浅谈期刊社的数字资产管理

朱静文，顾笑笑，靳　杰，王　婧

（上海大学期刊社，上海 200444）

浅谈期刊社的数字资产管理

朱静文，顾笑笑，靳杰，王婧

（上海大学期刊社，上海 200444）

期刊社拥有大量的数字资源，如何妥善保管、利用这些资源，提高工作效率，并使其在期刊数字化转型的今天为期刊社带来增值收益，是一个亟须解决的问题。本文从数字库系统、数字资产管理系统的建立和逐步实现系统的全方位信息化管理、数字资产管理系统的安全性方面阐述了数字资产管理系统构建的主要思路和必要性。

数字资产；数据库；信息化管理

随着期刊数字化时代的到来和发展，期刊社每天都会产生并处理大量不同类型的电子文件。这些电子文件在被使用后，如果不加以归类、整理、妥善储存，当我们需要重新使用其中某些文件时，就无法迅速找到它们，造成重复劳动，导致人力物力资源的浪费。因此，期刊社应该保存和管理好这些数字文件，并逐步建立起自己的数字资产管理系统，充分发挥数字资源的经济效益和社会效益。

1　数字资产是期刊社的重要资产

广义上来说，一切能以数字方式存储的内容，都可称之为数字资产。它是指一个单位在生产、经营过程中积累的有保存和利用价值的，且在现在或将来可以转化为有形资产的数字化信息［1］。数字资产的基本特征体现在：第一，它是无形的，是非物质的；第二，它具有资产的一般特性，能给所有者创造商业价值［2］。对于期刊社来讲，各个期刊的排版文件，期刊社、杂志宣传页，各编辑部参与举办各种活动的照片、发行资料及其他资料性文件，都是期刊社的数字资产。

数字资产在出版单位的整个资产中占有重要的地位。以上海大学期刊社为例。上海大学期刊社是上海大学下属的学术期刊编辑出版机构，编辑出版中英文期刊12种，内容涵盖自然科学、社会科学等众多学科，每年出版各种期刊累计78期。社内设有12个期刊编辑部，另有发行部、技术编辑室及办公室等部门。目前，期刊社的各种数字资源由各部门单独保存，各部门间信息无法流通，形成了数据孤岛（见图1）。

再以期刊排版制作为例，每期杂志的录入排版校对费用平均至少2 000元，全社每年此项费用接近16万元，这还只是直接投入的费用。在期刊社数字化、集约化不断推进的形势下，需要对这些数字资源进行科学管理和有效利用，消除社内的信息孤岛，实现共享，降低工作成本，提高工作效率；在数字出版技术日益完善，传统期刊正在进行数字化转型的背景下，期刊出版后，除了纸质版，更多的读者通过电脑、手机等多种电子终端接收阅读。而无论是纸质出版还是网刊推送、移动客户端服务，或是按需印刷等增值服务，以及期刊社的网站建设等工作，都需要完整的数字文件作为这一切工作的基础。完整的数字资源库可以帮助期刊社尝试从不同经营模式中寻找盈利点，对数字资源的有效管理可以提高数字资产的再利用率，逐步实现数字资产的保值和增值。

图 1　数据孤岛示意

2　数字资产管理系统的建立

期刊社的数字资产主要来源于以下几部分：①编辑加工过程中产生的文本文件、版式设计文件；②排版制作过程中产生的排版原始文件、图形图像文件、排版成品文件及最后导出的PDF、PS等格式文件；③电子出版、互联网出版，及其他各种形式出版的各类数字文件；④期刊社、编辑部参与开展各项活动制作的宣传文件、照片、视频；⑤平时工作中使用到的各种资料性文件。这些资产要得到再次利用和保值增值，首先要对所有的文件进行收集和存贮。因为有些类型的数字文件只有具备了一定量的积累，才有重新整合和开发利用的可能和价值。

2.1建立数据库系统

目前，期刊社已有专人负责将每年所有杂志排版的电子文件、文本文档、照片音频视频以及其他资料性文件刻盘存储，再以电子文件形式归档，以便查询和再利用。同时在归档时对所有电子文件进行全面检查，确认归档的电子文件是否完整齐全，是否为最终版本，文件有无感染病毒，刻录光盘后再次检查文件读出信息是否准确，确保电子文件的准确性。

但这只是初步的数据存储，是数字资产管理的前提和基础。期刊社要做到真正意义上的数字资产的检索、存取、再利用、共享，就要依靠信息技术，选择建立适合自己的数据库系统，毕竟“存储”的目的是为以后的使用和开发。因此，对需要放入数据库的所有文件，必须进行技术上的再加工处理。

具体建立数据库的技术比较复杂，属于计算机科学专业知识，在此不进行讨论。但笔者认为此项工作的核心内容就是期刊社应根据所办期刊的特点，对各种数字文件进行分类、标引。这里所谓的标引，就是根据每个文件的核心内容进行主题分析，标出文件中具有检索价值和分析价值的项目，赋予其检索标志。这些标引出来的项目，可以以其为基础建立各种索引，从而给使用者提供检索的入口［3］。例如某篇文章，其所属刊物、出版日期、作者姓名、文件属性等就是标引的对象。当它们被标引之后，使用者就可以从这些刊名、日期、作者姓名出发，进行单项检索或多项组配检索。如某本期刊中的一篇文章，除了以其题目作为文件名外，还可以用“作者名”“所属栏目名称”作为标签。这样，无论是定向的查询此文章，还是作者在本社发表的所有文章，或者同一栏目的所有文章，都可避免遗漏。标引是打开数据库中数字文件价值的钥匙，标引的质量在很大程度上决定了数据管理系统的质量。

