浅谈二级管理体制下高职院校行政秘书的素质要求

夏玲雅

【摘 要】近年来，随着我国高等职业教育的蓬勃发展，高等职业教育的管理模式也在不断地改革与优化。许多高职院校已经开始尝试，逐渐由一级管理向二级管理的模式发展，因此对于各高职院校的系部行政秘书来说，工作质量与效率的要求也必然需要提高。本文主要从高职院校系部行政秘书的工作职责出发，针对其工作现状中发现的问题，探讨在我国高校管理改革的新形势下，高职院校系部行政秘书应该具备的能力与素质要求，以胜任更加艰巨的本职工作。希望能够为广大高职院校的系部行政秘书的工作提供一些参考。

【关键词】行政秘书;二级管理;高职院校;素质要求

前言

由于国家政策的支持，近年来中国的高等职业教育发展速度加快。为了进一步优化自身结构，许多高职院校开始实施二级管理。在高职院校的管理队伍中，行政秘书是一个不可或缺的岗位。二级管理的实施，势必会给行政秘书这个职位带来较之以往更加繁重的任务。在这样的形势下，如何对系部的职能分配做好协调，又能够较之以往更加高质高效的完成工作任务，对行政秘书来说是个很大的挑战。

行政秘书的岗位职责主要可以概括为以下六大点：日常行政;公文办理工作;会务工作;财务报账工作;人力资源工作。行政秘书在部门工作中主要起着协调、参谋、桥梁和纽带的作用。同时也是各系部下情上传和上情下达的信息中心。这就要求高职院校的行政秘书要善于人际沟通，协调好各方面的工作关系。

一、高职院校二级学院行政秘书工作现状及问题

二级学院行政秘书作为高职院校的管理队伍中的一员，其工作现状又是如何的呢。笔者根据对自己所就职的单位——苏州健雄职业技术学院各院系的行政秘书队伍进行了调查，主要反映出如下几个主要问题。

1.行政秘书队伍建设不被重视，工作缺乏动力。在高职院校中，有较多一部分人对行政秘书的工作缺乏正确的认识和评价，甚至是轻视。学校往往只注重培训师资，忽视了对行政秘书队伍的培养。行政秘书缺乏系统的管理知识，在一定程度上也使得其行政管理能力无法提高，影响工作效率。行政秘书工作繁杂，付出的劳动得不到应有的理解，得不到职业认同感，也导致了行政秘书工作积极性不高，心理不平衡，思想压力大，一部分人甚至不能安于岗位。

2.行政秘书职称评定难，外出培训机会少。高职院校行政秘书很难进行职称评审，比例很低，即使评上了，也会因为工作年限等问题延迟薪资提升。以笔者学校为例，同样是中级职称，专业技术岗位评定后可立即实现其相应的薪资水平，而行政秘书即使同时评上中级也要等到工作年限达到规定的年限才能够享受中级薪资待遇。另外，行政秘书平时大都忙于具体事务，很少有机会外出参观考察、学习和工作研讨， 缺少接受系统性、专业性再教育的机会。

3.行政秘书职业前景渺茫，工作缺乏动力。从现状看来，行政秘书的培养工作几乎不被重视，而很大一部分的行政秘书却恰恰都是非专业人士，非常缺乏专业知识的培训和交流，缺乏工作的职业规划和指导，对于未来感到迷茫。

4.行政秘书专业素质的欠缺。许多高职院校对二级学院的行政秘书的任职要求没有一个统一的规定，谁都能上。导致了如今的行政秘书队伍素质高低不一。

5.行政秘书的身体素质问题。现代办公设备的使用， 在提高工作效率的同时，也给行政秘书带来了累积性的职业伤害。长时间久坐及敲打键盘造成了肩、颈、腰等部位的累积损伤。同时，各种办公设备的频繁操作使其被动吸收比常人更多的对人体有害的辐射，导致神经衰弱等问题。

二、二级管理体制对行政秘书的素质要求

一旦实行二级管理后，系部将成为一个基层的综合性办事机构及协调部门，行政秘书将承担较之以往更加繁重的任务。对行政秘书的综合素质的要求必然也是更上一个台阶。笔者结合实际工作中反映出的问题，对行政秘书所应具备的能力素质作了如下归纳。

1.过硬的政治思想素质。行政秘书应该具有较高的思想政治觉悟，较好的道德修养，必须有强烈的事业心和高度的责任感，具备教师所应具备的师德风范，全身心地投入到教学服务工作中。

