产品，并创造出尽可能多的经济效益。所以，企业要将人力、物力以及财力资源等生产要素进行系统化、科学化地管理，以此来进一步的降低成本、促进效益与质量的不断提高。所以说，企业标准化并不是一项孤立的活动，其需要与企业其他管理保持协调，具体包括以下几个方面的内容：

3.1企业标准化与过程方法相结合

企业标准体系是紧紧的围绕企业的生产经营而展开的，而生产经营系统，是由顾客需求识别、产品设计与开发、原材料采购、生产计划控制、制造过程控制、工艺质量控制、不合格品控制、质量改进、销售和服务等一级流程与财务、劳动工资、人力资源等支持性过程所组成的，其中每一个过程又可以分出许多的二、三级子过程。通过对于标准的合理有效应用、再结合前人所总结的经验、进行过程分析或者是动作研究，能够有效的降低企业各个岗位的试错成本，也可以使得过程更加具有重复性以及再现性，促进过程的有效性与效率的不断提高。在过程方法的应用过程当中，需要每一个部门主管与各岗位员工重点识别与控制各自的主要过程，然后识别出这些过程的输入、资源与活动，确定过程对于企业战略目标的重要贡献（输出），结合具体的情况进行过程控制标准的制定，明确的指出过程的责任人员，这样就可以将过程方法落到实处，避免了泛泛议论的空谈。

3.2企业标准化与管理体系相结合

在企业标准体系的建设中，还必须要注意到企业标准自身的质量。企业标准在满足国家以及行业强制性标准要求以及国家标准对企业标准的格式、术语与其他技术性要求的基础之下，要尽可能的采用员工可以一看就懂、一学就会的文字描述，不可以采用生僻晦涩的语句、学术味强烈的辞藻、贪大求洋的格式来编写企业标准，有的企业的质量手册（或其他文件）下笔千言、离题万里，这样的企业标准明显的是不想让企业员工看懂，也无法付诸实践的“八股”。对于管理标准中相同或者是相近的条款要求尽可能在一个文件中作出规定，其他文件在需要的时候可以适当的引用，要避免多处规定、重复陈述的现象，更不可以自相矛盾，使得员工无所适从。管理体系有效实施的基本前提是有一个适合的文件，然而适合的文件一定是企业结合自己的管理实际编写的文件，它不仅不可以照抄照搬、更不可以八股横生，在满足要求的基础之下，通常文件越少、记录越少就越有效。种类过多与篇幅过大的文件、过于教条的记录正是管理体系不能得到的有效实施的绊脚石。