论房地产企业工程档案电子信息化管理的策略

厦门经济特区房地产开发集团有限公司 361004

摘要：随着我国社会经济的不断发展，房地产行业也呈现出如火如荼发展之势，这就形成了越来越多的工程档案。为了提高工作效率，实现工程档案电子信息化管理得到了业内人士的高度关注。本文重点阐述了当前房地产企业工程档案电子信息化管理工作的重要性、存在的问题，以及对提高工程档案电子信息化管理建设的策略等方面进行探讨，并提出意见和建议。

关键词：工程档案；电子信息化管理；策略

前言：

迈入新时代之后，信息技术迅猛发展，使我国的房地产行业迈向了一个更高的台阶。随着房地产行业的不断进步，工程档案也不断增多，这些档案具有至关重要的价值，因此必须加强工程档案的管理。而信息技术的发展使得我国房地产行业工程档案实现电子化管理成了可能。然而，由于种种原因所限，工程档案电子信息化管理现状并不尽如人意。笔者根据已有的工作经验，略谈几点实现工程档案电子信息化管理的策略，希望能起到一定的启发意义。

一、实现工程档案电子信息化管理的意义

1、通过信息技术和网络技术将纸质工程档案转变为电子档案，不仅可以节约存储纸质档案的空间，也能避免档案丢失或损坏，能够大大提高工程档案的管理效率。

2、采取数据传输电子化，可以保持工程档案材料归档与工程建设相同步，使得档案管理部门的工作与工程建设工作实现“无缝”对接，让档案部门及时搜集、整理相关档案资料，提高工作效率。

3、使用网络技术，可以使工程档案及时归档，进而对工程档案的二次开发与利用提供良好的条件，使工程档案的价值得到更大程度地发挥。

4、实现工程档案电子信息化管理，可以将档案管理人员从纷繁琐细的人工操作中解放出来，减轻他们的工作负担，同时也能避免人工操作而引发的误记、遗漏等问题。而且有了计算机的帮助，检索档案更加方便快捷，可以按照归档时间、工程名称等关键词随机查找，可以有效提高工程档案的利用率。

5、房地产行业面临的相互竞争日趋激烈，各个房地产企业自身管理技术也越来越高，这使得工程档案管理也必须不断的系统化、规范化、标准化。在进行工程档案管理过程中不断要有先进信息技术、先进技术手段及先进技术设备应用其中，工程档案管理就必须实现信息化、自动化、电算化的管理模式，提高企业综合竞争力。因此，工程档案电子信息化的管理势在必行。

二、工程档案电子信息化管理存在的问题

工程档案电子信息化管理有着不言而喻的重要作用，但现状却不容乐观，存在一些亟待解决的问题：

1、工程档案管理意识不够扎实

从目前来看，大部分房地产企业工程档案管理依然使用旧时的手工管理形式，这种管理方式不利于日后的檢索与查询，并且利用效率不高。由于是纸质材料书写记录在多次使用后容易造成残损现象，不利于档案的长期保存。众所周知，要形成一套完整的工程档案，需要经过建设单位、施工单位、监理单位等多个企业的共同努力而实现。然而，这些企业中往往缺少专业的工程档案管理人员，导致工程档案收集、整理与归档工作难以有序进行，甚至一些企业出现不建档或者应付建档的不良现象。

2、工程档案信息化建设动力不足

工程档案管理模式落后，缺乏工程档案信息化管理制度，许多单位和部门档案管理人员不专业，未能形成有效的工程档案实施监管制度，对工程档案管理宣传、贯彻落实力度不够，这些都给工程档案信息化管理带来了阻碍。如今，我国的房地产企业工程档案电子信息化建设还只是处于初步发展阶段，在实际操作过程中存在诸多不成熟的地方，比如一些房地产企业对电子信息化建设的关注和投资力度还存在亟待提高的空间，导致工程档案信息化管理缺少足够的硬件设施，从而使工程档案管理细化不够。

3、工程档案管理自动化检索程度低

在这几年中，工程档案管理细化不够，自动化检索水平低，工程档案随着房地产行业的发展记录和种类不断增加，不再是过去单一的模式，但是在工程档案管理中分工不够详尽，造成查找困难，档案存在的真正意义就是能够查询利用，目前工程档案管理缺少系统性、资源不能共享，档案信息化管理只是各行其是，没有形成系统，传统的管理模式早就被社会所淘汰。然而，一些工程档案管理人员依旧受到传统管理模式的深刻影响，掌握新技术的动力不是很强，导致工程档案的利用价值没有得到充分发挥。

