编辑部办公自动化建设

董瓅瑾

（武警后勤学院学报，天津300309）

编辑部办公自动化建设

董瓅瑾

（武警后勤学院学报，天津300309）

作为传播科学文化知识的纸介质媒体，科技期刊肩负着向读者传递最新信息的重任，这势必要求在保证论文高质量的同时，缩短论文发表时滞，提高论文实效性。编辑部OA建设可以加快稿件处理流程，提高编辑部的办公效率。目前，编辑部OA建设主要是从网站建设、网刊系统的建立、远程处理系统的应用、排版软件的使用等方面入手。

办公自动化；科技期刊；工作模式

科技期刊作为传播科学文化知识的纸介质媒体，肩负着向读者传递最新信息的重任。报道时滞关系到期刊的生命力。国外知名刊物，论文发表时滞普遍很短。《Science》出版时滞最长不超过4.5个月，最短达到了全程24小时［1］。《Cell》平均为5.14月。《JAMA》可在60天内刊出重要论文，《Biochemistry》则只需40天。我国目前科技期刊的发表时滞普遍偏长。中信所统计的1 411种期刊，论文平均发表时滞是7.89个月［2］。如何缩短科技期刊论文发表时滞，提高论文时效性，提升论文质量，有力把握住科技期刊生命线是各编辑部面临的一个亟待解决的问题。OA（Office Automation）是指办公室自动化或自动化办公。随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，OA办公系统也有了长足的发展，实现了“使用有限资源创造最大化价值”。网络技术已成为交流科研信息、传播科研成果的强大工具，期刊网络化建设得如何对科技期刊的生存与发展所起的作用必将愈来愈不可忽视［3］。国内外对于编辑部办公自动化和网络化的研究工作主要还处于数据库信息系统的阶段，而对于基于知识和智能的编辑部办公自动化和网络化系统的研究，尚处于起步阶段［4］。编辑部OA建设可以从网站建设、网刊系统的建立、远程处理系统的应用、排版软件的使用等方面入手。

1　网站的建设

网站是期刊对外宣传的窗口。网站建设的质量直接关系着期刊的外在形象、服务质量及服务水平。网站作为沟通的桥梁，使期刊编辑部与读者的联系更加紧密和通畅，期刊网站的建设扩大了文献信息传播和服务的范围及深度，为进一步拓展期刊的影响力提供了有利条件［5］。因此，对于网站建设必须给予足够重视。

1.1网站栏目的设置

主页需设置期刊的基本信息、期刊简介、期刊动态、稿约信息、新闻公告、征订启事、读者信箱、学术争鸣、审稿登录、搜索查询、在线交流、远程维护、系统管理、友情链接、休闲驿站等栏目内容（如图1）。能使作者、读者对期刊基本情况有一个大致的了解。在线交流可使编辑、出版、发行的信息反馈系统确实建立起来；设置新闻简讯等与期刊相关专栏，使网页成为纸版的完善和补充，以充分利用网络传播优势，提高期刊知名度，扩大稿源和期刊的发行。

图1　网站主页设计图

（1）期刊简介：是期刊对外宣传的主要窗口。读者、作者可以通过这个栏目了解期刊的基本信息（主管部门、主办单位、编辑单位、ISSN、国内刊号、期刊办刊宗旨和刊登内容等）、编审队伍、期刊特色及学术地位等。

（2）新闻公告：期刊通过发布新闻、通知、声明、会议信息和行业活动信息等内容，使读者和作者能及时了解本刊发展动态。新闻公告作为网站一个重要组成部分，可以发布编辑部召开的定稿会信息、最近重点热点栏目、近期可能会重点组稿的栏目、防止钓鱼网站诈骗作者版面费的通知，使作者了解期刊，熟悉栏目，利于投稿成功。同时防诈骗上当，避开不良信息，避免经济受损。

（3）投稿指南：包括稿约、著作权使用授权书、投稿须知、投稿注意事项等内容。使作者、读者了解投稿规范与要求。

（4）期刊订阅：通过网上在线订单（包含期刊征订说明、订阅事宜、联系方式，价格等信息内容，并附征订单）。读者和订阅单位将期刊征订单填妥后在线回复至编辑部，编辑部即可下载和打印订单，实现直接在线订阅杂志。

（5）期刊题录浏览：通过年份和刊期的检索，可以浏览到期刊自创刊以来的所有刊期题目。

（6）编辑部管理入口：系统管理员入口，可以在线编辑、修改期刊编辑部的基本信息，发布本编辑部的新闻动态，管理本编辑部期刊的稿约信息等。

1.2主页的设计

网站主页应做到主题鲜明，富有特色，版式编排布局合理、色彩和谐、重点突出。色彩个性应有极其鲜明的主色调，图片处理要精细入微，容量要小。网站界面不同的色彩搭配可以产生不同的效果。主页的设计和内容的布置直接影响读者阅读质量和浏览次数。色彩搭配和谐是希望作者、读者进入期刊网站时，不要充满压力，而是舒缓的完成投稿、修稿过程。整个网站的链接要合理，在主页上要能把网站的全部精彩内容直接作上链接，使读者不需进入二、三级页面就能直接看到网站里相关内容。

