浅谈企业如何做好数字档案室建设

孙娟娟

近年来，随着计算机及网络技术的飞速发展和应用，信息化已经渗透到了社会生活的各个方面，档案工作也面临着新的机遇和挑战，传统的档案管理模式已经不能满足现代化企业发展的需求。数字档案室是档案信息化发展的必然产物，是指运用数字设备和技术，实现档案收集、管理、保护，以档案目录数据库和原文数据库为核心，将数字化的档案信息以网络为媒介提供利用服务的虚拟档案馆，它是传统档案馆在载体、管理方式的延伸。

1.数字档案室建设的必要性

一是数字档案室是档案信息化发展的必然趋势。档案信息化作为企业信息化的组成部分，对企业的竞争力和服务管理有着一定的影响。目前互联网作为企业职能的重要表现形式和媒介，信息发布、网上办公等活动都依靠网络来进行，导致档案数量剧增，档案载体也呈现了多样化特点，用户对档案信息的需求仅靠纸质查询是满足不了的，因此，档案工作必须改变传统的管理模式，采用信息技术和手段，跟上企业信息化发展的步伐。在全国档案事业发展“十一五、十二五”规划中均提到了加快档案信息化建设、数字档案室建设等任务要求，实现档案管理的标准化、信息化、规范化，已经成为档案工作长时期的系统工程。

二是数字档案室的建立，优化了档案管理手段，将原来以实体管理为主转为多种形式的数字化管理，有利于保护档案实体，避免多次利用的磨损情况，降低档案管理成本，节省档案存放空间;能够缩短人工查阅时间，提高用户工作效率;能够实现资源共享，拓宽档案利用渠道、有利于档案宣传等等。

2.数字档案室建设的内容

数字档案室建设的内容包括软硬件基础设施的配备、网络建设、档案管理系统的开发、档案资源数据库建设、网上利用、标准的制定等方面的内容。

2.1软硬件基础设施建设

数字档案室建设必须配备齐全的基础设施，包括硬件设备和软件系统开发，硬件设备包括存储器、档案服务器、扫描仪、打印机、计算机等必要的输入/输出设备，实现档案信息资源的采集、加工及查询利用。在档案管理系统方面，要结合企业网络环境和办公自动化程度，选择软件的功能要包括电子文件的接收、归档、档案管理、提供利用等。

2.2网络建设

由于档案信息的保密性，企业在数字档案室建设过程中，要将档案数据网络单独设置，或者与办公网络设置到一起，与外网、企业其他网络进行区分，例如可将档案网络与外网隔离，将档案网络与办公自动化网络连接，方便数据转换、电子文件归档等等。

2.3档案数据库建设

目录数据库建设。档案目录数据库是档案利用、检索的基础，企业档案室在进行目录数据库建设过程中，要结合档案管理系统要求，设计统一、规范的录入标准，完善各门类档案的三级目录。同时为方便检索，可根据利用频率将档案进行细分，分门别类的建立各种数据库，例如合同档案、编研库等，提高档案利用效率。

2.4全文数据库建设

近年来，电子政务、办公自动化技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，因此，全文数据库来源主要包括：OA办公自动化系统、库存档案数字化、日常收集的电子文档。OA系统中电子文件的归档，可以通过档案系统与OA的接口实现无缝对接，进行定期转换。因此，档案数字化的关键还是在于纸质档案的扫描加工。

要合理确定纸质档案扫描的范围。为取得档案数字化建设的最佳效果，纸质档案的数字化应坚持按需扫描、利用为本、抢救优先的原则。一是档案的重要性不同，例如基建档案中文字档案的利用频率远远不如竣工图纸，文书档案中的制度文件的利用率远高于一般通知性文件;二是考虑到档案利用者的需求，将日常利用频繁、关注度较多的档案进行扫描，能够极大的满足用户的需求，利于数字档案室的推广;三是年代久远的档案进行数字化扫描，能够有效保护原件不再继续磨损。在开展档案数字化扫描工作前，开展调研，了解利用者的需求，同时为保证档案的准确性和实用性，组织专业人员进行图纸扫描，合理确定档案扫描的范围。

