秘书角色的错位与正确定位探讨

刘湘香　李思民

摘要：目前我国秘书行业面临角色定位不准确、角色意识存在偏差等问题，因此，探讨秘书角色的正确定位具有重要意义。本文首先重点探讨了现代秘书角色存在的错位现象及原因，其次从秘书角色学习、强化秘书角色意识、正确对待角色失调三个方面来对秘书角色进行正确定位。

关键词：角色错位；角色定位；角色意识

一、前言

目前，秘书这一职业在社会中所起的作用越来越大，并且变得越来越重要。就我国当前的秘书专业而言，其发展时间不长，各方面也不够成熟。然而我国的秘书队伍数量却很庞大，据不完全统计，我国最少有上百万的人从事秘书这一行业，每年有大量的人通过考试获得秘书职业资格证书，却依然还是不能满足国内对秘书人才的需求。事实上，秘书行业的发展潜力非常大，我国目前对于秘书行业的发展培养还没有形成广泛的培养系统，因此才会存在许多问题。现在很多秘书职业工作者是没有经过培训的，要么是转行做了秘书，要么是边做边学。与此同时，许多秘书因为缺乏系统的训练，对秘书的职责、秘书的职业道德都没有深刻的认识，导致在工作中出现与职业不符的问题。

二、现代秘书角色存在的错位现象及原因

秘书角色即秘书人员所扮演的社会角色，它主要包括秘书人员与领导的社会关系，以及在领导活动系统中秘书人员所处的社会地位。客观的说，秘书人员只是领导下属，但是又经常由领导授权，从而得以参与各种管理性的活动。同时，秘书还是处理领导与员工关系的主要负责人，是下属与上司联系的桥梁和纽带。秘书角色的错位主要是指秘书人员与领导之间的关系变得扭曲，以及秘书人员在领导活动系统中所处的社会地位与领导发生了错位。

（一）领导的“化身”

在工作中，常常会发现有的秘书打着领导的名义做事，以领导身份自居，行驶着不属于自己的权力。秘书的定位是属于从属地位，并不具备实权，是协助领导处理事物而不是代替领导处理事物。那么为什么会出现有的秘书成为领导的“化身”这一现象呢？结合社会现实以及学者们对秘书代替领导这一现象的研究发现出现这一现象的原因有很多。首先，领导者的官僚主义作风。一些领导者由于长期处于高位，不学习，不勤政，很多事物都交给秘书来打理，时间一久，给大家的印象就是秘书的话就是领导的话，秘书的决定就死领导的决定，从而是秘书变成了领导的“化身”。这样的例子非常多，比如安徽淮南原市委书记陈世礼的秘书王传东，其在任秘书期间，因其身份特殊，多次利用职务之便，帮助安排他人与陈世礼见面，为他人在工程招标、推销产品、项目规划、招商引资等方面提供便利，获取了大量好处。这就是很明显的秘书在领导的不作为情形之下借用了领导的权力来胡作非为。其次，领导的工作能力低下也是秘书成为领导“化身”的原因之一。①

（二）领导的“奴才”

现实生活中，经常会听到有人说秘书是领导的走狗，是领导的狗腿子，又或是某某秘书为虎作伥，唯命是从，将秘书定位成了领导的“奴才”。追溯这一现象的具體原因，国内秘书人员与领导的工作关系应该定位于上下级关系，但是有些秘书人员在内心里会觉得自己只是附属于领导，更严重的是，这些秘书在处理领导与自己的关系时只会溜须拍马、阿谀奉承，对于工作也是言听计从、毫无主见。最终使得秘书正确的轨道，不是辅助和服务领导，而是变成了听命令的机器人，无所作为或者碌碌无为，最终导致错位现象。

（三）领导的“自己人”

领导将秘书视为“自己人”或秘书将自己视为领导的“自己人”也是一种很直观的角色错位现象，介于“替身”与“奴才”之间，与二者相似又有所区别。那么，“自己人”的现象是什么呢？比如一些秘书的腐败问题，领导不仅不加以遏制，而且参与其中，这不仅仅是领导干部的用人失察，而且是放任自流到纵容包庇的地步了。有些领导干部往往将秘书当作自己的家人一样，属于“自己人”了，领导与秘书之间的关系已经不是那么单纯了，脱离了最基本的工作关系，有的甚至狼狈为奸、上行下效，成为了最佳违纪拍档。最直观的案例，2002 的秘书巨贪事件，衡水市中级人民法院判处原河北省政府办公厅副主任吴庆五死刑，缓期两年执行，而起诉的罪名为贪污罪、介绍贿赂罪等，最后数罪并罚，并处没收个人全部财产，剥夺政治权利终身。

