信息化背景下对城建档案管理的探索

马洪霞 杨顺凯

摘要：当前这个信息化的时代，信息化技术成为知识经济时代最为宝贵的资源，而信息化的发展程度已经成为衡量一个地区或者国家社会发展程度与经济发展水平的关键指标。城建档案指的是在城市管理、规划以及建设活动进程中所产生的对社会、国家具有重要保存意义的声像、图标、图纸以及文字等各类载体的文件资料。进行城建档案信息化管理，采用信息化技术推动城建档案社会化、规范化以及系统化的发展，其对于进一步加强城市建设管理具有十分重要的现实意义。

关键词：城建档案；信息化；管理措施

引言

档案管理信息化的核心是科学有效地建设档案信息资源，并实现资源共享。近几年来，我国信息化的快速普及为档案管理信息化事业的发展提供了良好的机遇，尤其是电脑网络技术、数据库技术、数据存储信息技术的发展，为档案管理信息化提供了技术支持。然而，由于种种原因所限，我国在实现档案管理信息化进程中仍旧存在一系列亟待解决的问题，采取有效措施解决这些问题势在必行，这对实现档案信息资源共享、推进档案资源标准化具有广泛而深远的意义。

一、信息化对城建档案管理的意义

（一）、信息化在城建档案收集、储存以及保护检索等环节的应用。计算机技术可以有效收集管理城建档案，借助于扫描或者手工录入等方式，用计算机可以识别和处理的信息来替代传统的城建档案信息，生成一些图像和图形等电子档案。将计算机自动检索和编目的功能利用起来，能更快捷地查阅城建档案。城建档案的信息化，在储存和保护方面也可以发挥较大的作用，应用一系列多媒体技术，如扫描、摄像等，在计算机中压缩输入档案信息，并且存储于光盘中，这样既节省空间又方便保存。

（二）、传统的档案管理无论是在空间、还是资源上都存在很大的浪费，致使城建档案管理成本居高不下。而信息化管理城建档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，这样不仅节约了保管费用，节省了占地空间和纸质费用，而且查阅起来极为方便迅速，节省了查阅档案者的时间，也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员浪费。

（三）、促进档案信息的准确、完整在传统的档案管理工作中，经常会出现由于部门之间没有及时沟通，交接工作不及时而导致档案信息不完整、更新速度慢的状况。而建立档案信息化管理后，档案可以随时在网络平台上进行共享，避免了这种由于交接工作导致的错误，使得档案更新更加及时，也更加确保了档案的准确性、完整性程度。

二、信息化背景下城建档案管理的现状

（一）、对强化城建档案信息化的意识不足

城建档案信息化建设是系统性工程，需要管理者和工作者对城建档案信息化具有高度的重视和强烈的职业敏感，当前，社会和城建档案管理者对信息化没有足够的重视，城建档案信息化的意识还存在很大的欠缺，这导致对城建档案信息化的投入出现人力不足、政策不充分、物力不完备的实际情况，由于没有正确地认识和充分地支撑，导致城建档案信息化建设进程受到阻碍，影响到城建档案信息化深层次价值的开发与利用。

（二）、档案管理人员的综合素质有待提高

毫无疑问，实现档案管理信息化建设需要管理人员具备扎实的综合素质，不仅要有稳定的档案管理能力，同时还要掌握一定的信息技术处理能力以及计算机网络管理能力，还要对档案管理工作的整个流程有清晰的认识，只有这样，才能从容应对档案管理信息化建设进程中出现的种种突发情况。但是从现状来看，档案部门管理人员的综合素質不尽如人意，他们仅仅凭着经验工作，在一定程度上会导致档案管理信息化建设进程的无序化。

（三）、信息服务技术滞后

一方面，互联网与信息技术成为构建城建档案信息化的重要载体与支撑，互联网与信息技术可以实现档案信息与资源不受地域限制，当前我国的互联网技术发展仍处于初步阶段，尤其是网络安全问题，成为制约档案馆信息服务技术发展的主要瓶颈之一。另一方面，我国目前尚未制定出档案网络化管理的标准，高校在网络信息化建设中均是边摸索边完善，虽然出台一些关于电子文件标准、多媒体信息、数字档案标准等，但这些标准不全面、亦未形成规范，对城建档案网络化建设存在较大影响。

三、信息化背景下城建档案管理对策

（一）、注重城建档案电子文件的收集

在信息化技术的不断推动下，城建档案电子文件正在持续增加。由于城建档案本身具有极强的专业性质，这就对城建档案电子文件的收集、归档提出了较高的要求。所以，必须要建立健全城建档案电子文件的收集、归档体系，进一步规范城建档案电子文件的收集、归档时间、范畴、方法以及标准等各个方面，从而有效提升城建档案电子文件的归档效率。在必要情况下，可以尝试把城建档案电子文件的收集、归档与员工的绩效进行挂钩。城建档案机构还应当适当增加相应的人力、物力，加快档案电子化归档的速度，为城建档案信息化管理奠定扎实的基础。

（二）、加强推广，注重应用 ， 实现信息资源共享

档案信息化是档案工作的必经之路，也是档案科研工作的目标，要给政府在城市规划、建设和管理决策方面提供档案信息服务。加大档案信息化成果的推广应用力度，尽可能的缩短档案信息化成果的推广应用周期，最大限度的实现档案信息化，发挥档案信息化成果对档案工作实践的推动作用。通过建立资源共享平台，实现档案资源的共享，提高档案资源利用率，同时有效缓解传统档案管理方式中档案管理人员的重复劳动等矛盾，有利于推动档案事业的可持续发展。

（三）、建立专人负责制度

为适应新形势的需要，促进档案管理信息化的发展，城建档案信息管理工作不仅需要专业的技术型人才掌握必要的信息化业务知识，并且还要有人参与档案管理、保护等具体业务。因此档案管理部门应对档案的存放、调阅、流通等各个流程进行严格的控制，不可疏忽任何一个环节，将责任联系到具体的工作人员，将各项措施切实执行，达到专人负责，以便档案能够更好的得到管理与保护。

（四）、做好档案信息数据库建设

数据库的建设是单位进行电子档案信息体系管理的一个有利措施，不可否认，我国的电子档案信息体系目前还只是停留在对文件的处理以及系统管理的发展时期，进一步完善还需要一定的时间。所以，在这个时期，建立以及完善数据库对进一步优化电子档案工作以及对该工作进行进一步的创新都起着至关重要的作用。因此，必须要加大数据库分析研究的力度，从而进一步创新电子档案工作。

结束语

档案工作信息化不仅在硬件上需要进行进一步的更新，同时更需要档案管理人员思想的进一步转变，从而能够开发出更加适合现代社会需求的档案管理服务，使得档案管理系统更加完善，从而不断加强档案管理现代化进程的发展。档案信息化对单位的管理提出了更高的要求，同时档案管理工作的好坏也影响着单位现代化的提升。从这个意义上而言，单位的档案信息化可以进一步改善各单位的管理环境，丰富档案的管理以及服务形式，对提升整个单位的信息现代化起着极为重要的作用。

参考文献

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