企业档案管理存在的问题及解决途径

刘莉

[摘 要]企业的文书资料、基建图纸、财务报表、人事档案、信用凭证等等，都要求要比较完整和真实地保存下来，要为日后的工作需要和解决实际问题提供历史的证明。档案管理成为企业生产、经营等各项工作规范性管理的基础与前提。作为企业管理工作者，必须充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有基础性作用和保护企业知识产权的重要性。

[关键词]企业；档案；问题；途径

一、企业档案管理存在的问题

1.档案管理观念滞后

档案管理水平的高低决定了档案作用的发挥程度。档案管理水平越高，档案对企业经营的支撑作用就越大，反之亦然。许多企业由于管理理念落后，管理制度不健全，在档案管理上存在着许多问题。

2.对档案价值重视不够

公司管理层对档案工作的重视程度决定着档案管理水平的高低。管理层对档案工作重视程度越高，档案管理水平就越高。管理层对档案工作重视程度不够，影响了企业档案工作的开展。

3.档案管理人员素质不高

档案管理人员素质的高低直接影响着档案管理水平的高低及档案利用效果的好坏。从事档案工作的人员少，相对又缺乏档案专业管理人员，相互学习、相互交流的机会较少，档案工作人员缺乏计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力，素质水平良莠不齐。

二、提高企业档案管理水平的路径

1.规范化、科学化的档案管理，是企业首要做好的一项基础性工作

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案是一种重要信息资源，档案管理工作作为信息产业的组成部分，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。首先必须具备完整的硬件设施，严格按照《档案法》的明确规定，以单位具体情况科学安排档案室的工作库房选址，合理分布好办公、阅览和库房三室的位置，并配备好成套必需的办公用具，为档案工作的顺利开展做好充分的准备工作。

2.增强做好档案工作的自觉性，积极拓展档案信息资源

进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案管理的前提下积极拓展档案信息资源，这是当前档案管理工作的一个重点。目前，单位的档案管理是将平时上级下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分类以件装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管阶段。档案人员要通过档案专业理论知识学习和考察外地先进档案馆，系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，对档案管理的各项具体工作要有了进一步的了解和把握。要全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，明确了日后管理档案工作的发展方向。档案管理人员要充分认识到，要将档案管理工作做细做实，首先要制定一个工作计划安排收集资料、归档工作具体时间，定时向各科室各部门收集相关文件，尽可能齐全完整，并要做到随收随归，方便平时查找，提高工作效率和档案资料的质量。同时，要着力完善档案类目的编排和存放工作，从细处做起，保护好档案和便于今后利用档案，为解决企业发展所需各项问题发挥余力。

3.自觉提高业务技能，适应新形势下档案工作的新要求

努力提高档案人员自身专业知识和业务能力，认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度，这是新形势下档案管理工作的基本要求。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。要经常举办各类培训，要让档案员深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，来自于所探究的如何针对企业特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。要让档案员深知参加档案培训的目的，就是要把理论知识应用到实践中去。如何能学以致用，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。必须要求每个档案员都要有扎扎实实的业务功底和较强的管理能力和服务意识。一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础；二是要勤总结，勤改进，不斷创新。

4.建立健全档案管理制度，确保档案管理工作规范化开展

档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员；二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全；三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。而要将档案管理工作纳入企业管理程序，纳入企业各部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

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