浅论二本院校系部教师业务档案建设与管理

谢桂华

【摘 要】二本院校教师业务档案是高校教学的信息数据库，主要内容涉及了具有保存和研究价值的图片、文档、影音等资料。教师业务档案能够动态的反映二本院校教师的教学、科研等业务水平，对于评价二本院校教学质量和系部管理情况有着重要的参考价值。如何建设一份完整的业务档案，并对其进行有效管理，使其能够为二本院校系部管理和教学水平提升发挥应有的作用，也成为二本院校教师业务档案管理的重点。

【关键词】二本院校；业务档案；系部教师；建设；管理

高校教师是我国高等教育事业发展的主体，而高校教师业务档案是高校教师在开展教学、科研、管理、育人、服务等各项工作中积累的文字信息、图片资料和影音资料，客观真实的反映了教师的教学水平、学术水平，科研能力等。为学习开展教育研究、教学评估等提供了依据。目前二本院校的系部教师业务档案建设与管理还不够完善，本文将论述系部教师业务档案建设与管理的内容与价值，分析目前的建设与管理现况，提出对应的改善措施。

1.二本院校系部教师业务档案建设与管理的内容与价值

1.1教师业务档案建设与管理的内容

系部教师业务档案，是指教师所在系部，在进行教师队伍建设过程中建立的记载教师个人档案、教学成绩、科研资料及其它与教学或科研相关的资料。教师业务档案是以教师为中心建立的完整业务档案，是学校用来识别、评价教师队伍的理论依据。系部教师业务档案主要有以下几类：个人基本情况材料，包括简历、各种证书等；各类教学材料，包括教学计划、大纲、课件、论文等；教学改革材料，包括教学改革的立项资料、结题材料、课题论文等；科研材料，包括立项申请、结题报告，科研论文、创造发明等；奖惩材料，包括各类教学和科研方面的奖励、教学事故登记等。

1.2教师业务档案建设与管理的价值

系部教师的业务档案在日常的教学管理工作中有着非常显著的作用。通过对教师业务档案的整理和分析，能够反映出二本院校师资队伍的实际情况，为学校管理者在进行师资队伍规划、学科建设、专业发展等重大学校发展问题决策时，提供更加科学、准确的决策依据。还能够依据教师业务档案建立学校人才库，将现有师资队伍进行纵向发展计划和横向比较，依据教师的学科学历结构，年龄结构性别结构、职称结构、科研成果等制定合理的师资队伍调整规划。

2.二本院校系部教师业务档案建设与管理存在的問题

2.1缺乏规范的教师业务档案管理制度

由于我国现行的各类高校管理条例和制度中没有明确规定高校教师业务档案的内容和分类，各个高校根据自身需求进行管理，没有细致的流程和制度进行精细化管理。目前二本院校系部教师业务档案存在需要什么就收集什么的现象，资料收集以后也没有进行专业的归档和整理，导致大部分业务档案内容残缺，缺乏更新。而且管理机构也不够明确，学校的各个职能部门都有参与，学校人事部门、教务部门、科研部门都收集自身相关的业务档案，造成资料分散在各基层单位，缺乏统一的编研和统计分析。而且内容不够完善，分类不够清晰，分散保存和重复保存现象严重。档案的真实性和有效性较低。

2.2档案管理人员缺乏专业知识，管理设施简陋

二本院校系部教师业务档案的建设和管理是一项重要的基础工作，需要有专业的档案管理知识和完善的基础管理设施。但是由于学校没有重视起系部教师业务档案的建设与管理工作，在工作要求、人员配置、资金投入等方面都有所欠缺。首先缺乏明确的工作目标，对教师业务档案管理工作没有指定业务目标，而档案管理又是一项工作范围广、时间跨度长、内容繁琐枯燥的工作，容易使管理人员倦怠。其次人员配置不足，教师业务档案管理人员要么是相关基层单位或职能部门人员进行兼职管理，要么是缺乏档案管理知识的非专业人员，导致教师业务档案管理工作缺乏科学的管理模式，工作延续性较差。最后是资金投入不足，没有符合档案存放标准的设施与环境。教师业务档案大部分处于散乱管理和堆存管理，随着档案文件的增多，档案遗失、损坏的现象越来越严重。

2.3对教师业务档案重视收集缺乏使用

二本院校建立系部教师业务档案的目的是为教学和管理工作提供帮助。但是目前绝大部分二本院校的系部教师业务档案只重视资料的收集和保存，而忽视了资料的开发和利用。业务资料档案收集以后，单纯进行立卷保管，被动提供查阅服务。而没有对档案进行编研，开发利用文件档案中蕴含的价值，使得教师业务档案的建设与管理失去意义。

3.二本院校系部教师业务档案建设与管理的改善措施

3.1建立明确规范的教师业务档案管理制度

要想做好教师业务档案的建设与管理工作，就要建立并完善教师业务档案的管理制度，让教师业务档案走上规范化、标准化、流程化的路线。首先明确定义教师业务档案的内容与范围，保证档案文件归档时的全面与完整。确定归档的时间和归档的标准，成立专门的教师业务档案管理部门。对存在于各职能部门的教师业务档案进行整合管理，使其系统化。注重业务档案资料的更新与共享，建立业务教师业务档案的查阅和借用制度。还要适时开展教师业务档案的展览、公布等活动，主动服务于学校的各项教学管理工作，使其成为“活”资料，而不是“死”档案。

3.2加强系部教师业务档案管理人员的培训，完善基础设施建设

二本院校系部教师的业务档案要设立专业的管理人员，负责对教师业务档案进行管理、分类、审核以及编研工作。对业务档案管理人员进行培训和培养，让他们掌握科学的档案管理模式，具备使用计算机和网络等信息化技术进行档案的管理、共享能力。并且设立相关的考核制度，设立明确的工作目标，提高他们工作效率和责任心。还要加大对教师业务档案建设与管理的资金投入，建设专业的档案资料存放环境，配置相应的设备，使档案存放条件达到“防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防强光”的档案存储要求。

3.3开展系部教师业务档案的编研、开发和利用

系部教师业务档案中蕴藏的价值要通过编研、统计等措施进行发掘。首先，要将档案进行系统的加工和整理，将其中具备实用性和规律性的结论归纳起来，把有价值的资料汇编成册，提高利用和查询效率。其次，还要对业务档案中关于师资力量部分的资料进行统计分析，将不同学科、学历、专业等方面的师资力量进行分析，直观的展示学校目前师资队伍建设情况，为学校领导进行师资队伍建设规划提供科学、准确的数据支持。再次，还要把教师业务档案中关于科研、教学、教育改革等方面的资料进行整理研究。分析学校目前各学科教学、科研项目进展情况，对学校在学科调整、科研立项投入等方面提供理论依据。最后，开发并使用教师业务档案管理的信息化共享系统。这里说的信息化共享系统，并非单纯的将原始进行电子化，那样和纸质档案一样只是存储的信息，要开发便于访问、管理、编研的档案信息共享系统，可以让管理者和教师不受地点和时间的限制，随时查询或管理业务档案，实现系部教师业务档案的数字化管理和网络查阅功能。

4.结语

二本院校系部教师业务档案的管理有着巨大的价值，我们要以专业、科学的角度看待教师业务档案的建设工作。只有科学、高效、规范的管理教师业务档案，才能充分发挥教师业务档案在二本院校教学、科研、管理中的支持、佐证和参考作用。 [科]

【参考文献】

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[2]练红珍.论高校教师业务档案的内容与价值[J].陕西档案，2011（02）.

[3]刘珊.高校教师档案的用途与管理研究[J].黑龙江科技信息，2012（06）.