对数字文件的收集、分类、整理、储存等技术处理，是进行数字资产管理的基础性工作。这项工作无论在人力还是资金方面都需要较大的投入，并且需要一个较长的周期来完成。但从期刊社向数字化发展的方向来看，这又是一项必须做的工作，因为只有具有了数字资产的数据库，才能为以后利用这些数字资产提供必要的条件［4］。

2.2在期刊社内部实现数字资产的信息化管理

资源数据库建设完成之后，就可以逐步建立数字资产管理系统，初步实现期刊社内部的数字资产的信息化管理。数字资产管理的重要作用之一，就是实现数字资源在期刊社内部的共享，提高社内人员的工作效率，降低文件制作成本。因此，系统设计时应对每位登陆用户设置不同权限，既让系统内的文件得到最大程度的共享，又保证各部门工作的独立性。使用人员登录系统后，应当可在系统内，依据自己的权限进行搜索、浏览、下载、上传文件等操作，提高工作效率，减少文件再次制作的成本（见图2）。例如，行政管理人员经常需要协助制作期刊社和编辑部的各种宣传品，以往收集资料都是去一个个部门分别查找，费时费力且效率不高。如果使用数字资产管理系统，检索时只需设置检索路径，输入所需资料的名称，系统即可根据文件标引信息一一呈现检索结果。或者编辑可以通过这一系统查询到社内其他编辑部所拥有的同类学科的审稿人或作者信息，有助于更有针对性地寻找审稿人，扩充作者队伍。这就如同以前科研人员查找文献资料要一家家跑图书馆，在书海中寻找信息，而现在只要登录网络文献数据库动动手指就可得到海量文献一样。

图 2　期刊社内信息化查询系统示意

2.3全面实现数字资产的信息化管理

期刊的出版形态、营销方式现在正处在向数字化转型的时期，数字技术在改变出版物形态的基础上，也改变着期刊出版者生存、盈利的模式。与大众类期刊不同，由于政策限制等原因，学术期刊很难用广告作为盈利点；专业刊的受众面又较窄，传统单纯依靠出卖期刊内容盈利的模式，无论是挂在自己网站上付费下载还是加入数据库这些单一的模式，收益都相当有限。数字资产管理能够帮助期刊社进行资源整合，使得期刊社能够充分利用已有的资源进行重组和开发，开展数字化、个性化营销，为读者提供全方位、立体式的服务，从而创造新的盈利点，帮助期刊社在期刊数字化转型的过程中走出一条自己的道路。将数据库与期刊社网站链接，读者进入期刊社网站即可进入数据库，数据库内完整的期刊全文数据，可以为读者提供按需印刷、个性化出版等服务。身处大数据时代，利用数据库系统内丰富的数据进行分析，为读者进行增值服务：对多年积累的众多的作者、读者资料进行大数据分析，可以提供读者群及其需求的精准数据，帮助期刊社开展多形式的发行营销，准确推送各类广告、文章目录，甚至可以使用这些资料开展其他拓展业务，有针对性地向不同层次、不同需求的读者提供各种不同服务。

2.4数字资产管理系统的安全性

数字资产管理系统内包含的文章、作者、读者信息和社内工作文件都是期刊社极其重要的资产，这些文件涉及版权、作者隐私等问题。如果数字资产管理系统受到病毒攻击或恶意盗取，会造成严重的后果，给期刊社带来重大损失。因此，在系统设计时，首先应当保证系统的数据安全，有足够强大的防御系统，避免数据库遭受外部恶意攻击。社内人员使用数字资产管理系统时，权限应也所不同，不同层次、部门、职责的工作人员对文件的上传、浏览、下载、使用的权限也应不同。这样，社内人员在最大化地利用已有数字资源的同时，能充分保证各编辑部工作的独立性和文件的安全性。

3　结 束 语

数字资产是期刊社的重要资产，具有潜在开发、共享、增值的巨大价值。在期刊社不断向集约化发展的过程中，数字资产管理系统可以帮助期刊工作者以最快的速度查询、检索、调用已有的数字资源，提高数字资源的利用率和工作效率。在期刊数字化转型的今天，数字资产管理系统可以帮助期刊社更好地整合内部资源，让已有数字资产创造新的价值，在期刊数字化转型的过程中找到新的盈利点，在数字出版的道路上探索出一条具有自身特色的发展之路。

［1］金东，游苏宁.科技期刊排版中心应重视数字资产的管理［J］.中国科技期刊研究，2007，18（4）： 583-584.

［2］刘坚.大学出版社如何盘活数字资产［J］.现代出版，2014（1）：31-33.

［3］陈光祚.我国电子出版物与全文数据库建设［J］.中国图书馆学报，1995（5）： 26-34.

［4］李慧.浅谈出版社数字资产的管理［J］.出版发行研究，2008（9）： 60-62.