以高校干部档案现状为例探索个性化建设途径

刘春意

摘要：目前，很多干部档案工作者、相关学者认为，我们的干部档案因缺少个性材料的支撑而存在一定的局限性，但未提出有效的解决办法。本文将以高校为例，从干部档案的特点入手，阐述干部档案个性化的重要性，并力求探索实现干部档案个性化的途径。

关键词：高校干部档案特点个性化途径

当前，我们的干部档案所收集的人事材料重结果、轻过程，能反映当事人的成绩，看不到其行为处事技巧、未来发展潜能，用当下干部档案工作者及学者们熟知的词来说就是“没个性”。干部档案中的十大类就像十个职能部门，只接受各自规定范围内的人事材料，能活灵活现展现当事人个性的材料往往无类可归，这种缺乏个性、缺少建设性材料的干部档案基本难以立体、全面的展现当事人，也就不能发挥其应有的价值。下面，本人以高校为例，试从干部档案的特点来分析、探索干部档案个性化的重要性及其实现途径。

一、高校干部档案的管理现状

干部档案包括以下6类人员的人事档案：党的机关工作人员；国家机关工作人员；军队排以上军政人员；国有企业管理人员；国有事业单位工作人员；群众团体工作人员。高校干部档案当属国有事业单位工作人员的人事档案。干部档案从抗战时期的零散杂乱阶段发展到现在的规范统一、完善提高阶段，其发展目的是为了服务现实，不论那类人员的人事档案都是以此为存在价值。近来，笔者工作之余走访了河南的几所高校，并综合笔者所在高校的实际情况，对干部档案的现状及存在的问题进行了初略分析。

1.干部档案并未很好发挥利用价值

高校的干部档案较之其他机构的干部档案而言，虽同样必须具备现实、完整、真实、动态、保密的性质，但仍有其特殊的地方：高校首先以育人为本，所以有相当一部分干部档案的当事人是三尺讲台上的教师；同时，高校也有行政职能部门，其工作性质与普通老师有明显区别；此外，现在全国高校都在抓科研，高校教师除了教学，还有相当一部分在致力科研。也就是说她，高校干部的人事档案起码能分出教学、科研、行政、教学兼科研等四类，然而，打开我们的干部档案，究竟能判断出谁适合哪一类？也许通过看学历我们可以认为高学历的科研能力强，那么从事行政岗位的是否真的适合该岗位？从事教学的人员是否就没有管理潜能？教学同时又致力科研的人员有没有侧重点？当然，个人的发展主要看自己的勤奋与努力，但干部档案存在的主要目的是为组织择贤提供重要依据，如果以上问题解决不了，那么其存在的重要意义自然会被削减。综合实际工作，笔者总结目前高校干部档案主要发挥了以下几个作用：为组织人事部门提拔、任用人才时提供参考依据；为人事部门审批工资等事项时提供凭证；为个人因升学或其他特殊情况提供参考材料；从笔者的实际工作经验来看，这三大作用中最难得到保障的是“提拔、任用”。也就是说，现在我们干部档案的利用状况并没有发挥好其最应该发挥的作用，究其原因，我们应该先分析一下目前干部档案的人事材料来源状况。

2.干部材料来源状况削弱了干部档案的利用价值

根据《干部档案材料收集归档规定》和《干部档案工作条例》的规定，干部材料的来源主要有以下几大块：（1）当事人自高中（或中专）以来的学历学籍以及参加工作以后的培训材料；（2）参加工作以来的薪级审批材料；（3）职务（职称）评聘材料；（4）年终总结、考察、鉴定材料；（5）党团材料；（6）奖惩材料；（7）干部任免、调动、出国等材料，等等。材料来源途径相对比较固定，除了工作以前的学历学籍材料，其他基本都来自组织、人事部门。笔者认为，这样的来源途径过于单调，模式过于固定，虽然能很好的保证材料的真实性与权威性，却把很多充满活力、有血有肉的个性材料拒之“档”外。在日常工作中，我们基本只考虑收集干部档案十大类所需的相关材料，对收集能提炼当事人个性材料的能力还相当欠缺，这就导致当事人不能更本真的展现在组织面前，从而不利于组织正确择贤。

3.干部档案缺乏个性材料的原因

如上所述，干部档案不能很好发挥效用的重要原因，是材料来源单调、模式固定，档案中缺少有血有肉的、能反应当事人精髓的个性材料。综合几所高校的情况，笔者认为造成干部档案缺乏“个性”的原因如下：

（1）组织领导部门对干部档案应发挥作用的重视程度不够。对干部档案的理解，领导部门仅限于各类材料真实齐备、不少不乱，档案整洁、不损坏不丢失，做好档案的保护、保密工作，各项工作按规章制度办理，等等。至于干部档案现有材料能否反应当事人的性格特征、反应当事人个性的材料是否不在归档之列等等此类有关个性人事材料的问题，目前还不在组织领导部门的考虑范围之内。

