论建筑工程资料管理工作的重要性

任贺祥

【摘要】我国针对建筑工程中资料重要性在《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国安全生产法》、《建设工程安全生产管理条例》、《建设工程监理规范》都有明确的规定和约束。由此可见建筑工程中工程资料是一项很艰巨和重要的管理工作。而针对可以采取对各参建方新入职人员制定一定时段的资料亲身涉足，以从资料管理工作中对工程建设框架、程序及对资料工作的重要性有足够的了解和重视。

【关键词】 建筑工程，管理，资料，

1. 关于实施工程资料管理的几点措施：

1.1 工程资料的收集、形成、整理工作的实施。工程项目负责人对工程建设全过程管理工作负责，并需要建设单位、监理单位、施工单位等各责任主体来共同完成建设工作。从而资料的收集、形成、整理工作需要在项目负责人的领导下实施，且设专人分级管理，亦要求资料管理人员必须具备高度的责任感、认真的工作态度和相应的专业知识，以确保资料的真实、有效、完整、齐全，便于日后的追溯和利用。

1.2 工程资料包括的主要内容。工程资料主要包括：立项的前期资料、招投标资料、合同文本、政府文件、设计文件、施工文件、监理文件、施工图纸、施工准备资料、施工阶段资料、监理资料、竣工资料、竣工图纸等，复杂且系统、全面，是法制化、规范化和科学化管理的标志。

2. 关于工程资料的重要性：

2.1 工程资料与建筑实体的关系。工程建设离不开管理，工程管理离不开实体和资料，工程资料是实体的图文记载和真实写照，贯穿于工程建设和管理的全过程，其作用尤为突出和重要。因此在工程建设和管理平台上工程资料和实体是两个不可或缺、不可分割的重要组成部分，是紧密相连的。

2.2 工程资料特点。工程资料是信息资源的重要组成，是工程建设全过程中形成并收集汇编的文件或资料的统称，是项目施工前期、施工过程及施工成果的真实反映，是从工程可行性研究和立项开始到竣工验收、交付使用全过程的各种阶段的信息记录，是一项系统、全面的工作。具有真实性及多专业性、时效性、分散性、复杂性以及综合性

2.3 工程资料的控制作用。工程管理涉及成本控制、进度控制、质量控制、合同管理、信息管理和组织协调等方面，这些方面的工作都需要工程资料和文件来控制、指导、约束和反应，是工程建设、结算的依据，是工程质量评定的记载，特别是对工程质量起到至关重要的控制作用。尤其在工程发生分包的情况下，在项目结算方面更能见工程资料的功效。因此工程管理离不开工程资料。

2.4 工程资料的监督作用。工程资料对现场施工有反馈监督的作用，是该工程项目规范性、合法性的证明，是实体追溯的依据，不容忽视。有了资料的跟踪，项目负责人不用再凭着零星的材料和自己的记忆来对整个工程的节点进行控制。工程的各工序相关细节都存于工程资料中，一旦发生如数量不符、质量差异等，便可凭借资料记录追查到其中原因，也方便了项目负责人对工程的管理。每一个施工工序都能从资料上反映出它的时间、数量、人员及规格的特性。

2.5 工程资料的借鉴以及促进作用。工程资料可以作为今后施工及管理工作的一种借鉴，有重要的利用价值。有的项目负责人对这些文件往往不大在意，其实在这些文件中除了有关的工程数据外，对施工过程、管理过程的总结占了相当大的部分，其中优点和缺点显而易见，学习、借鉴这些文件对于今后在工程管理工作方面会有很大的帮助。

3. 在准备施工阶段工程资料的审核：

施工准备阶段安全方面应落实的资料包括：审查或审核企业资质和人员资格、特种作业人员操作资格、施工组织设计及各安全专项施工方案、现场制度、应急预案和施工设施备案。上述工作的落实是工程顺利开工的前提，是工程质量、进度和安全管理的保证，需要项目管理人员在项目负责人领导下来共同完成的。