三、秘书角色的正确定位探讨

基于前文提到的角色错位现象，可以发现秘书正确的角色定位是最重要的。要解决这些问题，以秘书的角度来看，一定要找准角色定位。

（一）角色学习

1.形成正确的角色观念

正确的角色观念是建立在明确秘书的职业角色特点的基础上的。秘书角色的正确定位需要秘书工作者进行角色学习，了解秘书职业角色特点是学习的重点。

秘书的职业角色的特点是多样性的。秘书职责的多样性决定了秘书角色的多样性。在秘书的实际工作中，秘书工作千头万绪，涉及面广，范围和内容极其丰富，是多方面的。就其活动范围而言，党政军群，各行各业，秘书无处不在，因此其角色行为延伸广泛，无所不容。而且秘书的工作内容也是多样性的，包括公文写作、公务接待、商务谈判等，在生活中也如领导的管家一般。秘书在工作中分别扮演了助手、参谋、管理者、作家、公关员、接待员等角色。

秘书职业角色的特点具有多重性。秘书的主要职责是辅助领导完成工作的，目的是服从令你感到活动的既定目的。但是秘书也是秘书活动的主体，在秘书的工作过程中也会对领导的活动产生影响，这就说明秘书在特定的条件下也是主角。秘书如不能正确认识职业角色的双重性，势必会造成角色认知的错位和越位，在工作中出现越权和失职现象。

2.学习角色技能

角色技能是否完善和娴熟，影响角色扮演的顺利进行。作为一名优秀的秘书，在扮演秘书这个角色的时候，必须具备良好的角色技能，就是明白该做什么，什么该做，该怎么做。

公文写作技能。公文写作是秘书最基础的职能，秘书这一职业最开始出现就是因为领导的事物过于繁杂，处理的琐碎事物过多，其中最主要的就是各种公文的写作。这时候领导就需要一个能帮忙处理这些事物的帮手，使自己得以从中解脱出来，有更多的精力来决策。秘书由此而生。公文的文种很多，秘书需要进行系统的学习。不同的情况需要不同的文种来进行传达。

参谋公关能力。秘书是领导的助手，那么就必须具备参谋能力和相应的公关能力。一个不具备参谋能力的秘书，决不会是一个好的秘书。秘书在领导决策的时候是可以提出有建设性意见的。虽然秘书并不具备实权，但秘书是与领导接触最多的人，领导的每一次决策几乎都会通过秘书来传达，有的领导在决策的时候会询问秘书的意见。这就需要秘书具备主观能动性，在工作中不断的锻炼学习参谋能力。当然，参谋是建立在正确的参谋意见之上，不能随意提出意见，左右领导的思想，该做的做，不该做的就不做。

掌握秘书礼仪。礼仪是社会文化的一种表现，中国素来就是礼仪之邦，社会对礼仪是非常重视的。秘书作为领导身边的人，也是具有一定社會地位的。由于这层关系的存在，在礼仪方面，秘书就需要特别重视。秘书的日常工作与礼仪息息相关，最常见的就是商务接待。

（二）强化秘书角色意识

秘书的角色意识最重要的就是树立服务意识。秘书的存在就是为领导服务的，是处于辅助地位，这就决定了服务意识的重要性。秘书的所有工作都是建立在领导的意图之下的。秘书在组织或机关中，所扮演的角色是助手，这就要求秘书须按照社会对被领导者所期望的行为规范进行活动，遵循下级服从上级的组织原则。秘书工作纷繁复杂，其基本职责可分为两大类：“参与政务”—根据领导的意图，进行调查研究，收集、综合信息，提出建议、办法；督促检查、协调，为领导的决策服务。“办理事务”—一完成领导交办的各项事项和公文处理，会务组织，接待来访等常规性工作②。秘书角色的行为是建立在为领导服务，为基层服务以上，“服务”是秘书活动的主旋律。强化秘书的角色意识首先就得树立服务意识，将工作的出发点建立在服务之上。这就要求秘书人员甘于奉献，甘当配角。