要规范档案扫描流程，加强过程控制。数字化工作具体过程分为：鉴定、整理、扫描、图像处理、质量检验、目录录入、电子文件挂接等环节;明确扫描各个环节的责任人，例如出入库登记、扫描完后检查完整性等等;规范扫描格式、质量要求，按照《纸质档案数字化技术规范》，制定鉴定、扫描、图像处理、存储等规范。结合档案系统管理软件的特点，制定目录、原文挂接规则，建立档案目录、全文数据库。

2.5档案查询网站建设

查询网站是各类档案展示的平台，档案部门与用户沟通的桥梁，因此网页利用界面要设计合理、智能化，检索功能强大，满足用户的不同需求。

3.数字档案室建设的保障措施

3.1企业领导支持和重视是数字档案室建设的重要保障。

数字档案室建设是一项系统工程，涉及到资金投入、设备配备、人员组织、部门协调等方方面面的工作，仅靠档案部门是无法完成的。只有取得领导的理解和支持，才能将档案信息化纳入企业信息化建设中，才能推动档案工作的发展。

3.2建立集中统一的档案管理模式

在企业中集中、统一、高效的档案管理模式，是实现数字档案室的重要基础。档案集中统一管理，不仅仅是将各门类档案集中到一起，而是档案收集、归档、利用等工作的集中统一，提升档案综合管理水平，还能够集中各部门力量，有效的组织、实施档案数字化各项工作。例如在数字档案室建设过程中，可将各部门领导、兼职档案人员组织到一起，负责档案数字化具体实施的各项工作，能够加快推进档案数字化进程。

3.3建立和完善档案相关制度

数字档案室建设不仅要求档案基础管理制度健全，例如各门类档案收集、归档、利用、鉴定、销毁、统计等制度，还要建立和健全数字档案室建设所需的各种规范，例如，在启动数字化工作时，制定《档案数字化建设方案》，对数字档案室建设的技术标准、信息安全等进行规定;针对档案扫描，编制《EXCEL表格导入档案系统规则》、《科技档案目录录入规则》;针对网上利用，制定《档案查询系统使用说明》、《网上利用档案权限设置流程》、《网上利用档案流程》、《档案安全保密制度》等。通过制定一系列的管理规范，实现电子档案的全过程管理。

3.4提高档案人员的综合素质

数字档案室建设要求档案人员必须转变观念，加强学习，不仅要牢固掌握档案专业知识，还要掌握计算机、存储、数字加工、网络技术等信息化知识。档案人员的业务素质和能力直接决定着档案数字化建设的成败。因此，必须对档案人员加强业务和技能的培训，例如外出到档案管理先进企业参观学习，吸取和借鉴档案数字化管理经验，或者聘请信息化人员给档案人员培训，提高档案人员驾驭档案（下转第14页）（上接第43页）数字化管理的能力。

3.4加强对档案利用者的培训

档案最根本的是提供利用，无论在何时，都要将利用者的需求放在第一位。数字档案室建设过程中，档案人员不仅要建设丰富的档案信息资源库，更要采取面授、现场咨询等多种方式，教授利用者如何快速从网上查借阅档案，从而提高利用者的工作效率，让他们享受到档案利用的方便、快捷。

4.数字档案室建设过程中应注意的问题

由于网络具有开放性特点，能够使不同软硬件环境的计算机互相连接，达到资源共享和数据传输，但是网络中存在的不安全因素，例如病毒、木马等，都对档案信息安全有一定的影响，降低了档案信息资源的安全保密等级，因此，必须采取措施确保电子档案的安全。例如，明确档案系统管理员，负责档案的挂接、归档、检测等各项工作;将档案查询用户进行分级授权，根据其利用档案的类别，设置数据库访问权限;档案软件系统选择能够精准记录访问电脑IP地址的，防止发生失泄密事件;利用移动存储设备接收档案的时候，及时查杀病毒，避免多台电脑交叉使用出现病毒感染等。通过这些措施，确保档案信息的安全。

信息化技术的发展必将带动档案工作的新变革，加快档案信息化程度，推进数字档案室建设，是档案事业发展的趋势，企业要高度重视，结合实际，采取措施，实现数字档案室建设，更好的满足企业发展对档案的需要。

（作者单位：秦皇岛首秦金属材料有限公司）