3.1 质和安全生产许可证的审查：

（1）承包单位必须具有与承揽工程类别、规模相符的资质等级证书，且证书合法有效（按时年检盖章生效），不得过期，不可冒用。

（2）证书合法有效，不可冒用、不得超过三年的有效期。

（3）工程正式开工前的准备阶段，各承建单位提交的资质及安全生产许可证证书一般均符合要求，且经正式的年检。但由于个别的施工工期长大三年以上，证书的有效期和资质年检的更新问题极易被淡忘，因为此时各责任主体已将关注点逐步转移到紧张的现场施工中，转移到施工的质量和进度上。所以在此提示项目管理人员应定期复查现场留存件，要随时发现，随时更新，随时完善。

3.2 安全生产管理人员岗位资格的审查。项目经理以及安全管理人员需要申报资格和安全培训证书。尤其是项目经理必要持有国家注册建造师资格，同时必须接受安全岗位培训，且具有安全培训证书。主要表现为：工程开工前、人员到岗后施工方项目经理及安全生产管理人员岗位资格证均合格有效，但在施工过程中对证书进行复查时出现的现象往往与审查资质时发现的问题雷同，即主要由于跨年后证书未及时年检或现场留存件更新不及时所致，应予以同等重视。

4. 关于从事工程特种职业人员的资格证审核：

对于将要从事特种作业人员，必须要经过国家规定的安全作业培训，并取得特种操作资格证书后方可上岗，证书必须合法有效，不得过期，要确保人、证相符，人员配置人数要符合规定，做到与投标文件一致。如：电工、起重信号司索工、起重机械司机、电气焊接（切割）工、架子工等。在检查中我们会发现，人员到岗，可岗位证书不能及时上报现象，亦会有岗位证书上报时在有效期内，可此工种未进入操作期。如：特殊工种岗位证书在上报时未进行作业，待真正作业时，证件处于换证或年检阶段；有的是相关工种还处在施工过程中但岗位证书已到有效期和年检期。因此，工程中要重视岗位证书的有效期和年检期的跟进工作，应避免只在进场时核查证件而后就不再过问的现象。

5. 目前表现在工程资料方面的问题：

5.1 资料员的工作范围界定不清。在工程管理中，资料人员是各种衔接的枢纽，重要性无可厚非。但对于建设工程这个庞大的管理体系而言，资料员应以收集、整理、归档、移交、贮存为主。而一些项目的负责人将各类文件的编写及总结、评价、汇报等统统交于资料员来完成，此做法对确保资料、文件的准确性带来质疑，为日后的借鉴、追溯带来阻碍，实为不妥之举，望项目负责人应予以避免。

5.2 工程资料失去追溯意义。如果工程资料不能真实反应工程实体，那么将会失去追溯依据的意义。在工程建设过程中承建单位重视现场施工远远超过重视资料，即掌握实体的现场专业技术人员不为资料提供真实、有效的数据和依据，施工资料由资料员一人“全程负责”，造成实体与资料的严重脱节。

6. 总结：

资料档案需要在日常工作中时刻积累，为工程的竣工验收、建档、利用、追溯提供基础和便利。需要工程管理人员不断学习、不断提高业务知识，确保承担的工程其资料都能完整、准确、系统。对于一个建设项目和良性的管理模式而言离不开工程资料、工程文件，工程资料的形成和管理，所以需要相关管理人员、施工监管人员以及资料管理人员，共同重视和承担。保证每项工程资料工作的圆满完成。

参考文献：

[1] 中华人民共和国国家标准，《建设工程监理规范》（GB 50319-2000），中国建筑工业出版社，2001年。

[2] 周崇浩，《建筑工程安全生产监理管理实用手册》，天津科学技术出版社，2009年5月。

[5] 国务院法制办编，《中华人民共和国建筑法》，中国法制出版社，2010年8月1日。

[4] 中國法制出版社编，《中华人民共和国安全生产法》，中国法制出版社，2009年09月。

[3] 中国人民共和国国务院发布，《建设工程安全生产管理条例》，中国建筑工业出版社，2003年12月1日