浅析档案安全标准体系

李艳华

【摘 要】档案安全标准体系，是指档案安全范畴的各类相关标准按照其内在联系形成的科学的有机体。其中，“内在联系”系指档案安全标准之间互相统一协调，衔接配套，互为补充，各有侧重而又不失联系。“科学的有机体”则是指档案安全标准体系并非大量标准的简单叠加，而是具有有机联系的整体结构。

【关键词】档案安全标准体系工程；原则；思路

档案安全标准体系，是指档案安全范畴的各类相关标准按照其内在联系形成的科学的有机体。其中，“内在联系”系指档案安全标准之间互相统一协调，衔接配套，互为补充，各有侧重而又不失联系。“科学的有机体”则是指档案安全标准体系并非大量标准的简单叠加，而是具有有机联系的整体结构。

1.档案安全标准体系构建的原则

1.1可持续发展原则

档案安全体系的建设是一个循序渐进、不断完善的过程。这一过程需要不断优化，不断完善，以达到科学、合理和实用的目的。因此，档案安全标准体系中的每一项具体标准，都应该在档案管理和档案保护长期实践和理论研究的基础上，反映优化了的技术、工作程序、组织程序和管理水平，要能够体现目前先进而成熟的技术手段、设备情况和管理方法，使整个标准体系具有领先性和一定的超前性。只有将当今较先进的技术与管理方法和档案部门的实际应用相结合，才能获得最大的系统性能和效益。

1.2权威性原则

权威性原则意味着档案安全标准体系的整体构架及其中的任何一部标准，一经颁布便立即生效，并且对于我国所有档案机构和部门而言具有指导性、参考性或强制性。只有如此，才能维护标准规范的严肃性和权威性，才能保证我国档案安全管理的整体统一性和高效性。在我国，档案工作标准属行业标准，部分成为国家标准，大多为推荐性标准，作为档案系统内各有关方面需要共同执行的规范，并不具有强制性。而档案安全问题来不得半点马虎，尤其是一些危害性较大的安全问题，必须遵守一定的约束、规范，针对这些问题制定的标准应该是强制性标准，或在推荐性标准中有强制性条款规定。

2.档案安全标准体系的主要内容

2.1业务标准

业务标准的范围包括档案安全保障术语标准、档案信息收集或采集标准、档案管理标准、档案信息资源利用标准、档案保管和信息存储标准（包括数字信息资源长期保存等），主要是针对档案安全体系中的业务处理进行标准化、规范化管理，解决业务操作不统一的问题。

2.2技术标准

技术标准是保障档案安全体系建设顺利进行而规定的技术要求，包括基础设施建设技术标准、工作平台技术标准、档案抢救的标准与规范、档案的保护材料和方法标准或规范，修复技术标准和修复用具等通用标准和不同类型历史档案保护修复规范与技术标准、抢救流程标准等。技术标准的制定起到保证档案安全控制的作用，将先进的共用关键技术和普遍认可的安全保护方法转化为技术标准，把已经在安全实践活动中证明是切实可行的技术流程上升为工作流程标准或规范。

2.3管理标准

管理标准是指对传统档案和电子档案进行管理的一套规则，是用以组织档案安全活动的依据。包括档案安全法规与标准，档案馆工作人员、用户及设备管理规范、利用管理规定以及档案馆灾害预防等。主要解决给谁用、如何用和怎样用的问题。

3.档案安全标准体系构建基本思路

构建档案安全标准体系的总体思路是：统筹规划、突出重点、分步实施、注重实效。即要突出全面建设的要求，从我国档案安全标准体系的实际出发，从综合、宏观的角度设计档案安全标准体系；对其中迫切需要的、技术和管理水平成熟的相关标准应作为近期标准工作的重点；以需要带动可能，以重点带动一般，以近期带动远期，逐步推进档案安全标准体系的全面构建和实施。档案安全标准体系及具体工作标准的制定都要符合我国档案安全体系建设的现状，从前瞻的角度确定其执行条件，保证标准可行，效果明显。具体而言，可以从以下三个方面考虑：

3.1处理好国际、国家和行业（地方）标准的关系

档案安全体系涉及到档案将会遭受的安全威胁、安全防范技术、管理方法、人员素质等多方面的问题，是一项涉及人员、技术、设备、制度、法律等多方面、多环节的管理问题。国家档案安全体系建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆形成安全保障机制、使用安全保障技术，采用安全科学管理方法，真正实现档案安全保管、利用和长期存储。由于不同档案馆的基础条件和保存对象、人员和技术力量存在一定差异，因此，档案安全标准应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。在构建档案安全标准体系时，对国际标准、国家标准和行业（地方）标准，我们既不能一味以国际标准为准绳，认为“国际的”就是“先进的”和“实用的”，也不能过分强调我国和各地区的特殊性，认为“中国的”就是“有特色的”和“适用的”。构建档案安全标准体系的过程中，我们应坚持科学的“拿来主义”：对于多年来已经颁布的国际、国家或行业标准，如果适用于档案安全活动，可直接采用国际和国家标准；对于政策性和具有国家特色的可采用国家标准；面对其他行业如图书馆、文物的标准，应以借鉴、参考为主，并适当加以补充和完善，由此形成符合档案行业（地区）实际情况的标准化规范体系。

3.2处理好与相关领域标准之间的关系

与档案相关的领域有图书、文物、遗产等，近些年来，每个行业都在开展标准建设，这几个行业有着共同的性质，如保护对象、保护措施、管理方法，其中部分业务有交叉处和相似处。这些相关行业因保护对象不同，在保护历史文明中各自承担着重要的作用，扮演着独立角色。因此，档案安全体系的构建完全可以借鉴相关机构颁布的比较完善和成熟的相关标准，并与国家安全保障体系指导总方针保持一致。不同行业在标准建设方面，侧重面、关注点不同，可以互相借鉴，以便加快档案安全标准体系的建设速度。

3.3处理好标准管理与制度管理的关系

档案安全标准体系建设的目的是对我国档案安全展开标准化管理。但是，从我国实际来看，标准管理适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为松散。因此，在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。而制度通常以法规形式出现，特点是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案安全所需的严密的规范化管理体系，即标准管理为主，制度管理为辅。這就要求我们在构建档案安全标准体系时，要以一定的法规制度相配合，以制度保障标准的执行，以制度补充标准的不足。 [科]