Office Excel软件在办公自动化中的有效应用探讨

2015-10-08胡晓敏

山东工业技术 2015年18期

胡晓敏

（江西应用工程职业学院,江西萍乡 337042）

EXCEL 处理软件是由美国微软公司研发的办公自动化软件。笔者在本文中对该软件在办公自动化中的有效运用进行深入的探讨。

1 Office Excel 软件在办公自动化的高效管理作用

该款办公软件可以实现对表格中的数据运用公式、函数等进行复杂的运算，让我们从繁琐的数据中解放出来。可以让表格的功能和现实的需求相适应，该软件会对数字型、文本型、日期型等进行自动的划分。对表格编辑操作也很便捷，插入或者删除行、列、单元格等很随意。可以对其中的字体大小、颜色等进行修饰性的编辑。它的编辑功能非常灵活、实用。这些优点的存在大大的增加了工作的效率和质量。

2 EXCEL 办公软件的应用价值

（1）链接性。有的企业下属单位比较多，分布的区域也比较广泛，资料、数据、文献的传递不方便。如果使用EXCEL软件进行办公，把企业中各个部门、分支机构、下属企业使用局域网连接在一起，就可以形成一个虚拟的集中化办公场所。

（2）沟通性。由EXCEL 软件形成的办公平台可以对数据信息进行很好的交流和共享,就和邮件发送与接收一样方便。把有用的信息快速的传递给需要者，这让办公更为轻松。

（3）协同性。所谓的协同性指网络办公中主要是工作管理，通过网络办公有效的组织人员、信息、数据的安排，有目的的进行处理，检索、转换等相关资料。

（4）监控性。让协同工作得到有效保证的是监控，协同组织者可以对数据进行有针对性的查看、分析。对工作的流程和状态进行有效的监督和控制。

3 EXCEL 办公软件运算分析能力

（1）对用户、对象进行数据汇总。一个或者多个单元格以及运算符组成了EXCEL的公式。可以说这款办公软件非常的好学，很容易上手，运算功能让我们的运算操作更加的方便、快捷。让我们从繁琐的运算中解放出来，大大的提高了工作的速度和效率。

（2）EXCEL 函数的运用。EXCEL的函数具有很强大的运算功能，在相关函数中运算的公式具有广泛性、科学性系统性的特点，可以让我们对各种繁琐的运算工作进行方便、快捷的处理。在Excel系统中已经预设了相关的公式，参数就是函数计算的值，语法就是计算的规则，可以在编辑栏中对函数积极性输入，同时还能在对话框中进行输入。

（3）EXCEL 函数的常用格式。SUM()是其常用的格式，要是对运算数据进行直接的求和：只需要在单元格中输入“SUM（1，2，3）”，然后敲击回车键就可以得出运算的结果。要是单元格不连续其求和方式为“= SUM（A2，C5，B3）”，对连续的表格中求和公式为“=SUM（B1：B7）”然后再进行按回车键就可以得到最终的运算结果。不管是那种版本的EXCEL，它本身都带有完善的运算函数，具有非常强大的运算功能。对诸如财务等之类需要进行大量数据运算的工作可以有效的提高其工作效率。

4 EXCEL 的数据处理能力

（1）数据排序。EXCEL对数据进行排列的方式有两种：降序、升序。一般我们会选用数字的大小进行排序，对序号、工号、成绩、工资等信息进行有顺序的排列。排列文本的时候可以以拼音字母或者笔画数进行排列，通常是对名称、部门、家庭住址等其它文本信息进行排序，可以把信息相近、内容差不多的信息归在一起，集中起来，便于查阅。

（2）数据筛选。对数据进行筛选的时候，可以隐藏暂时不需要的数据、记录等，显示的数据都是我们需要的，大大提高了针对性。在信息管理的过程中这个管理非常的重要，我们可以对条件进行设定，然后对设定的条件执行相关的操作，然后对符合操作条件的信息进行显示。

（3）分类汇总。在管理信息的时候，一般需要进行分类汇总、总数、统计工作等，那么该软件中的分类汇总工作就会让你如鱼得水，快速的完成各项工作。

5 EXCEL 的应用意义

应用EXCEL 表格，在节省了工作时间的同时还提升了工作的效率，如在进行工作量信息表制作的时候利用EXCEL 表格进行，统计每个月的信息。包括输入数据、公式、填充等等。该软件的功能非常的完善，完成数据统计工作也只是需要几分钟的时间，更重要的是信息统计的层次性比较强。让人观看了非常的清晰、明了，和其它办公自动化设备、软件一起使用，让工作的效率大为提升。如企业、单位对年工作量进行统计并分析的时候，可以高效、准确的完成工作的各项部署。同时，对一些具较多生产过程、财政支出管理流动性较大的企业、单位，Excel的使用可以使相应的生产环节比较繁琐的过程记录、数据分析等变得简单、准确。一般情况下，使用WPS、Word会出现不兼容的现象，但是该软件却没有这些烦恼，不会给工作由于不兼容带来不必要的麻烦，Excel软件的使用，让数据统计工作快而准确。比较适合单位中财务统计、报表分析、业务往来等领域，同时也让需要大量数据分析的企业得到满足。