（2）干部档案工作者对自己定位不高。干部档案工作者往往把自己的工作简单定义为档案保管、技术加工与整理，对于干部材料的接收基本处于被动状态，整理过程中不善于对材料进行系统分析，更没有主动搜集、发掘个性材料的意识。

（3）干部所在部门及干部本人的重视程度不够。干部所在部门一般情况不会接触干部档案，更没有在日常工作中去发掘干部个性材料的意识；干部本人一般因为干部档案的保密性而对个人档案相当陌生，缺少关注，自然也缺乏提供个性材料的意识。

二、从干部档案的特点看其个性化建设的必要性

干部档案的个性化建设，是要讓干部档案能做到彰显当事人区别于其他个体的特性。通过对高校干部档案的现状及存在问题的分析，可以看到目前我们的干部档案是缺乏个性的，在档案里我们能看到两个干部也许学生时代成绩不一样，但看不到他们的人生态度；也许能看到两个干部的工作经历不一样，但看不到他们的处事方法与人生价值观……打开十卷档案，起码有九卷会出现“拥护”“坚持”“表现良好”等等词语，干部档案的个性化建设便是针对目前干部档案千人一面，不能展现当事人的处事风格、工作技巧、人生态度、性格特征等等而提出的，最终目的是希望我们的干部档案能活灵活现的展现当事人，让组织部门在利用档案时能见档如见人，正确择贤任用。

干部档案服务于组织的干部人事工作这一重要意义决定了其必须具备现实、真实、完整、动态、保密这五大特点，同时也能总结为干部档案管理工作的基本要求。然而，在缺少“个性”人事材料的情况下，我们做得最好的是“保密”，其他要求基本做得不够完善，分析如下：

1.没有个性材料做支撑的干部档案，其现实性意义也大打折扣

現实性是指干部档案直接服务于干部人事工作的性质，是其根本属性，也是其存在的意义。只有能够综合地、全面地反应干部个人的历史全貌和现实情况的干部档案，才能在干部人事工作中服务于现实。干部档案是当事人在一系列现实社会活动中的再现，是组织考察、了解和正确使用干部的一个不可或缺工具。但是，当事人在现实社会活动中形成的很多能反应其个性才能、办事技巧等材料是不在归档范围之内的，这些材料或许只是当事人在参与某个社会活动中的一个过程材料，却是最能反映当事人本真的、最具有现实性的材料。缺少这些材料，组织在利用时往往只能从量考虑，比如某某学历高，某某获奖多，某某曾是班干部等等，无法再去考虑这个人的质——其性格、为人、潜能、处事方式等是否适合担当重任。因此，缺少个性材料的干部档案，容易导致组织进行抉择时有偏差，不能正常发挥服务于现实的作用。

2.缺乏个性材料的干部档案，无法真实再现当事人

真实性是干部档案的生命和干部档案能否发挥作用的基础及赖以存在的前提。一般情况下，我们理解的干部档案的真实性是指当事人的人事材料必须实事求是、真实可靠，严禁出现虚假、捏造现象，其目的是要真实的再现当事人，为组织利用提供真实可靠的依据。从笔者的从业经验来看，我们的干部档案确实能保证人事材料真实可靠，却与真实再现当事人还有一定距离，原因还是缺少个性材料的辅助。目前干部档案能看到当事人的学习成绩看不到其学习态度，能看到当事人的部分工作成绩看不到其工作方法，能看到当事人的获奖情况看不到其勤奋的初衷，等等。现有的干部人事材料的构成不足以展现一个有血有肉、有性格的人，没有“个性”的干部档案，也就抹去了当事人最核心的质量，自然无法做到真实再现，最终难以为组织利用提供客观依据。

3.不能展现当事人个性的干部档案，让当事人变得“不完整”

完整性是指干部档案必须反应干部的全部情况和全部历史。完整性是干部档案现实性的基础，干部档案管理部门必须经常性的、积极主动的收集能反映干部变化的人事材料，并进行审核归档，确保干部档案的完整性，才能加强其现实性建设。从当前的工作状况来理解干部档案的完整性：一是干部档案材料必须完整，做到无破损、无残缺；二是组成干部档案十大类所需材料必须完整、齐全。因此，目前我们能做到建立一卷完整的干部档案，在没有个性材料的前提下难以保证完整的再现当事人的。每年我们的干部会参与许多社会活动，形成很多令其“与众不同”的材料，而我们的干部档案里收集的材料却是改改年份、改改数据、改改套话的鉴定、考核、考察等等，根本凸显不出当事人的性格、能力等“精髓”所在。没有“个性”的干部档案不能完整地、突出地、有效地反应当事人的特征才能，要想通过干部档案体现完整的、立体的个人情况，个性化的人事材料是必不可少的。

