现代企业差旅费的管理策略研究

张钰琛

摘 要：随着企业现代化发展速度的加快，规模也越来越大，差旅出行也日渐增多，方式也多种多样。实现企业各项业务的现代化管理是新时代企业坚持可持续发展的必经道路，对企业而言，具备完善的资源使用能力与成本管理能力，是实施健康运营、业务创新、价值管控的重要基础。差旅费作为企业的一项关键管理，也必然会步入现代化、信息化以及精细化的管理道路。

关键词：现代企业;差旅费;管理费;策略研究

差旅费是企业的一项可控成本项目，并愈来愈受到企业的重视。近些年来，伴随着经济市场的迅猛推进，差旅费也日益发展成为企业的一项重要支出费用。有效控制企业的差旅费用成为当前提高企业管理能力与经济效益的重要举措。然而，我国多数企业依然未对差旅费予以足够的重视，而有关差旅费的不必要支出、审报程序复杂等一系列问题，需要当前国内企业加以研究并解决。

一、差旅费的基本概况

差旅费主要指企业员工在外出差所产生的所有费用，例如，员工出差参加会议、进行谈判、参观考察、参加培训、货物推销、市场拓展等多属于企业的差旅费用项目。从一定程度上讲，凡事企业的外部出行行为费用都要纳入到差旅费的范围之内，员工差旅费是企业成本开支的一个主要组成部分，更是有效控制企业运营成本的一个重要因素，我国企业必须予以足够的重视与相应的管理。

对于企业的各种外部出行行为，通常都会产生交通费用、住宿费用以及就餐费用等，另外还有车票费、保险费、以及行李费等与常见费用所紧密相联的一系列费用，因此，最为常见的企业会计差旅费项目即是交通费、餐宿费以及公杂费这三项。按照差旅费支出的目的与渠道，差旅费通常包括可报销与非报销两种，即部分费用由企业承担，但有些开支则需个人自行承担，比如土特产、服装、药品等私人物品的购买就属于个人的消费行为，企业不予以报销，另外还有超出企业所规定范围的开支部分，都要由个人自行承担。差旅费所包含的项目种类繁多，从原则上看，一切与外出行为相关的活动开支都应列入到差旅费的相关账目之中，认真详细分析与研究差旅费用所包括的相关内容，并对之进行科学化的分类，是企业财务职员实现差旅费高效管理的前提与基础。

二、差旅费管理存在的主要问题

（一）企业对差旅费管理缺乏应有的重视

多数企业都比较重视会务谈判的最终结果，针对采购、市场营销等诸多流程非常关注，而对差旅费用的管理则未予以足够的重视，这种认识偏见直接导致差旅费管理的漏洞情况严重。通常情况下，差旅费在企业总成本中所占据的比例偏低，大部分企业管理人员都是将差旅费划定在一定的幅度范围内进行变动，而对其变动的原因或者构成元素等并为进行认真的考究，这对差旅费的科学化、长远化管理是非常不利的。

（二）差旅费现金报销制度的弊端

当前我国大部分企业在实施差旅费用报销的过程中，依然采用现金预付或直接支付等方式进行报销。这种传统的报销形式与新兴的信用卡报销形式相比，在时效性、安全性、方便性等方面处于劣势，难以适应时代的发展潮流，这与发达国家以信用卡为主的差旅费用报销形式形成了突出的对比，因此，加快信用卡等新兴支付手段的推行，是我国企业差旅费用管理的重要发展方向。

（三）企业差旅费管理的控制力度不够

尽管多数企业构建起了差旅费管理制度与相关报销程序，但由于缺乏执行力与管控力度，致使其成效发挥不慎明显。例如，部分企业为了彰显对特定员工与管理人员的关心，不注重差旅成本的原则，凡事出行就定飞机或高铁，住宿则只选豪华类的宾馆，原本可以选择的经济型交通工具与住宿条件则予以不理，这种不必要的差旅费用对于企业成本的控制是呈负相关的。

三、提高现代企业差旅费管理的对策

（一）完善差旅费管理的各项制度

差旅费的管理不但要减少费用，而且要提升差旅费的合法性与透明性，促进差旅费管理程序的标准化与效率化，强化员工的创造性、积极性与满意度，增强企业的综合竞争力。所以，我国企业必须制定科学合理、清晰明确的差旅费管理制度，并随社会环境的不断变化，对之进行不断更新与创新。

（二）组建差旅费管理的专职部门

著名的西门子企业在十年前就已成立了专职的差旅费管理职能部门，对差旅费实施全面的管理，每年为企业节省了相当一部分费用开支，采取此项举措的企业还有美敦力医疗器械公司等。一些企业管理人员认为只要差旅费的年开支达到二百万以上的企业就有必要成立专门的差旅费管理职能部门，对企业的差旅费用进行全权负责，并制定出适合企业的差旅费管理机制，对专业差旅服务公司进行认真筛选，从而更好的完成差旅费管理任务与目标。

（三）推进差旅费用定额与奖惩的相互结合

当前的一些企业已经对差旅费用的定额管理与相关奖惩相结合的途径进行了探索，例如，按天进行承包;依据进货量、销售额以及毛利等的比例核定差旅費，节支归差旅员工，超支则需差旅员工自负等。这些举措有助于差旅员工积极性与创造性的调动，以及差旅费的效用发挥。但这一措施过于笼统，尤其容易产生盲目进货以及库存的大量积压，为企业带来不必要的损失与浪费。因此，根据出差的性质进行具体划分，确立分明的奖罚原则，最大程度的调动员工的积极性，提升企业的经济效益。

（四）利用现代科技压缩差旅成本

科学技术的发展为企业提供了越来越多的技术支持，如果企业将其纳入到差旅应用之中，可以有效的降低差旅的次数，从而实现成本的节约。比如，思科研制出的仿真化视频会议技术，在2007年这一年期间，就节约了数千次的跨洋差旅，节约了巨大的差旅费用。所以，针对非必须性的面对面会务或谈判等，企业可以采用视频、网络等现代化信息科技手段加以代替，从而有效的控制差旅费用。

总而言之，差旅费作为一项可控的企业成本费用，对其研究与创新对于推动企业的健康发展具有重要意义。因此，针对当前企业在差旅费管理方面存在的诸多问题，企业需要通过制度完善、强化执行、优化程序等措施实现费用的有效控制。本文基于此进行的研究以及提出的解决途径，希望可以为相关研究与企业发展提供有价值的帮助。

参考文献：

[1] 丁尚禄. 企业职工出差差旅费漫谈[J].  经济管理论坛 ， 2006（04）

[2] 王萍. 我国企业差旅费用管理存在的问题与对策分析[J].财会天地 ， 2011（06）

[3] 袁晓雁. 现代企业差旅费管理初探[J]. 时代金融 ，  2013（12）