高级筛选在数据处理中的应用

邹寿春

（闽西职业技术学院 计算机系，福建 龙岩 364021）

高级筛选在数据处理中的应用

邹寿春

（闽西职业技术学院 计算机系，福建 龙岩 364021）

通过介绍高级筛选的规则及步骤，对其在复杂查询条件时的应用进行研究，得出高级筛选的使用方法，从而提高数据处理效率。

高级筛选；数据清单；自动筛选；记录

在各行业中，都具有极其庞大的数据信息。数据处理时，经常要查找符合各种复杂条件的信息，进行有效数据搜索，从海量记录中快速搜索出所要的数据，是数据统计中极其频繁而重要的工作。筛选是查找特定条件记录、处理区域中数据子集的快捷方法。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种筛选方法，自动筛选仅能实现简单条件筛选功能，高级筛选能实现复杂条件筛选功能。在Excel中执行筛选后，可以在表格中只显示满足条件的记录，而别的记录暂时隐藏。

一、高级筛选

1.自动筛选的不足

图1 “自定义自动筛选方式”对话框

当条件复杂些，筛选某列上有两组条件的记录，如，筛选“英语成绩≥60且英语成绩≤80”或“英语成绩≥90”的记录；或者多列上的条件为或关系时，如，筛选“英语成绩≥60或数学成绩≥60”的记录；或者要求以函数作为筛选条件等别的情况时，自动筛选没法实现。所以总的来说，自动筛选只能实现简单的筛选功能，对于复杂的筛选，须用高级筛选实现。

2.高级筛选规则

第一，进行筛选的数据区域必须满足数据清单［1］的概念，即：进行筛选的数据区域第一行为列标题，且列标题不可相同；同一列中所有单元格的数据格式应保持一致；数据清单中不可有空行或空列。

第二，创建条件区域，且条件区域必须至少与数据清单隔开一行。

第三，条件标题与条件放置在不同的行。

第四，“与”关系的条件放在同一行上，“或”关系的条件放在不同行上。

3.创建高级筛选步骤

第一步，创建条件区域；

第二步，选中进行筛选的数据清单；（此处先选中，则“高级筛选”对话框中的“列表区域”自动获得，不必再设置）

第三步，选择“数据”菜单下“筛选”子菜单中的 “高级筛选…”命令，打开“高级筛选”对话框；

图2 “高级筛选”对话框

第四步，设置好“高级筛选”对话框，按“确定”按钮。

当筛选后的数据“在原有区域显示筛选结果”时，若要显示全部数据，可选择“数据”菜单下“筛选”子菜单中的 “全部显示”命令。

二、高级筛选应用

在数据处理与分析时，经常要查找符合条件的记录，对于复杂筛选，仅用自动筛选方法不能实现，此时就得使用高级筛选。如果需要查找含有相似文本的记录，可以使用通配符“*”和“？”［2］。以下用实例演示高级筛选应用功能。

图3 原数据：学生成绩表

以上数据区域符合数据清单概念。

1.同列上具有三个以上条件“或”关系

如果对于某一列具有三个以上筛选条件，条件为“或”关系，那么可直接在该条件列从上到下依次键入各个条件。如，筛选出“工程造价”、“园林技术”、“数控技术”专业的记录：

图4 同列上三个条件“或”关系

2.同列上具有两组条件“或”关系

如果对于某一列上具有两组以上的条件，可用相同的列字段名，按“与”同行，“或”不同行的方式输入条件。如，筛选出“‘计算机基础≥60且算机基础≤70’或‘计算机基础≥90且算机基础≤95’”的记录：

图5 同列上两组条件“或”关系

3.多列条件“与”关系

如果要筛选同时满足三列中单个条件的记录，可在条件区域的同一行中输入条件。如，筛选出“体育≤70并且计算机基础≤90并且英语≤80”的记录：

图6 三列条件“与”关系

当然，这种情况用自动筛选很容易实现。

4.多列条件“或”关系

如果要筛选满足几列中至少一列条件的记录，可在条件区域的不同行中输入条件。如，筛选出“体育≤70或者计算机基础≤90或者英语≤80”的记录：

图7 三列条件“或”关系

5.多列上两组条件“或”关系

一种情况，如果要找到两列上满足两组条件（每一组条件仅包含针对单列的条件）之一的数据行，可在各行中键入条件。如，筛选出“‘体育≥80且体育≤90’或‘英语≥70且英语≤80’”的记录：

图8 两列上两组条件“或”关系a

另一种情况，如果要找到两列上满足两组条件（每一组条件都包含针对多列的条件）之一的数据行，可在各行中键入条件。如，筛选出“‘体育≥80且英语≤80’或‘体育≤90且英语≥70’”的记录：

图9 两列上两组条件“或”关系b

6.将公式结果作为条件使用

Excel中，可将公式的计算结果作为条件使用［3］，如，筛选出数据清单中女生体育成绩大于平均分的记录：

图10 筛选结果

其中条件区域中，条件列标题“条件2”也可留空，其条件如图11输入：

图11 条件中的公式

又例如，要求用COUNTIF函数作为条件，筛选出姓名为“机电技术”、“商务英语”、“数控技术”三个专业的记录：

图12 筛选结果

其中，条件区域中的条件如图13输入：

图13 条件中的公式

将公式的计算结果作为条件使用时，应注意以下几点：

第一，在用公式创建条件时，不能将列标题作为条件标题使用，应该使用非列标题作为条件标题，或者将条件标题置空。如例中，将列标题设置为“条件2”或空白。

第二，公式中第一行数据所在单元格必须使用相对引用，进行高级筛选对话框设置中，列表区域与条件区域用绝对引用，如图14中条件区域为$C$9：$F$10。

图14 高级筛选对话框设置

第三，公式中，除了第一行数据所在单元格为相对引用外，其他区域引用必须为绝对引用。如条件“=E2＞AVERAGE（$E$2：$E$6）”中，E2为相对引用，$E$2：$E$6为绝对引用。

三、结束语

高级筛选在数据处理中是非常实用的方法技术，它能实现复杂条件的筛选，对于简单条件的筛选按其规则一样能实现。出于效率考虑，自动筛选与高级筛选应当分情况使用，对于简单的筛选，习惯用自动筛选，对于自动筛选不能实现的功能采用高级筛选。熟练掌握筛选技巧，并灵活应用于实际，这将带来极大方便，提高工作效率。

［1］董正雄.大学计算机应用基础（第3版）［M］.厦门：厦门大学出版社，2012.

［2］王镇西.计算机应用基础［M］.北京：中国传媒大学出版社，2010.

［3］张青.大学计算机基础教程［M］. 北京：清华大学出版社，2011.

Advanced Filter Application in Data Processing

ZOU Shou-chun

（Minxi Vocational and Technical College， Longyan， Fujian 364021， China）

By introducing the advanced filter rules and steps， the author studies its application in complex query conditions， and concludes that using methods of advanced filter， so as to improve the efficiency of data processing.

advanced filter； data list； automatic filter； record

TP391.13

A

1008—6129（2015）03—0096—05

（责任编辑 李建武）

2015—05—04

邹寿春（1978—），福建连城人，闽西职业技术学院，讲师。