强化秘书角色的综合性。秘书的工作囊括了很多方面，千头万绪，工作范围广，工作内容繁琐杂多，这就说明秘书是一个非常综合的职业。就工作范围而言，党政机关、民营企业、国企等都需要秘书。工作内容在上文也有提到，比如公文起草、会议组织、后勤、谈判接待等。秘书的服务是多方位的，这就可以使领导的压力变轻，有助于领导将更多的精力用来决策。强化秘书角色的综合性意识，就是让秘书在工作中能更好的发挥主观能动性，做好各方面的统筹工作。领导者要稳妥的指挥全局，这就必须要求秘书经常直接的参谋，并且担任助手来与领导相接应。在这说明秘书在限定的职权范围内，要从全局角度辅助领导进行有效进行决策，行驶部分指挥职能，提供的辅助服务要具备多元化、多方位以及多功能的辅助服务作用。

（三）重视角色期待，正确对待角色失调

秘书存在角色定位不准确的问题很大部分的原因是因为秘书在工作中的角色期待差，无法正确对待角色失调的问题。

正确的角色期待。由于秘书的工作成果都体现在领导的工作成果之中，不可能像其他职业那样能够很直接的让别人看到自己的劳动成果，这就使得秘书人员觉得工作没前途，提不起工作热情。从事秘书这一职业，需要认真的对待自己的角色期待，因为对于组织来说，你是不可或缺的，期待是相互的，你在期待工作成果得到认同的时候，别人都在期待着你能给他们提供更好的服务。领导期待秘书是参谋助手，部门期待秘书“上情下达，下情上传”是枢纽，公众期待秘书公关协调是桥梁。这种期行，构成了秘书角色行为的主要内容③。

正确区分配角意识与主角意识。秘书不能因为自己是配角而处于被动状态；又不能超越自己的地位，越权行事，过于主动。而要在领导的授权之下学会掌握分寸，在长期的实践中不断的锻炼自己区分角色的意识，换句话说，不管在什么时间和地点以及条件下，自己应该扮演配角；什么时间和地点以及条件下，自己可以扮演主角或暂时的代理主角。优秀而称职的秘书必须具有基本的配角意识和在特定条件下的主角意识，这里最关键的是价值取向必须正确，拥有自己的特色。作为秘书，追求表面的地位和荣誉是不可取的，应该体现自己工作的实际价值，以为社会贡献为满足。就像建筑工人，建造了多少高楼别墅，自己却住在简易的工棚；比如教师，一生都在培育他人，为国家培育人才，牺牲自我，为社会做出贡献。秘书必须有这样清醒而又全面的认识，才能经常保持平衡的心态，在工作中的找到优势与乐趣，能够容忍很多时候遇到的烦恼与不公，排遣心里受到的委屈与不公，更加的喜爱和从事秘书工作。

正确对待角色失调。在现实生活中，一个人要同时扮演几个不同的角色，这些不同的角色因各自的职责、任务和角色期望不同，相互之间存在着矛盾和冲突；角色扮演遇到矛盾和障碍，不能顺利进行甚至失败，就叫做角色失调。角色失调势必影响工作的正常进行。每个行业都会存在角色失调问题，秘书行业也不例外。在秘书工作中我们必须正确的对待角色失调，解决角色失调一定要对症下药。解决角色失调要求秘书分清角色层次，能适应不同环境之下的不同角色之间的转换，努力提高自身的修养，使自己能更好的适应各种角色。在生活和工作中找准自己的位置，在其位谋其职，善于把握各方面的情况，能够自我调试，是自己不管在何种状况下都能快速的调整过来。

（作者单位：湖南商学院）

注解：

①柳雯、罗雨晨：《秘书角色的错位——少数秘书工作者失足背景和原因初探》[J]，2009年9月，江苏徐州师范大学文学院.

②季伟：《秘书角色刍议》[J]，《南通职大教学研究》1994年第1期.

③季伟：《秘书角色刍议》[J]，《南通职大教学研究》1994年第1期.

参考文献：

[1]催永江.浅谈秘书的角色意识及其培养[J].佳木斯大学社会科学学报，2004年第6期

[2]杨树森 论我国高校秘书专业教育存在的问题及对策[J].秘书之友，2006 年第 3 期

[3]孙 龙，姚成福.从秘书的定义解析秘书的角色意识与价值取向[J].甘肃科技纵横，2005年第1期。