2.健康的身心素质。行政秘书需要保持自信、乐观的心态，热爱本职工作。工作中能调节自己的情绪，能从容、敏捷、果断地处理问题。建立和谐的人际关系。同时也要安排一定的时间积极参加运动，以保证自己的身体处于较为健康的状态，不影响工作的顺利进行。

3.优质服务的理念。应树立并提高为领导与师生提供优质服务的理念，才能更好地进行沟通和协调工作。首先，要时刻保持积极的工作情绪，保持良好的服务态度。例如，行政秘书作为系部办公室的重要一员，事务繁杂，但薪资待遇却往往不能与工作量成正比的时候，就需要我们要保持平和稳定的心态，不能时刻计较个人得失。其次，要认真听取领导的工作安排，对于领导考虑不够全面的地方提出合理建议。面对师生时，要平易近人，注意措辞。如师生对文件和通知无法接受和理解，必须耐心地给予说明，并表示会向上级领导反馈。因为师生是系部工作之根本，他们是否满意直接影响到工作是否能够顺利进行。

4.扎实的专业素质。第一，要有较好的文字表达功底。二级管理之后，系部行政秘书较之以往需要更多地起草各类文书，因此掌握各种应用文写作的要求和技巧是非常有必要的。

第二，要具有现代化办公的能力。能够熟练使用计算机、复印机、打印机、扫描仪、投影仪等现代化办公设备。能够熟练操作Office等办公自动化软件，进行文字处理、数据统计、多媒体制作及网页制作等。

第三，需要信息处理的能力。充分利用现代网络技术手段如QQ群、微信、E-mail、手机等及时上传下达各种信息。与学院领导、师生建立多种形式的交流互动。

第四，要有较强的沟通协调能力。行政秘书工作会接触到学院各级各部门的工作人员，以及师生，甚至校外合作企业人员，这就需要能够擅于交流协调，准确沟通，为服务对象营造一个和谐有序的工作环境。

第五，要掌握比较系统的管理学和档案学知识。行政秘书工作每天都会获取大量的信息，需要讲究方法和策略来处理这些信息，分清轻重缓急。掌握基本的档案管理知识及时对日常的资料进行整理归档。也是工作能够有条不紊进行的保证。

第六，要提高统筹管理能力。这就要求行政秘书应该具备统筹学相关的知识，在平时工作中，能够提前制订好周密的计划，在面对多个任务或临时紧急情况时，灵活地组织和协调，完成各项任务。因此，行政秘书必须首先了解自己的能力和需求，做好职业生涯规划，通过准确的自我规划确定长期的工作目标，才能够产生研究工作的愿望。

除此之外，二级学院行政秘书还应该具备较强的创新能力。创新是学院发展的动力，时刻保持创新的意识，才能够跟上时代发展的步伐，才能够敏锐地接受新鲜事物，发现新问题，使自己始终处于有活力的工作状态。同时，也要增加与其他系部同岗同事之间的工作交流，学习经验，总结教训，扬长避短，让实践带动自身工作能力的提升。

5.继续教育意识。高职院校的行政秘书岗位相对于其他岗位不具备足够的专业性，但是在实际的工作中，如果行政秘书能够时刻具有充电意识，对工作的薄弱环节进行及时研究、学习与补充，那么必定会极大地帮助自己不断提升工作能力和工作效率。

结语

总体看来，在当今的形势下，我国高职院校的二级管理越来越普遍，同时对二级学院的行政秘书的工作要求和能力素质要求也必将进一步提高。行政秘书在管理方面的系统培训观念如不更新，会大大制约其工作能力的提升，工作效率的提高，影响到二级学院甚至是整个学校的发展。因此，作为高职院校的行政秘书，应始终牢记自己的工作职责，不断从思想意识和工作实践中规范自己的工作方式，努力提高自身的业务能力和素质。这样才能跟上新时代的发展的脚步，能够为自己学院的可持续发展作出自己应有的贡献。

【参考文献】

[1]马晓娜.高职院校二级学院行政秘书工作探讨.管理观察，2015（10）

[2]吴美玉.二级管理体制下行政秘书如何提高工作效率.成才经纬，2013.6（95）

[3]安婧.高职院校二级学院行政秘书工作探微.中国管理信息，2012（10）

[4]黄加敏.新建高职院校系级行政秘书职业倦怠现象探析.理论观察，2014（6）

[5]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微[J].佳木斯教育学院学报，2011（6）

（作者单位：江苏省苏州健雄职业技术学院）