医疗机构信息部门工作流绩效

陈翔+洪嘉铭

摘 要：根据我省医疗机构信息部门在实际操作中依然存在多方面的管理和执行问题这一现状，设计了一套工作流和任务流程绩效系统，并通过相应的例子来介绍该系统的各个模块。

关键词：医疗结构；信息部门；工作流；单点登录

中图分类号：R197.1 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.19.041

1 病案信息管理中的问题

大多数医疗机构的信息部门在病案信息管理中经常遇到的问题有：①病案室未及时回收各临床科室出院病人的归档病案；②病案室整理组工作人员在整理病案过程中经常发现临床科室有缺页、缺项现象；③病案室工作人员在工作中会出现忙闲不均、量质不均的现象；④工作过程中的教训和经验属个人的隐形知识，未能在工作范围内共享；⑤信息部门各岗位的工作人员对自己各时点的工作要求不清楚，科室管理人员不了解工作情况；⑥信息部门在安排人员换岗后，不能把控工作的细节；⑦科室制度和相应信息共享机制不完善。

2 《工作流及任务流程绩效系统》的开发

我们考虑设计开发《工作流及任务流程绩效系统》来解决以上问题。首先我们使用C#语言、SQL数据库研发基于任务流程的工作流系统，并与省病案统计系统、合作公司的HIS系统和我们自行研发的《病案回收登记系统》等链接，通过单点登录，工作人员就能知道自己的任务和时限，让管理者把控工作流各项流程任务的进程和状态，解决日常工作和任务管理时出现的衔接问题和管理脱节问题。同时，使用该系统还可不定时地考核绩效。

我们通过例子解决以上提出的7个问题，并介绍《基于任务流程的工作流系统》的各项功能应用。

3 《工作流及任务流程绩效系统》的功能

问题①的系统解决方法：用《工作流及任务流程绩效系统》挖掘病案统计系统、HIS数据库和回收登记系统的数据库导出相应数据，例如对应各科已出院但没及时回收的病案；由各整理组每天催还，其中列明的信息（催还时间、催还率、是否需上一级协调处理等）公布在信息部门每人的任务工作流中。信息科管理者可根据任务流程执行过程中没推进的工作来监督相应整理组工作人员的病案催还工作。如果多次催还未果并严重超时，则通知相应临床科主任，报送医务科、院办公室处理。

问题②的系统解决方法：没有实施任务流程工作流之前，会出现医生是否及时补全缺项（例如各级医生签名）、缺页（如验单、手术同意书等）的资料只是相应分组或当岗人员才知道，而库房、质控岗、统计岗和信息科管理者不知道的情况，而且在需要寻找病案时，病案不清楚滞留在哪个环节。而实施系统后，整理岗、质控岗的工作人员将信息录入电脑，病案完善情况可在系统信息中有效显示，使病案工作人员都清楚各份病案的完善情况，并通知责任医生、主任到信息科填补信息。因为一切信息进入系统后实施了制度和信息监督人，使信息部门的当事工作人员与临床工作人员不会碍于同朝共事而予以通融，使医院工作能打破“常规”、旧有流程得以按正确的程序运作。

问题③的系统解决方法：实施系统就是为了赏勤罚懒、打破“干好干坏一个样”的大锅饭心理，不让老实人吃亏。通过《工作流及任务流程绩效系统》，明确标识每个岗位每天、每月乃至每年的工作任务，细化、量化工作考量指标。有了详细的工作量、工作质量标准，在岗人员就天天有事干，事事完成后都有检验标准，而且科室管理者能从系统中提取信息，用数据来检查、督促各个岗位人员的工作；各个岗位的工作在一定时间段内轮换，保证了岗位和人员的公平性，同时在岗位轮换时，能做到信息部门各人员都熟悉不是相应岗位上的工作，使工作不会脱离谁就完成不了。

问题④的系统解决方法：病案信息支持临床和管理，统计数据支持决策，这两部分一般由特定技术人员来完成，在完成过程中，对指导原则、统计口径或操作方法的理解不同，就会造成误差，甚至是结果截然不同。实施系统后，我们要求工作人员登记每一项工作，并把选择的指导原则、统计口径和操作方法也要登记到任务流程工作流系统中的工作配置备案库中，以便事前酝酿、事中控制、事后总结。通过配置备案库，使得科内其他工作人员得到相应工作的理论、规程指引及实际操作培训的指导，把在岗工作人员的隐形知识变成科内的显性知识得以传承。在出现误差或疑问时，科室会组织相关工作人员讨论、总结，并由责任人在系统的配置库中记录经验、教训，供相关人员浏览、讨论，共享经验，避免同一错误。

问题⑤的系统解决方法：工作人员每天上班登入系统，“领取”自己当天、当月、当年的任务列表，并明确各项任务的完成时限和完成质量考量。例如病案回收登记岗工作人员会知道自己当天要向临床催交或回收多少本病案、装订好多少本昨天已回收的病案，令工作量得以考量。该系统的实施可以使得人人都知晓责任，每天、每周、每月、每年的工作量汇总可以作为工作测评的数据依据。

问题⑥的系统解决方法：每个人员的工作要求、需强调的注意事项等“细节”情况各不相同，各自的记忆方式不同，系统实施对此的要求是每人针对该岗的工作“细节”或工作中需特别留意的特殊情况录入到工作配置数据库中，使得轮岗工作能有效、及时进行，交接工作不会出现疏漏，也避免相关人员的责任推诿。

问题⑦的系统解决方法：现在国家要求不属保密的各项信息必须公示，因此在科室工作中，同样也要求做到信息透明、公开，不容许管理者搞一言行、暗箱操作或头脑风暴式的朝令夕改。当一切制度、科室沿革、各项工作要求规程等信息在系统配置库上显示，就可实现一贯性和平衡性。

以任务流程为基线的工作流系统是以在医院信息管理相应工作中遇到的实际问题为着眼点而设计研发出来的，出发点是更好地完成医院病案管理及统计分析支持决策工作。由于着眼点、思维定势和水平等原因，可能有些观点、方法会有所偏颇，还请各方面的专家指正。

参考文献

[1]杨国平，金新政，徐新，等.基于病人价值链的医院业务流程绩效评价体系研究[J].中国卫生事业管理，2007（12）：803-805.

[2]高炎，朱健倩，周莉.基于工作流程的医院员工绩效评价体系研究[J].卫生经济研究所，2008（5）：52.

[3]任真年.世界管理方法解读之四：绩效管理[J].中国卫生质量管理，2007（4）：91-93.

Workflow Performance of Information Department in Medical Institutions

Chen Xiang， Hong Jiaming

Abstract： According to the status quo of the Information Department of medical institutions in the actual operation， the paper designs a set of workflow and task flow performance system， and introduces the systems each module.

Key words： medical structure； information department； workflow； single sign on

〔编辑：王霞〕