三、实现工程档案电子信息化管理的策略

在新时期背景下，实现工程档案电子信息化管理已是大势所趋，必须从以下几点入手来提高我国工程档案的管理力度。

1、提高管理工程档案的现代化意识

工程档案是房地产企业工程系统中的有机组成部分，能直接反映出工程的施工情况、质量情况与施工进度等。但由于我国工程档案管理信息化建设进程比较滞后，所以工程档案的实用性无法得到充分发挥。有鉴于此，建设单位、施工单位和监理单位必须认识到实现工程档案电子信息化管理的重要性与必要性，在档案管理工作中加入现代化元素。比如成立电子信息库，便于档案信息的整理与传播；利用计算机扫描仪或其他现代化设备，将工程档案中的信息转化为数字信息进行保存，这些措施都有助于工程档案管理信息化建设进程的推进。

2、提高对工程档案管理人员的培训力度

毋庸置疑，工程档案管理人员直接参与工程档案电子信息化建设，直接负责工程档案的收集、整理、归档等一系列工作。由此可见，工程档案管理人员的业务素质与专业能力将直接影响工程档案管理的实效。然而从目前来看，部分工程档案管理人员的素质不尽如人意，依旧满足于传统的管理方式，导致工程档案管理效率事倍功半。有鉴于此，对工程档案管理人员加强培训力度，使他们发展成为具备应有的职业道德、业务技能，这也是实现工程档案电子信息化管理的基本条件。具体而言，工程档案管理部门要对工程档案管理人员提供适当的学习机会，使他们参与系统培训，接受信息技术知识，或者聘请专业的信息管理专家为工程档案管理人员进行技术培训，开展专题讲座等，以此拓展档案管理人员的视野和见识，使他们主动适应信息时代的发展变化。

3、提升工程档案信息化管理的安全意识

随着科学技术的迅猛发展，工程档案实现电子化管理已经是不可阻挡之势，但是快速进步的信息化发展也给一些不法分子、竞争对手提供了觊觎工程档案的机会和条件。很显然，工程档案具有一定的机密性，涉及到知识产权问题，如果被不法分子利用，可能给房地产企业带来无法估量的损失。如果档案管理部门不重视档案保密工作，导致档案资料泄露，可能会让不良分子提供可乘之机，不利于房地产行业的可持续发展。有鉴于此，档案管理部门在加强电子信息化管理工作中，要时刻加强安全意识。对档案中的机密内容进行加密处理，要设置防火墙、杀毒软件、数据加密技术等，防止病毒或黑客侵入。与此同时，不仅要重视电子工程档案的管理，还要重视纸质工程档案的管理，防止其发霉变质，导致重要信息流失。只有做到“两手抓，两手都要硬”，才能使房地产企业工程档案管理工作更加合理和全面。

4、加强工程档案库信息化管理的建设

为了使工程档案管理更加系统化，实现信息的有效共享，就必须加强工程档案库的建设。改变过去档案管理软件通用性较差，技术条件存在差异、信息数据格式不同等缺点，将归档的工程资料依照统一的格式化提交给同一档案管理系统，交接之后由系统进行自动归档。归档后数据资料将保存在同一数据库平台内，实现工程档案信息化建设系统的统一，从而实现资源的充分共享。除此之外，工程档案管理数据库还应实现自动化，使数字化系统中的工程档案资料中明确标明存放位置，做到快速检索利用。

四、结束语

在新时期背景下，实现工程档案电子信息化管理已是势在必行。然而，由于我国的工程档案管理信息化建设还处于起步阶段，存在诸多不成熟的地方。所以相关部门要共同努力，在坚持房地产行业信息化建设内在规律的基础上，广泛借鉴国内外先进的管理经验和管理技术，这样才能推进工程档案电子信息化管理建设的不断发展。

参考文献：

[1]李源.建筑安裝工程档案信息化管理现状分析与优化控制[J].广东科技，2013（07）

[2]邵瑞卿.如何建立建筑行业档案信息化管理[J].山西建筑，2012（38）

作者简介：

吴慧丽，性别：女，出生年月：1964年12月，籍贯：江西，学历：本科，研究方向：档案，职称：副研究馆员，工作单位：厦门经济特区房地产开发集团有限公司。