OA系统在保健院管理中的应用与设计

张娣 齐庆青* 武明辉 王朝 贾朝霞 贾晨

【摘 要】随着信息化的发展，办公自动化逐渐成为趋势。利用办公自动化系统实现无纸化办公模式，优化办公流程，用于保健院的公文管理、业务申请管理、物品领用管理、请假申请管理等方面，从而提升保健院的管理能力及办公效率。本文从北京妇幼保健院OA系统应用与设计原理、系统功能、管理流程等方面，阐述保健院OA系统应用与设计。

【关键词】OA系统 办公自动化 办公室管理 应用 设计

OA系统是办公自动化系统（Office Automation System）的简称，是指将现代化办公方式和计算机技术相结合的一种新型的办公方式，是面向组织的日常运作和管理，工作人员及管理者同时使用的应用办公系统。随着信息化的不断发展，使得数据库、网络、计算机等信息技术广泛地应用在各个单位中。目前计算机技术已作为各单位办公的主要载体，同时利用网络技术，让办公的总体活动以计算机和网络设备作为主要的渠道[1]，在以网络技术、管理科学等一系列科技突出的现代化技术为支撑的基础上，设计OA系统，实现一种无纸化办公模式。

1 OA系统应用与设计原则

（1）充分认识OA系统在落实医院管理理念、提高办事效率、固化办公流程方面的重要性。

（2）确保数据安全和系统良好运行，让工作人员在权限范围内进行编辑与查询。

（3）流程设计和管理尽量做到详尽和人性化。

2 OA系统的功能

2.1 公文管理

公文管理的主要内容包括收文管理、发文管理、传阅管理以及签报管理等功能。

2.2 事务管理

事务管理及时管理保健院的日常事务，包括申请管理、固定资产管理、考勤管理、请假管理、物品领用管理、院章申请管理等事务。

2.3 辅助办公

根据保健院实际工作需要设置用户角色管理、实现各类表单查询与统计分析等辅助办公功能。

3 业务流程设计

3.1 涉及的业务表单

本次涉及的业务表单共计14张，分别为《收文批办单》、《业务工作申请单》、《固定资产报废申请单》、《考勤情况月报表》、《请假单》、《中层干部请假单》、《中层干部周工作计划表》、《物品领用申请单》、《院章申请单》、《档案移交登记簿》、《计算机维护报修表》、《轮转医生登记表》、《通讯稿》、《医师轮转出科考核评分表》。

3.2 各业务表单流程设计

保健院的办公室是北京妇幼保健院的行政事务管理部门，负责北京妇幼保健院的日常行政管理，承担北京妇幼保健院行政管理、各科室相关计划管理、对内对外事务处理等相关职能。保健部是妇幼保健院的业务指导和业务协调部门，负责妇幼保健院的业务特色建设，承担妇幼保健院业务管理、科研教学管理、人才培养管理、对内对外业务交流、各科室相关业务协调职能。设计保健院OA系统是为了提高行政管理效率，有效的解决和处理行政管理中各种事务性问题。OA系统中各业务表单具体流程如下。

（1）收文批办单（如图1）。

图1 《收文批办单》业务流程

（2） 业务工作申请单（如图2）。

图2 《业务工作申请单》业务流程

（3）固定资产报废申请单（如图3）。

图3 《固定资产报废申请单》业务流程

（4）请假单（如图4）。

图4 《请假单》业务流程

（5）物品领用申请单（如图5）。

图5 《物品领用申请单》业务流程

（6）院章申请单（如图6）。

图6 《院章申请单》业务流程

（7） 其他业务表单（略）。

4 结语

OA 系统针对保健院管理需求提供统一的软件系统和网络支持环境，计划应用OA系统实现保健院大多数日常办公的功能需求，满足保健院在实际管理中的需要[2]。应用OA系统能在一定程度上提高公文管理的办公效率[3]。0A系统的应用，全部的办公流程都是通过网络来实现，也就是只需要进人OA系统，找到相关的功能键，就可以快速实现公文处理。另外0A系统在公文管理中的应用实现了公文处理流程的规范化。同时实现了资源的有效共享，大大减少了人力成本与时间成本的浪费。设计OA系统实现办公自动化的根本目的是提高工作效率、提高保健院的管理水平和工作质量，为不同管理层级之间信息的上传下达提供便利[4]，也可以使保健院办公管理逐步走向规范化、制度化、信息化和现代化。

参考文献：

[1] 叶蕾.OA系统在公文管理中的应用与设计[J].计算机光盘软件与应用，2014（1）：43-45.

[2] 宋杰，韩媛媛，吴家锋.医院管理中OA 系统的应用与设计[J].中国病案，2013，14（3）：25-27.

[3] 许晓冰.OA系统在办公室管理中的应用[J].读写算（教育教学研究），2014（16）：398.

[4] 耶航.OA系统在企业信息管理中的应用与实现[J].新材料新装饰，2014（10）：155.158.

*通讯作者：齐庆青。