2　网刊系统的建立

目前，国内外优秀期刊已实现数字化优先出版。各期刊通过排版软件将排出的 pdf文件直接上传到互联网，供广大作者阅读、下载。并可根据作者、题目、摘要、分类号等信息进行数据查询和检索，大大提高论文的时效性。建立自动统计每篇文章的摘要点击率、全文下载率系统，根据点击率来评优秀文章和优秀作者，并对优秀作者进行奖励，这一举措更加激励了作者继续撰写优秀的论文投向此刊。

3　建立远程处理系统

基于Internet平台，尽快实现作者、编辑、审稿专家、编委、定稿会专家、主编等一体化、协作化、网络化、角色化的编辑稿件业务处理平台。实现作者在线投稿系统、作者在线查稿系统、专家在线审稿系统、编委在线审稿系统、主编办公系统、远程编辑系统等。作者通过注册可在网上投稿并能了解稿件进展情况。专家登录网站，可直接审稿。作者和编辑部之间可以在网上实现信息互通。系统可自动建立作者信息库、外审专家库、稿件指导者和编委会成员的信息库、投稿库、在编稿件库、刊出稿件库等，提高对这些信息资源的利用率。也可对作者撰稿情况、编辑工作量、退稿情况、稿件刊出周期、稿件基金资助和学科分布等进行统计。

4　排版系统的使用

目前，排版软件种类繁多，各有优缺点。编辑部通过选用适宜的排版软件对刊用稿件进行规范排版，处理文字、图像信息。编辑排版能按需设计版心大小、页面大小、页边距，调整汉字、数字、字母间距及行距，修改字形字号、全角半角、大小写。同时，在排版时也可以再次修改文中仍存在的问题。编辑、排版、校对一体化的工作流程可以使编辑与作者很好的互动，从而提高期刊的学术质量和编排质量。在实践过程中，我们感到编排校一体化工作流程具有以下工作特点。

（1）提高了学报的编辑质量。自行排版可以很好地纠正“编排不当”现象。在排版过程中编辑尽可能避免分散跳页，文章接排逆转、图表与文字分离以及插图、表格通栏、英文摘要中标点符号未规范使用等情况，尽量减少读者的阅读障碍。编辑自行排版可减少差错率。

（2）缩短论文发表时滞，提高论文实效性。编辑排版避免了校对稿在编辑部、排版处、作者本人三者中邮寄往返校对，遗漏校对稿情况。作者收到电子邮件后，能迅速打开校对稿进行校对，有效缩减邮寄时间，减少邮寄费用。

（3）责任编辑能切实负责。编辑部的每一篇稿件都要经过录入、初审、送审、审回、退修、修回、定稿、三次校对等十几个环节，环环相扣。责任编辑要对每个环节认真负责，因为这关系到每一位作者的切身利益，有一个环节出了问题，必定会影响稿件的处理进程。编排校一体化的工作模式使得每一篇稿件从接收到刊出都能由一名责任编辑具体负责，及时掌握稿件动态，确保稿件及时有序处理。

随着网络技术的迅速发展和我国国民经济信息化建设进程的加快，网络在人们的工作中发挥着越来越重要的作用，而以网络为基础的全方位办公自动化，也越来越显示出其重要性［6］。编辑部OA建设缩短了论文发表时滞，使一些本来很有意义的成果不会因出版时间过长而失去了意义，防止作者的研究成果的知识产权被别人抢先注册。通过建立期刊网站，利用互联网细心传播的速度快捷化、范围全球化、内容系统化、方式互动化等优点，克服印刷版期刊在发行量、发行范围、刊出周期、读者范围、提供信息和服务等方面有限的弱点，树立了期刊的品牌形象、扩大期刊宣传范围、为读者和作者提供优质服务，更好地生存和发展［3］。及时发表作者的科研成果，保证作者知识产权不受侵犯，提高期刊影响因子，减轻编辑工作任务是每一个编辑部共同追求的目标，这需要编辑队伍中的每一个成员在工作中不断摸索、不断发现，积累出更多高效的工作方法，尽快全方位实现编辑部办公自动化。

［1］李军纪，马艳霞，阮爱萍.《山西医科大学学报》缩短科技论文发表时滞的策略［J］.中国科技期刊研究，2010，21（4）：518-520.

［2］张莉，张凤莲.缩短发表时滞 提高论文的时效性［J］.编辑学报，2003，15（5）：331-332.

［3］程维红，任胜利，王应宽，等.中国科协科技期刊网络化出版现状［J］.中国科技期刊研究，2008，19（3）：359-366.

［4］胡祥培，王旭茵，黄敏芳，等.期刊编辑部办公自动化与网络化集成系统研究［J］.中国科技期刊研究，2004，15（4）：435-438.

［5］刘飚，邢飞，徐威.国外科技期刊网站的调查与思考［J］.中国科技期刊研究，2009，20（3）：479-483.

［6］王学杰.浅述网络技术与办公自动化［J］.科技情报开发与经济，2004，14（6）：217-219.