4.没有个性材料的积累，就不能动态的呈现当事人的内在质量

每一卷干部档案的建立并不代表干部档案材料收集整理归档工作的结束，从干部人事材料的形成到整理成卷的干部档案，再到干部档案的流动，这就是一个动态过程，干部档案的动态性是随着干部档案本身的存在而客观存在的。也因为这一特点是客观存在的，让我们误认为做到及时整理、添加各部门移交的人事材料，做到“档随人走”，就很好的保证了干部档案的动态性。可事实上，我们做到了对干部档案负责，却没做好对档案当事人负责。当事人在参与社会活动中形成的材料除了有我们勤于收集整理的能反应其学习成绩、工作业绩、政治面貌、职务（职称）评聘、工资变动等等倾向于结果性的材料，还有许多能够体现其处事方法、工作思路、方法成效等等的过程性材料。组织部门选拔人才时，不仅要了解当事人在现阶段所取得的成绩，还需要考虑当事人的综合素质，结果性材料能反映个人的成绩，但不如过程性材料能动态、鲜活地反应当事人的内在质量。如果说真实性是干部档案的生命，那么动态性就是其活力，增加过程性的个性材料能让干部档案“活力充沛”，而不仅仅只是一卷静止的工具材料。

5.添加个性化材料的干部档案能有效减小保密性的局限性

干部档案涉及干部个人一生的关键经历、个人功过、家庭情况甚至生活隐私，因此具有秘密性质，只能由组织掌握和保存，任何个人不得泄露档案内容。同时做好保密工作也能为干部档案的真实性服务，因此保密工作必不可少。但是，我们在做好保密工作的同时还要看到因其局限性：在当事人心里干部档案因为保密而神秘，他们一般情况不可能知道自己的档案能否真实、完整地反应自己的各方面情况，是否有效地体现了自己的个性特征、能力特长等等。当组织需要通过干部档案考察、选拔人才时，当事人一般只能被动接受考察，而缺少个性材料的干部档案是难以保证真实、完整地再现当事人的才能类型、个性特征的，因此可能导致当事人错失更好的发展平台、组织错失贤能。为了减除保密性带来的局限性，在干部档案里添加更能反应当事人的个性、特长的个性材料，以达到即使组织不见当事人，也能准确把握当事人擅长什么、发展潜力如何，最终作出正确选择的目的。

三、试探实现干部档案个性化的途径

对于干部档案的个性化建设，已有学者和相关工作人员略有提及，只是未曾探讨实现途径，笔者在此仅作初探。要加强干部档案的个性化建设，不能把目光仅放在干部档案的具体业务工作当中，而是需要各层面、各方面都要达到一定的意识层面，才能最终实现良好效果。

1.组织领导部门的“个性意识”是权威引导

干部档案反应的是干部个人一生的经历，最重要的价值是为组织选拔人才所用，组织领导部门需要考察干部时，干部档案是最重要的依据。这就要求干部档案不仅能量化当事人各方面成绩，更能质化出当事人的内在潜能。因此，组织部门不但在用干部档案时要注意挖掘当中的个性信息，更要为了长远工作考虑，对干部的个性材料从形成、收集、整理、应用等各方面要有系统、规范的要求与指导。

2.材料形成部门的“个性意识”是基础

材料形成部门是干部档案材料的源头，干部在参与了社会活动后形成的材料哪些需要移交归档，材料形成部门应心中有数。那么，要做好干部档案的个性化建设，就要求材料形成部门有发掘个性材料的意识与能力，更重要的是要有这份责任心，积极主动的与干部档案部门多沟通，为干部档案的个性化建设做好基础工作。

3.干部档案管理员的“个性意识”是实践的关键

干部档案管理员要加强的党性意识，树立超强的责任心，在收集干部人事材料时必须不怕麻烦，上要认真领会组织意图，下要勤与材料移交部门联系沟通。干部档案工作人员在组织领导部门的指导与规范下，要认真甄别、仔细筛选个性材料，慢慢培养善于发现个性材料的意识。

4.干部档案管理部门做好宣传与沟通工作

干部档案管理部门是干部档案个性化建设的最终落实者，在工作进展过程中，要善于及时发现问题，及时向组织汇报。材料收集是第一关，因个性材料侧重过程，而当前我们干部档案里的材料侧重结果，因此，要做好个性化建设，干部档案管理部门一定要与材料形成部门有良好主动的沟通，对材料有统一的认定标准，做到不漏掉个性材料又避免档案臃肿。

干部档案的形式经历了零散杂乱的阶段，在不断的探索尝试后，演变到现在的规范统一且仍在完善提高当中。每一位干部档案工作者都应该致力于工作实际，热心于理论研究，从实践中找新问题，努力探索解决途径，理论联系实际，为干部档案工作的不断完善与提高添砖加瓦。

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